Khi tìm kiếm một ứng viên phù hợp cho vị trí mở trong công ty của bạn, điều quan trọng là bạn phải ghi lại các kỹ năng, đặc điểm và trình độ chính xác cần thiết để vượt trội trong vị trí đó bằng cách phân tích công việc. Một cách phổ biến để ghi lại các phát hiện của phân tích công việc là bằng cách viết một báo cáo chính thức. Báo cáo sẽ bao gồm các chi tiết về công việc, bao gồm các kỹ năng cần thiết, các nhiệm vụ liên quan và trình độ cần thiết để hoàn thành công việc thành công.
Quan sát một nhân viên trong công ty của bạn đang làm việc ở vị trí tương tự hoặc tương tự với vị trí bạn muốn điền vào. Ghi lại những nhiệm vụ phổ biến nhất mà cô ấy hoàn thành hàng ngày, bao nhiêu cô ấy tương tác với các nhân viên hoặc khách hàng khác và bất kỳ thiết bị cụ thể hoặc chương trình máy tính nào cần thiết cho công việc.
Liên hệ với chủ lao động và chủ doanh nghiệp của các công ty khác có nhân viên làm việc ở các vị trí tương tự. Đặt câu hỏi về các kỹ năng cần thiết, các nhiệm vụ liên quan và những gì họ cảm thấy trình độ là của một ứng cử viên lý tưởng.
Bắt đầu báo cáo với một cái nhìn tổng quan về vị trí. Điều này nên bao gồm chức danh, bộ phận, giám sát trực tiếp và trách nhiệm chính của vị trí. Bạn cũng nên bao gồm mục tiêu của vị trí, hoặc lý do tại sao vị trí đó là cần thiết ở vị trí đầu tiên.
Liệt kê các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến vị trí, thiết bị cần thiết và máy tính hoặc kiến thức kỹ thuật cần thiết.
Bao gồm thông tin về đào tạo sẽ được yêu cầu cho vị trí. Ví dụ: nếu công việc đòi hỏi kiến thức đặc biệt về các chương trình Microsoft Office, bạn cần quyết định xem bạn có sẵn sàng đào tạo nhân viên mới hay bạn muốn cô ấy có kiến thức này. Thông tin sau đó có thể được liệt kê như một yêu cầu hoặc là một phần của chương trình đào tạo cho vị trí này.
Thêm thông tin chi tiết về cách nhân viên mới sẽ liên quan đến các nhân viên và khách hàng khác. Điều này nên bao gồm bao nhiêu nhân viên và khách hàng sẽ dựa vào nhân viên mới, cũng như cách nhân viên mới sẽ tương tác với những người khác trong công ty và khách hàng.
Liệt kê bất kỳ yêu cầu cá nhân nào bạn cảm thấy cần thiết để thành công ở vị trí này. Ví dụ: đại diện dịch vụ khách hàng rất có thể cần phải thân thiện và dễ gần, trong khi điều quan trọng hơn là một biên tập viên phải được tổ chức tốt và có thể xử lý nhiều dự án cùng một lúc.
