Tài khoản thanh toán bù trừ biên chế là một cách có lợi cho các công ty để quản lý quá trình trả lương của họ. Các công ty lớn có thể tự động hóa quy trình kiểm tra bảng lương của họ bằng PCA và gửi tiền trực tiếp, cho phép ít thời gian hơn để kiểm tra xóa khỏi tài khoản ngân hàng của họ. PCA cũng bảo vệ tính toàn vẹn của tài khoản ngân hàng chính của công ty.
Định nghĩa
Tài khoản thanh toán bù trừ biên chế là tài khoản ngân hàng có số dư bằng không được các công ty sử dụng để xóa séc biên chế cho nhân viên. Một PCA phổ biến với các công ty lớn có vài nghìn séc nhân viên rút tiền mặt mỗi kỳ thanh toán. PCA giữ tiền mặt tách biệt với tài khoản ngân hàng của công ty thông thường và giúp bảo vệ công ty khỏi bị tài khoản hoạt động hàng ngày bị xâm phạm bởi người ngoài. Nó cũng giúp duy trì tính toàn vẹn với hệ thống tiền gửi trực tiếp là tiêu chuẩn với hầu hết các công ty.
Quy trình trả lương
Khi số tiền trong biên chế đã được phê duyệt trên giấy, việc chuyển tiền được thực hiện từ tài khoản ngân hàng của công ty chính sang PCA. Giao dịch này thường diễn ra vài ngày đến một tuần trước ngày thanh toán sắp tới. Nếu công ty sử dụng tiền gửi trực tiếp, chuyển khoản sẽ được thực hiện từ PCA vào tài khoản ngân hàng của nhân viên tại một thời điểm nhất định vào ngày thanh toán. Nếu công ty phát hành séc giấy, những thứ này sẽ xóa khỏi số dư PCA cho đến khi nó về 0 và tất cả các séc đã được đổi thành tiền mặt.
Đánh giá tài khoản
Hầu hết các lần quy trình trả lương PCA hoạt động theo thứ tự liền mạch để xóa séc biên chế. Bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào cũng sẽ dẫn đến việc xem xét tài khoản của PCA và kiểm tra bảng lương chưa thanh toán. Người sử dụng tiền gửi trực tiếp sẽ nhận được một báo cáo ngoại lệ từ ngân hàng của họ về việc tiền lương của nhân viên không được gửi do lỗi. Đối với séc giấy, nhà tuyển dụng có phần khó khăn hơn trong việc tìm ra nhân viên nào không trả tiền cho séc của họ. In ra một bảng sao kê ngân hàng trực tuyến và đối chiếu tài khoản là lựa chọn tốt nhất cho kịch bản này.
Ưu điểm
Thanh toán bù trừ PCA có thể có một số lợi thế mạnh mẽ cho các doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là nó ngăn chặn truy cập không mong muốn vào tài khoản ngân hàng của công ty chính. Nếu PCA bị xâm phạm, nó có thể bị đóng và một số khác được thiết lập với một số tài khoản khác. Một lợi thế tốt khác là nó hỗ trợ quá trình gửi tiền trực tiếp cho các công ty lớn. Báo cáo và báo cáo ngân hàng có thể được tạo từ PCA mà không có nhiều giao dịch không cần thiết từ các hoạt động hàng ngày được bao gồm.
Nhược điểm
Thanh toán bù trừ biên chế PCA có thể không phù hợp với các công ty vừa và nhỏ có ít nhân viên. Nếu công ty phát hành bảng lương bằng séc trực tiếp, việc theo dõi bất kỳ số dư còn lại nào trong PCA có thể tốn thời gian. Một số công ty chỉ giữ số dư bảng lương trong PCA trong vài ngày; nhân viên cố gắng kiểm tra tiền mặt sau ngày này sẽ không thể làm như vậy. Điều này tạo ra nhiều công việc hơn cho bộ phận kế toán bằng cách phát hành lại séc cho các giai đoạn tiền lương trước đó.
