Mẫu 944 được Dịch vụ Doanh thu Nội bộ thiết kế riêng để giảm bớt các doanh nghiệp nhỏ về nhu cầu nộp thuế cho nhân viên của họ mỗi quý qua Mẫu 941. Cả hai mẫu này đều được sử dụng để báo cáo thuế thu nhập liên bang, các khoản khấu trừ của Medicare và An sinh Xã hội từ kiểm tra của nhân viên. Chủ lao động cũng có nghĩa vụ báo cáo những đóng góp của mình cho Medicare và An sinh xã hội. Khi bạn đăng ký làm chủ lao động với IRS, bạn sẽ gặp khó khăn khi không đủ điều kiện để không nộp Mẫu 944, ngay cả khi bạn không có một nhân viên.
Ý tưởng là chủ doanh nghiệp nhỏ cũng cần nộp thuế của họ, nhưng vì họ đang nộp số tiền nhỏ như vậy, nên việc nộp thuế của họ nhiều hơn một lần mỗi năm không có ý nghĩa thực tế. Sẽ thuận tiện nếu họ có thể vượt qua chỉ trong một lần nộp đơn hàng năm.
Mẫu 944 so với 941
Cả Mẫu 941 và Mẫu 944 đều được sử dụng bởi chủ lao động để báo cáo cho nhân viên của họ về thuế việc làm. Vậy làm thế nào để tình hình tìm kiếm Mẫu 944 so với 941?
Sự khác biệt chính giữa hai là Mẫu 944 được nộp hàng năm, thay vì hàng quý như 941. Là một nhà tuyển dụng, bạn không được phép sử dụng cả hai mẫu trong cùng một năm cho cùng một khoảng thời gian. Bạn có thể sử dụng cái này hoặc cái kia, tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của bạn. Phần lớn các nhà tuyển dụng thích nộp Mẫu 941, có nghĩa là họ làm hồ sơ hàng quý. Chỉ khi người sử dụng lao động đáp ứng các tiêu chuẩn, họ mới được phép nộp Mẫu 944.
Ai sử dụng mẫu 944?
Mẫu 944 dành cho một mục đích cụ thể và đó là để giúp những người sử dụng lao động nhỏ nhất nộp thuế việc làm hàng năm, thay vì hàng quý. IRS coi một người sử dụng lao động nhỏ khi các khoản thanh toán thuế của họ cho thuế việc làm không quá 1.000 đô la trong một năm. Tuy nhiên, có một vài yêu cầu khác bạn phải đáp ứng để đủ điều kiện nộp Mẫu 944.
Thông báo từ IRS
Có những tình huống IRS sẽ thông báo cho người sử dụng lao động rằng họ nên sử dụng Mẫu 944 để nộp thuế việc làm. Khi điều đó xảy ra, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải nộp Mẫu 944 cho thuế việc làm của họ trên cơ sở hàng năm. Điều này áp dụng ngay cả khi chủ lao động muốn sử dụng Mẫu 941 để nộp thuế việc làm của họ.
Đôi khi, một chủ nhân mới thấy trước rằng họ đã thắng hợp lý khi họ phải trả hơn 1.000 đô la thuế việc làm trong năm đầu kinh doanh. Nếu đúng như vậy, họ có thể nộp Mẫu 944 và cho biết những kỳ vọng của họ trong dòng 13 và 14 của Mẫu SS-4 hoặc SS-4PR cùng lúc họ đang xin EIN hoặc số nhận dạng chủ nhân.
Nếu chủ lao động không cung cấp thông tin này khi họ nộp đơn xin EIN, họ sẽ sử dụng Mẫu 941 để nộp thuế việc làm hàng quý.
Ai nộp mẫu 944?
Nó không quan trọng nếu bạn có một nhân viên hoặc nếu bạn có 10; miễn là bạn có nhân viên trong năm, bạn nên nộp Mẫu 944. Điều đó cũng không thành vấn đề nếu nhân viên kiếm được rất ít tiền hoặc rất nhiều tiền trong năm đó.
Yêu cầu nộp đơn của bạn sẽ dựa trên mức lương bạn đã trả cho nhân viên của mình trong năm dương lịch. Điều này rất quan trọng để nhớ vì có những tình huống nhân viên của bạn có thể đã kiếm được tiền lương trong năm trước, nhưng bạn đã trả cho họ trong năm hiện tại. Do đó, yêu cầu nộp đơn của bạn sẽ dựa trên mức lương bạn đã trả, bất kể họ đã kiếm được trong khoảng thời gian nào.
