Một người quản lý dự án thường xuyên tổ chức các cuộc họp với các thành viên nhóm dự án nội bộ để thảo luận về các dự án hiện tại của cô. Ngoài ra, người quản lý dự án có thể tạo điều kiện cho các cuộc họp với các bên liên quan của dự án, quản lý điều hành và khách hàng khởi động dự án và có thể tổ chức các cuộc họp liên tục để cung cấp thông tin cập nhật về các dự án của cô ấy và trả lời các câu hỏi về thời gian và ngân sách. Chuẩn bị cho mỗi cuộc họp dự án là chìa khóa trong việc sử dụng có lợi cả thời gian của bạn và của những người tham dự cuộc họp.
Mời các cá nhân thích hợp đến cuộc họp dự án. Xác định các mục tiêu bạn cần hoàn thành tại cuộc họp dựa trên những người được mời. Nếu gặp các thành viên trong nhóm dự án, bạn có thể đặt mục tiêu nhận được cập nhật trạng thái, giải quyết các vấn đề nội bộ và để các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin với nhau về dự án. Nếu gặp gỡ các bên liên quan của dự án, giám đốc điều hành và khách hàng, mục tiêu của bạn là cung cấp các cập nhật cột mốc chung và trả lời các câu hỏi.
Tìm kiếm chủ đề chương trình nghị sự từ những người được mời vài ngày trước cuộc họp. Thay vì né tránh một quả bóng đường cong bất ngờ tại cuộc họp, hãy đặt câu hỏi và thảo luận về các chủ đề từ những người kết nối với dự án. Điều này sẽ cho phép bạn có thời gian để chuẩn bị và mời những người khác có thể hỗ trợ bạn tại cuộc họp. Dự đoán những gì người mời sẽ muốn nghe và thảo luận về dự án. Ví dụ: nếu bạn biết khách hàng muốn thảo luận về các tài liệu tiếp thị, hãy nhận thông tin cập nhật từ bộ phận truyền thông của bạn và mời một đại diện đến cuộc họp.
Tạo một chương trình họp dự án chính thức. Liệt kê chi tiết cuộc họp như tên cuộc họp, ngày, giờ, địa điểm và số cuộc gọi hội nghị ở đầu trang. Liệt kê các chủ đề chương trình nghị sự như tình trạng của các mốc dự án; tình trạng của các lĩnh vực kinh doanh chức năng như CNTT, tiếp thị, pháp lý và các bộ phận liên quan khác; ngân sách dự án; bước tiếp theo; và bất kỳ chủ đề được đề xuất cho bạn bởi những người khác.
Gửi tất cả lời mời một cuộc họp và chương trình nghị sự điện tử. Bao gồm một kế hoạch dự án hoặc báo cáo trạng thái để đi kèm với cuộc thảo luận của bạn về trạng thái và dòng thời gian. Gửi lời mời càng sớm càng tốt và theo dõi chương trình nghị sự và các tệp đính kèm ít nhất một đến hai ngày trước cuộc họp. Điều này sẽ cho phép người mời của bạn xem xét các tài liệu và chuẩn bị trước.
Kiểm tra hậu cần cuộc họp như đặt phòng hội nghị và thiết lập phòng vài ngày trước cuộc họp của bạn. Kiểm tra số cuộc gọi hội nghị và thông tin cuộc họp web của bạn, nếu có, để đảm bảo chúng hoạt động và dễ dàng truy cập. Vì những người tham dự có khả năng làm việc trên nhiều nhiệm vụ, bạn không muốn lãng phí thời gian của bất kỳ ai với số điện thoại và liên kết web bị lỗi.
