Nó rất dễ rơi vào sự hiểu lầm rằng tiền kinh doanh đang làm một trong hai điều - đến hoặc đi. Có một loại thứ ba: Limbo.Khi ở trạng thái lấp lửng, tiền đang chờ phân bổ tài khoản hoặc chưa được rút tiền mặt hoặc nhận. Đôi khi các khoản tiền này được theo dõi thông qua một tài khoản tạm thời, một trạm cách sắp xếp. Được biết đến phổ biến là tài khoản thanh toán bù trừ, các tài khoản này cũng thường được gọi là tài khoản rửa, tài khoản trao đổi, tài khoản không số dư và thậm chí chỉ là tài khoản tạm thời.
Tài khoản thanh toán bù trừ là gì?
Việc xóa tài khoản đôi khi có thể bị nhầm lẫn với các tài khoản bị đình chỉ trên mạng - có thể hiểu được vì họ là cả hai tài khoản tạm thời đang chờ thêm thông tin trước khi bước tiếp theo có thể xảy ra.
Trường hợp khác nhau là một tài khoản hồi hộp là tất cả về việc giải quyết một bí ẩn hoặc vấn đề. Có lẽ một số khách hàng đã trả hết một số thứ cùng một lúc và có một số cuộc đấu tranh trong việc giải mã cách thức thanh toán đó bị phá vỡ. Khoản thanh toán được chuyển vào tài khoản hồi hộp cho đến khi điều này được giải quyết và nó hiểu được tiền thuộc về nơi nào.
Tuy nhiên, tài khoản thanh toán bù trừ giống như một sổ cái chung được sử dụng như một lời nhắc nhở cho các dịch vụ hoặc hàng hóa đã nhận hoặc bán chưa được lập hóa đơn hoặc các giao dịch khác có thể được ghi lại một cách chi tiết. Đôi khi, nó được sử dụng như một cách để theo dõi một dự án đang diễn ra, nói rằng việc cải tạo văn phòng nơi các hóa đơn được gửi định kỳ nhưng cần thanh toán một lần cho một tổng thầu vào một ngày sau đó. Khi thanh toán đến hạn và được thực hiện, nó có thể được đăng trong các tài khoản chính xác và bị xóa khỏi tài khoản thanh toán bù trừ.
Một ví dụ khác là một công ty làm việc trên sách tài chính cuối năm. Họ có thể đỗ doanh thu và chi phí liên quan đến dự án này trong tài khoản tạm thời hoặc thanh toán bù trừ cho đến khi hoàn thành đánh giá. Tại thời điểm đó, họ có thể chuyển doanh thu và chi phí nói trên từ tài khoản thanh toán bù trừ sang thu nhập ròng của họ.
Khi một doanh nghiệp cần một tài khoản thanh toán bù trừ
Khối lượng nói chung có rất nhiều việc phải làm khi cần xóa tài khoản. Nói có bảng lương để tranh đấu với. Tài khoản thanh toán bù trừ phải là tài khoản có số dư bằng không. Ngay sau khi các khoản thanh toán được tính, trước khi chúng được phát hành cho nhân viên, tiền lương được chuyển vào tài khoản thanh toán bù trừ. Khi họ rút tiền mặt, tài khoản trở về số 0 và tất cả các khoản thanh toán được đăng ký.
Có lẽ có một công ty kinh doanh nhiều tiền mặt, như một dịch vụ rác thu thập từ mọi người suốt cả ngày và nhận tiền mặt ở mỗi một hoặc hai điểm dừng. Chủ sở hữu này có thể sử dụng tài khoản thanh toán bù trừ để nhanh chóng ghi lại các giao dịch và tiền mặt cho đến khi anh ta có thể ghi lại và phân bổ tiền đúng vào tài khoản chính xác của họ vào cuối ngày hoặc cuối tuần.
Khi có một dòng thu nhập ổn định đến hoặc đi ra, một tài khoản thanh toán bù trừ có thể hữu ích trong việc theo dõi những gì mà trong quá trình chuyển đổi hoặc sẽ cần phải được tính toán trong những tuần tới.
