Nếu bạn đề xuất giải pháp cho một vấn đề tồn tại lâu dài, rất có thể người quản lý của bạn sẽ yêu cầu bạn gửi đề xuất chính thức. Mặc dù độ dài khác nhau tùy thuộc vào thông tin bạn cần đề cập, hầu hết các đề xuất chính thức bao gồm một số thành phần chính tương tự như các báo cáo chính thức. Chúng thường bao gồm các bộ phận bắt đầu, cơ thể và bổ sung. Như tên cho thấy, phần bắt đầu của đề xuất giới thiệu cho người đọc khái niệm này.
Chi tiết tiêu đề
Tiêu đề bay là trang đầu tiên của đề xuất được đặt ngay sau trang bìa không mang gì khác ngoài tiêu đề. Tiếp theo đây là trang tiêu đề, ngoài tiêu đề, còn mang tên của nhà văn và người ủy quyền cho nhà văn gửi đề xuất, cùng với chỉ định, địa chỉ chính thức và chi tiết liên hệ của anh ta. Trang này cũng phải ghi ngày nộp đề xuất.
Bức thư
Các đề xuất được ủy quyền bằng văn bản nên chứa thư ủy quyền ngay sau trang tiêu đề. Tiếp theo là thông điệp hoặc thư xin việc được viết bởi người viết đề xuất. Thư xin việc cần giải quyết người nhận và xác định đề xuất theo tiêu đề của nó. Bức thư chính thức này thường cung cấp thông tin về mục đích của tài liệu, mà không đi sâu vào chi tiết về những gì nó bao gồm hoặc kết luận mà tác giả đã đến. Người viết có thể sử dụng thư xin việc để ghi nhận sự giúp đỡ mà anh ta nhận được trong việc chuẩn bị đề xuất.
Mục lục
Mục lục cung cấp một phác thảo về cấu trúc của đề xuất. Nó chứa một danh sách đầy đủ các tiêu đề trong tài liệu, cùng với số trang có liên quan bên cạnh mỗi tiêu đề. Điều quan trọng là phải sắp xếp các tiêu đề này với các khoảng trống và các nhà lãnh đạo đủ để hiển thị thông tin rõ ràng. Nếu đề xuất chứa một số lượng đáng kể các hình, bảng, biểu đồ hoặc các công cụ hỗ trợ trực quan khác, chúng nên được liệt kê trên một trang riêng dưới dạng Danh sách Minh họa Minh họa ngay sau bảng mục lục.
Tóm tắt
Phần này chứa thông tin ngắn gọn về nội dung xuất hiện trong đề xuất. Theo đề cương được cung cấp trong mục lục, bản tóm tắt điều hành giới thiệu chủ đề, đưa ra dữ liệu liên quan và tổng hợp các kết luận và đề xuất của người đưa ra đề xuất. Mục đích của bản tóm tắt này là cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về chủ đề chim cho sự chăm sóc nhanh chóng của các nhà điều hành bận rộn. Mặc dù điều này xuất hiện trước phần chính của đề xuất, nhưng việc soạn phần này cuối cùng sẽ dễ dàng hơn, sau khi kết hợp toàn bộ tài liệu.
