Hầu hết các cá nhân trong kinh doanh thường xuyên gửi tài liệu dưới dạng tệp đính kèm email. Tuy nhiên, nó tốt nhất để tạo một thư mục đẹp để gửi thư. Mục tiêu của bạn khi viết bất kỳ tài liệu nào cho mục đích kinh doanh là bao gồm thông tin mà bên kia cần bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp. Điều này không có nghĩa là ngôn ngữ nên có vầng trán cao hoặc tối nghĩa. Nếu những người sẽ đọc tài liệu có thể không hiểu đầy đủ, hãy xem xét việc tạo một trang thông tin có dấu đầu dòng riêng biệt để giải thích tài liệu chính.
Thu thập tất cả các thông tin bạn cần cho tài liệu của bạn. Cung cấp thông tin rõ ràng trong tài liệu ở cỡ chữ mà người khác có thể dễ dàng đọc. Thử nghiệm với kích thước phông chữ và kiểu in để tạo ấn tượng thị giác tốt. Hỏi người mà bạn tin tưởng để xem lại tài liệu trước khi bạn gửi nó đi.
Đặt tên, tiêu đề và bộ phận của cá nhân sẽ nhận được tài liệu. Bao gồm tên của tác giả tài liệu, địa chỉ email và số liên lạc điện thoại. Nhập loại thông tin này ở góc trên bên phải của trang bìa hoặc căn giữa thông tin này ở dưới cùng.
Viết một bản tóm tắt điều hành nêu rõ những thông tin mà tài liệu cung cấp. Ví dụ, nói rằng tài liệu là một giá thầu cho một công việc hợp đồng. Hạn chế tóm tắt điều hành xuống một nửa trang hoặc ít hơn. Viết phần này như thể người đọc không có manh mối liên quan đến bất kỳ thông tin nào được cung cấp trong tài liệu. Tóm tắt cần cung cấp thông tin mà người nhận tài liệu có thể cần chia sẻ với người khác.
Cung cấp thông tin liên quan đến dự án mà bạn muốn thảo luận bằng cách bắt đầu với thông tin quan trọng nhất trước tiên. Thu hút sự quan tâm của người đọc và cố gắng giữ nó qua từng đoạn. Tài liệu kinh doanh có xu hướng trở nên nhàm chán với quá nhiều thông báo. Tạo các tiêu đề phụ để trình bày thông tin theo cách thú vị hơn.
Vẽ một bức tranh với lời nói của bạn. Giúp người đọc hình dung ra những điểm bạn đang cố gắng thực hiện bằng cách sử dụng ngôn ngữ mô tả những gì cần phải xảy ra.
Cảnh báo
Viết bất kỳ tài liệu kinh doanh về mức độ giáo dục của người đọc. Nếu bạn có kế hoạch thuê một công ty khai quật để chuyên chở bụi bẩn từ một công trường xây dựng, hãy sử dụng ngôn ngữ mà công ty sẽ sử dụng trong các hoạt động hàng ngày của nó, chứ không phải là một mô tả khoa học.