Điều quan trọng cần lưu ý là toàn bộ quan điểm của việc sử dụng thanh toán bù trừ là làm cho cuộc sống đơn giản hơn trong giai đoạn chuyển tiếp bằng tiền. Nếu một người chỉ sử dụng một tài khoản thanh toán bù trừ duy nhất cho tất cả các loại giao dịch, thì nó sẽ đánh bại mục đích.
Thay vào đó, một công ty nên có một tài khoản thanh toán bù trừ tiền lương và một tài khoản khác để quản lý chi phí, v.v. Bằng cách làm như vậy, các khoản tiền được giữ trong danh mục thích hợp của họ để giải quyết vấn đề và theo dõi dễ dàng hơn khi cần thiết. Không có giới hạn đối với số lượng tài khoản thanh toán bù trừ mà một công ty có thể sử dụng trong thực tiễn kế toán vì các tài khoản không số dư của họ không có ý định hiển thị trên sổ cái kế toán cuối cùng. Nó có tất cả những gì có ý nghĩa để ghi lại các giao dịch và làm cho các cuốn sách cân bằng.
Cách thiết lập tài khoản thanh toán bù trừ
Thiết lập tài khoản thanh toán bù trừ tùy thuộc vào nơi bạn làm việc đó. Nói Quickbooks là phần mềm của sự lựa chọn của bạn. Mở các danh sách, sau đó chọn Bảng xếp hạng các tài khoản, và nhấp chuột phải vào bất cứ nơi nào ở đây, sau đó chọn Mới, hiện tại có một tài khoản mới, thêm vào cửa sổ, vì vậy hãy chọn nút Ngân hàng. Quickbook lưu ý rằng có một số loại tài khoản để lựa chọn, nhưng ngân hàng trực tuyến là loại tốt nhất cho tài khoản thanh toán bù trừ vì tính linh hoạt mà nó mang lại.
Ngân hàng trực tuyến cho phép bạn thanh toán vào tài khoản bằng cách sử dụng các khoản thanh toán nhận tiền của người Hồi giáo hoặc người dùng, nhận tiền, bạn có thể sử dụng séc, viết một cách khác, đó là một tài khoản ngân hàng sẽ là một bảng cân đối kế toán. mục cũng như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, hiển thị dưới dạng số dư và cũng thay đổi số dư.
Sau đó, có tính thực tế vì phân bổ chi phí cho chi phí chung hoặc lớp bằng séc bằng 0 có nghĩa là cần có tài khoản "ngân hàng" cho tài khoản thanh toán bù trừ.
Nhưng, quay lại tạo tài khoản thanh toán bù trừ: Khi bạn đã chọn ngân hàng, đã nhấn vào tiếp tục và tiếp tục nhập một tiêu đề trong trường tên tài khoản - thanh toán bù trừ, đổi chác, rửa, tạm thời là những tên hay cho tài khoản này và có lẽ cho bộ phận nào. Chẳng hạn như, "các khoản phải trả thanh toán bù trừ."
Không nhập số dư mở ngay bây giờ. Chỉ cần lưu nó và đóng lại.
Nhưng xin chờ chút nữa
Mỗi phần mềm kế toán cung cấp các tùy chọn và kiểm soát tài khoản khác nhau. Hỗ trợ sản phẩm của họ sẽ có các bước được liệt kê để cài đặt các tài khoản thanh toán bù trừ cho hệ thống đó. Nếu công ty của bạn là một doanh nghiệp nhỏ và bạn sử dụng các dịch vụ bên ngoài cho kế toán cuối năm, bạn nên hỏi ý kiến kế toán của mình để xem những gì cô ấy gợi ý là cách tốt nhất để chuẩn bị xóa tài khoản cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Cô ấy có thể liệt kê danh mục tài khoản thanh toán bù trừ nào có lợi cho hoạt động của bạn.
Cho dù bạn sử dụng Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks hay bất kỳ hệ thống kế toán nào khác, các trang hỗ trợ của họ sẽ giải thích cách bắt đầu xóa tài khoản, bởi vì chúng rất cơ bản đối với hầu hết các hoạt động kế toán doanh nghiệp. Một số phần mềm kế toán dựa trên đám mây và thậm chí Quickbooks có các trình cắm của bên thứ ba cung cấp các giải pháp xóa tài khoản rõ ràng có thể đáng để nghiên cứu.