Ví dụ, giả sử nhân viên của bạn làm việc trong một tuần nhất định nhưng được trả tiền một tuần sau đó. Nó chỉ xảy ra rằng đây là tuần chứng kiến sự chuyển đổi từ tháng 12 đến tháng 1. Vào tháng 1, bạn đã ban hành bảng lương cho số giờ làm việc trong tháng 12. Bạn sẽ báo cáo tất cả tiền lương bạn trả cho nhân viên của mình cho IRS dựa trên năm dương lịch. Điều đó có nghĩa là bạn nên nộp Mẫu 944 cho tất cả tiền lương cho tháng 12 đã được trả vào tháng Giêng.
Nhà tuyển dụng không có nhân viên
Thật hợp lý để tự hỏi điều gì xảy ra khi bạn không có nhân viên. Bạn vẫn nên nộp Mẫu 944? Bạn có nên nộp Mẫu 941? Có một số loại hình thức bạn nên nộp? Có năm tình huống để xem xét: đóng cửa kinh doanh; không có nhân viên; thay đổi cơ cấu kinh doanh; bán doanh nghiệp hoặc sáp nhập doanh nghiệp. Mỗi kịch bản có các quy tắc khác nhau để nộp.
Đóng cửa kinh doanh hoặc không có nhân viên
Nếu bạn không có nhân viên nào cả, và bạn không nghĩ rằng bạn sẽ thuê bất cứ ai trong tương lai, bạn sẽ dự kiến nộp Mẫu 944 lần cuối.
Nếu bạn quyết định rằng bạn muốn đóng cửa doanh nghiệp của mình, bạn cũng nên nộp Mẫu 944 cuối cùng.
Trên trang hai, phần ba của Mẫu 944, bạn sẽ dự kiến đánh dấu vào ô và nhập ngày vào bảng lương cuối cùng của bạn. Bạn cũng nên bao gồm một lưu ý tư vấn cho IRS nơi họ sẽ nhận được hồ sơ tiền lương và ai sẽ giữ chúng. Điều này rất quan trọng vì IRS cần biết họ có thể theo dõi hồ sơ của bạn bất cứ lúc nào, ngay cả sau khi bạn đóng doanh nghiệp. Do đó, bạn không nên bỏ qua việc nộp Mẫu 944.
Thay đổi cấu trúc kinh doanh hợp pháp của bạn
Hãy để nói rằng doanh nghiệp của bạn bắt đầu như một quan hệ đối tác và bây giờ bạn muốn chuyển đổi nó thành một quyền sở hữu duy nhất. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải xin số nhận dạng chủ nhân mới. Và sau đó, bạn có thể nộp Mẫu 944. Tuy nhiên, bạn sẽ phải bao gồm một tuyên bố trong biểu mẫu cho biết bản chất của thay đổi đối với cấu trúc doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như thay đổi từ quan hệ đối tác sang quyền sở hữu duy nhất. Bạn cũng sẽ phải đề cập đến khi thay đổi xảy ra và tên và địa chỉ của người giữ lại hồ sơ tiền lương của bạn.
Bạn đã bán doanh nghiệp của bạn
Nếu bạn bán doanh nghiệp của mình, tình huống tương tự như những gì xảy ra khi bạn đang đóng cửa doanh nghiệp của mình. Bạn nên nộp một Mẫu 944 cuối cùng và báo cáo tất cả tiền lương bạn đã trả cho nhân viên của mình trước khi bán doanh nghiệp. Bất kỳ tiền lương nào được sử dụng bởi chủ lao động mới cho người lao động sau khi bán sẽ là trách nhiệm của chủ lao động đó để báo cáo.
Bạn đã hợp nhất doanh nghiệp của bạn
Quy tắc tương tự như bán doanh nghiệp của bạn áp dụng nếu bạn hợp nhất doanh nghiệp của mình với doanh nghiệp khác. Những gì bạn đang làm có hiệu quả là kết thúc một doanh nghiệp và bắt đầu một doanh nghiệp khác. Nó cũng có thể được coi là một sự thay đổi trong cấu trúc doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như khi bạn chuyển đổi nó từ quyền sở hữu duy nhất sang quan hệ đối tác.Bạn nên nộp một Mẫu 944 cuối cùng và báo cáo tất cả tiền lương bạn đã trả cho nhân viên của mình trước khi sáp nhập xảy ra.
Trong mọi trường hợp, bạn nên nhớ rằng mục đích của Mẫu 944 là cho phép chủ doanh nghiệp nhỏ nộp thuế một cách thuận tiện. Nếu bạn trả hơn 1.000 đô la tiền thuế trong một năm nhất định và có nhiều nhân viên, việc nộp Mẫu 941 không chỉ có ý nghĩa hơn mà còn bắt buộc.
