Hệ thống ERP, hay hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, đề cập đến một số hệ thống máy tính được sử dụng bởi các doanh nghiệp. Các hệ thống máy tính này liên kết thông tin với nhau từ các phòng ban khác nhau thành một. Các hệ thống này thường bao gồm dữ liệu từ bộ phận kế toán, nguồn nhân lực, sản xuất hoặc bán hàng. Nhân viên có thể truy cập thông tin từ bất kỳ bộ phận nào trực tiếp từ máy tính của họ thay vì liên hệ thủ công với các nhân viên khác. Hệ thống ERP cung cấp nhiều lợi ích hữu hình và vô hình cho doanh nghiệp.
Giảm chi phí hoạt động
Một lợi ích hữu hình của việc sử dụng hệ thống ERP liên quan đến chi phí hoạt động của công ty. Với quyền truy cập dễ dàng vào thông tin có sẵn bằng hệ thống, một nhân viên có thể thu thập thông tin bằng cách chạy báo cáo. Nhân viên làm việc tại các công ty không có hệ thống ERP cần liên hệ với một nhân viên khác để yêu cầu thông tin. Các nhân viên khác thu thập thông tin và chuyển tiếp nó. Không có hệ thống ERP, công ty phải chịu chi phí lao động cho cả hai nhân viên để thu thập thông tin. Với một hệ thống ERP, chi phí duy nhất liên quan đại diện cho một vài phút của thời gian nhân viên đầu tiên.
Thông tin thời gian thực
Một lợi ích hữu hình khác của việc sử dụng hệ thống ERP là xem xét thời gian của thông tin nhận được. Nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống ERP nhận dữ liệu ngay lập tức và sử dụng thông tin đó trong công việc của họ. Nhân viên không có quyền truy cập vào hệ thống ERP cần yêu cầu thông tin từ người khác và chờ phản hồi. Phản hồi này có thể mất vài ngày hoặc vài tuần để nhận được. Lợi ích này tăng giá trị khi mức độ khẩn cấp của nhu cầu thông tin tăng lên.
Sự hài lòng của nhân viên
Sự hài lòng của nhân viên thể hiện một lợi ích vô hình của hệ thống ERP. Hệ thống ERP giúp nhân viên làm việc dễ dàng hơn bằng cách cung cấp cho cô thông tin về cách thực hiện trách nhiệm của mình. Cô ấy có thể sử dụng hệ thống để truy cập các báo cáo và dữ liệu hiện tại mà cô ấy kết hợp vào phân tích của riêng mình. Việc dễ dàng có được thông tin tạo ra ít căng thẳng hơn trong ngày làm việc và ý thức hoàn thành lớn hơn. Công ty được hưởng lợi vì nhân viên tập trung năng lượng của họ vào công việc cấp cao hơn là thu thập thông tin.
Mềm dẻo
Tính linh hoạt cũng mang lại lợi ích vô hình cho các công ty sử dụng hệ thống ERP. Hầu hết các hệ thống ERP cho phép nhân viên truy cập dữ liệu thông qua internet. Nhân viên đi du lịch hoặc làm việc tại nhà có thể truy cập hệ thống và thực hiện nghĩa vụ công việc của họ. Hệ thống loại bỏ yêu cầu mà nhân viên cần phải làm việc từ văn phòng. Công ty được hưởng lợi vì nhân viên đi khỏi văn phòng không mất thời gian năng suất.