Luôn có trách nhiệm với việc xóa tài khoản
Thanh toán bù trừ tài khoản là tuyệt vời để quản lý dòng tiền và luôn đi đầu trong các mô hình lưu lượng tiền mặt. Nhưng tất cả những điều này có thể trở nên tồi tệ nếu không có ai chịu trách nhiệm cho việc giữ tài khoản thanh toán bù trừ hiện tại.
Một tài khoản thanh toán bù trừ cần được xem xét hàng tháng. Hòa giải là một vai trò quan trọng trong việc xóa thành công tài khoản. Không có hòa giải, xóa tài khoản là bất cứ điều gì nhưng rõ ràng.
Một tháng có nhiều thời gian để bạn chỉ định một tài khoản hoạt động cho mỗi giao dịch được liệt kê trong tài khoản thanh toán bù trừ. Đó là đủ thời gian để chuyển tiền đúng vào tài khoản cho các mục này.
Bất cứ điều gì còn sót lại trong tài khoản thanh toán bù trừ sau thời hạn này là một giao dịch cần theo đuổi. Chẳng hạn như, tại sao việc kiểm tra lại bị rút tiền bởi một nhà cung cấp? Nó thậm chí đã nhận được? Nếu không, nó có thể giúp công ty có khả năng nhận cổ phiếu hoặc đạt được các dịch vụ cần thiết một cách kịp thời.
Đảm bảo séc được đổi thành tiền mặt, không chỉ nhận tiền gửi, là một phần của việc kinh doanh thành công. Rốt cuộc, khi các nhà cung cấp dịch vụ nhận ra bạn có thể chịu trách nhiệm về tiền đến và đi, nó sẽ tạo ra các mối quan hệ làm việc tốt hơn trong một thời gian dài, bởi vì họ biết rằng bạn đang chú ý trả nợ cho dịch vụ của họ.
Cách viết Xóa tài khoản trên Bảng cân đối kế toán
Tính lương là một cách sử dụng phổ biến cho một tài khoản thanh toán bù trừ và nó là một ví dụ tuyệt vời về cách một tài khoản thanh toán bù trừ hoạt động.
Giống như bất kỳ tài khoản thanh toán bù trừ nào, tài khoản thanh toán bù trừ là một tài khoản không có số dư. Do tính chất hàng năm của bảng lương và cách mọi thứ có thể thay đổi thường xuyên trong việc khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác, thật tuyệt vời khi sử dụng tài khoản thanh toán bù trừ để giúp điều hòa những điều này. Và, khi xảy ra lỗi hoặc điều chỉnh, đó có thể là một quy trình đơn giản hơn để giải quyết khi nó trong một tài khoản thanh toán đang thực hiện so với một chi tiết đơn hàng trong A / P hoặc A / R. Đó là lý do tại sao kế toán thích sử dụng xóa tài khoản - nó giúp tránh các mục lộn xộn ở nơi khác.
- Tiền lương $ 22,476
- Công nhân bồi thường $ 1,348,56
- Thuế nhà tuyển dụng $ 4,719,96
- Phí biên chế $ 77
- Xóa số dư tài khoản $ 28,621,52
Tất cả các khoản tiền này được liệt kê như một khoản ghi nợ ở bên trái của sổ cái kế toán. Số dư tài khoản thanh toán bù trừ là tổng số tiền lương, công nhân comp comp, thuế sử dụng lao động và phí biên chế - tất cả các khoản tiền liên quan đến việc phân phối tiền lương.
Ở bên phải của sổ cái, một khoản tín dụng được liệt kê là $ 28,621,52, tương đương với tổng số tiền thanh toán liên quan đến tiền lương.
Khi tiền lương được tính bằng tiền mặt, tổng số tiền phải kiểm đếm lên tới $ 22,476 và điều này có thể được điều chỉnh về không. Khi công nhân thanh toán comp comp đi đến chính phủ, điều đó trở thành số không. Tương tự như vậy để nộp thuế và trả các dịch vụ tiền lương.
