Các nhà tuyển dụng thường bao gồm một cuống séc hoặc bảng sao kê tương đương cùng với mỗi phiếu lương của nhân viên, cho dù đó là dưới dạng một tài liệu giấy hoặc một bản trực tuyến cho các phiếu lương được phát hành thông qua ký gửi trực tiếp. Sơ khai kiểm tra là các tài liệu có thể được yêu cầu để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ hồ sơ của chính phủ. Ngay cả khi giữ lại các cuống séc là bắt buộc, vẫn có thể thận trọng khi làm như vậy.
Yêu cầu FLSA
Chính phủ liên bang không có quy tắc yêu cầu nhà tuyển dụng phát hành hoặc giữ lại cuống phiếu lương. Các yêu cầu của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng cung cấp các hướng dẫn cho tài liệu bảng lương. Nói chung, thông tin bảng lương phải được lưu giữ cho ba năm. Nếu cuống kiểm tra được sử dụng để ghi lại một số dữ liệu này, chúng cũng phải được giữ lại trong ba năm. Hồ sơ biên chế phải bao gồm:
- Tên nhân viên, địa chỉ và số An sinh xã hội.
- Giới tính và nghề nghiệp của nhân viên.
- Ngày sinh của công nhân dưới 19 tuổi.
- Ngày và thời gian mỗi tuần làm việc bắt đầu và kết thúc. Ngày bắt đầu thời gian trả lương nếu khác với tuần làm việc.
- Ngày nhân viên được trả lương
- Hàng ngày và hàng tuần làm việc.
- Mức lương của nhân viên.
- Tiền lương thường xuyên, tiền làm thêm giờ và bất kỳ khoản bổ sung hoặc khấu trừ nào từ lương của nhân viên.
Nhà tuyển dụng phải giữ thẻ thời gian hoặc hồ sơ tương đương về thời gian làm việc trong hai năm.
Yêu cầu bổ sung biên chế chính phủ
Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng cho biết các nhà tuyển dụng phải lưu giữ tất cả các hồ sơ việc làm, bao gồm cả séc và hồ sơ biên chế, trong ít nhất một năm. Trong trường hợp một nhân viên nộp đơn khiếu nại với EEOC, các hồ sơ phải được lưu giữ cho đến một năm sau khi EEOC xử lý vấn đề cuối cùng hoặc một năm sau khi bất kỳ vụ kiện nào được giải quyết.
Các tiểu bang có thể áp đặt các yêu cầu lưu trữ bổ sung. Ví dụ, Ủy ban lực lượng lao động Texas cho biết các nhà tuyển dụng phải cung cấp cho công nhân một cuống séc hoặc tài liệu tương đương liệt kê tất cả các dữ liệu được sử dụng để chuẩn bị một bảng lương. Hồ sơ biên chế phải được lưu giữ cho bốn năm để tuân thủ các quy tắc lưu giữ hồ sơ thất nghiệp Texas.
Hướng dẫn hồ sơ nhà tuyển dụng
Một doanh nghiệp hoặc tổ chức sản xuất séc và kiểm tra sơ khai vì nhiều lý do. Dịch vụ doanh thu nội bộ khuyến nghị kiểm tra các cuống và hồ sơ ngân hàng phục vụ như tài liệu hỗ trợ cho các mục đích thuế được giữ lại trong thời gian hạn chế. Ví dụ, thời hạn giới hạn khai thuế là sáu năm. Nolo.com đề nghị các doanh nghiệp giữ cuống séc và hồ sơ tài chính trong ít nhất bảy năm.