Vì vậy, khi mỗi chi tiết đơn hàng được rút tiền mặt hoặc thanh toán trong suốt tháng hoặc vào cuối tháng, nó đã được điều chỉnh và sau khi tất cả đã nói và thực hiện, tài khoản thanh toán bù trừ sẽ trở về số dư bằng không. Đây là nơi mà thuật ngữ không giới hạn xuất phát từ - xuất phát từ những gì kết quả là việc xóa các mục tài khoản được đối chiếu.
Cách ghi chú Xóa tài khoản trên QuickBooks
Nhóm Intuit đằng sau Quickbooks đã biến việc sử dụng xóa tài khoản trở thành một thủ tục khá đơn giản.
Đầu tiên, tạo một mục Nhật ký và sau đó thêm tài khoản A / R hoặc A / P từ đó bạn đang chuyển tiền Bây giờ thêm tài khoản thanh toán bù trừ. Lưu Nhật ký này.
Sau đó tạo Nhật ký thứ hai và thêm tài khoản thanh toán bù trừ vào mục này. Tiếp theo, thêm tài khoản A / P hoặc A / R mà bạn sẽ chuyển tiền
Cuối cùng, trong Thanh toán hóa đơn thanh toán trực tuyến hoặc nhận tiền thanh toán, trực tiếp liên kết hai tạp chí này với nhau.
Khi Zero cân bằng Don mệnh xảy ra
Cho dù được sử dụng cho bảng lương, tài khoản phải trả, giao dịch tiền mặt cần giải quyết sau hoặc các khoản phải thu, các tài khoản thanh toán bù trừ hầu như luôn phải trở về số 0 sau khi giao dịch đến và đi. Khi xóa tài khoản không hòa giải thành 0, điều này gây ra các vấn đề xảy ra trong sổ cái.
Đối chiếu giống như với các tài khoản khác. Nếu các khoản thanh toán đến từ don don khớp với đồng đô la để đổi lấy đô la, thì điều quan trọng là phải hỏi tại sao. Nếu các khoản thanh toán đi ra cho các khoản tiền không chính xác, điều đó cần phải được giải quyết. Nếu séc không được thanh toán bằng tiền mặt, thì đó là thời gian để nhận tiền mặt. Tất cả điều này đi vào việc điều hòa tài khoản thanh toán bù trừ. Khi tổng số chính xác bằng 0, tài khoản thanh toán bù trừ sẽ đạt số dư bằng 0 và quá trình xóa có thể bắt đầu lại.
Cân nhắc cuối cùng
Khi các công ty nhỏ tham gia, việc xóa tài khoản có thể có nhược điểm. Nếu có đủ các giao dịch để chứng minh việc thêm lớp minh bạch và dự phòng này, thì đó có thể là công việc bổ sung mà không cần thiết. Các mục chưa được giải quyết bằng đồng xu và đô la có thể tạo ra nhiều rắc rối hơn giá trị của họ, nhưng việc đứng đầu trong số này trên cơ sở hàng tuần và hàng tháng có thể giữ những điều này ở mức tối thiểu.
Ngoài ra, nó có thể có tác động tiêu cực đến lợi nhuận của các doanh nghiệp nhỏ. Có thể việc chuyển tiền vào tài khoản thanh toán bù trừ có thể đồng nghĩa với việc mất tiền lãi từ tiền tiết kiệm của công ty, điều này có thể là một khoản tiền lớn, nhưng liệu có phải mỗi xu đều có lợi cho sức khỏe doanh nghiệp nhỏ?
Cuối cùng, thanh toán bù trừ có thể là một công cụ to lớn đối với nhiều công ty. Việc xóa tài khoản có lợi cho công ty của bạn hay không tùy thuộc vào khối lượng giao dịch và có bao nhiêu tay tham gia vào kế toán doanh nghiệp. Nếu bạn đã tìm kiếm sự minh bạch tốt hơn và sổ cái kế toán sạch hơn, thì việc xóa tài khoản có thể là giải pháp mà bạn đã đạt được.
