Cho dù bạn là nhân viên viết báo cáo cho sếp hay chủ doanh nghiệp báo cáo cho tổng giám đốc của bạn, công cụ tốt nhất là khung "tại sao lại như thế nào". Tại sao bạn viết báo cáo này? Những thông tin nào người đọc cần biết? Làm thế nào bạn sẽ trình bày các khuyến nghị hoặc kết luận của bạn? Theo cấu trúc này sẽ cung cấp một luồng logic cho tài liệu của bạn. Nó sẽ cung cấp cho sếp hoặc giám đốc điều hành thông tin chính xác cần thiết để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
Tập trung vào lý do tại sao
Hiểu lý do tại sao bạn đang viết báo cáo. Điều quan trọng là bạn phải rõ ràng về mục đích của báo cáo, nếu không, bạn có thể điều chỉnh văn bản của mình cho đối tượng sai hoặc bỏ qua thông tin quan trọng. Đặt câu hỏi nếu cần thiết. Nếu báo cáo sẽ được phân phối cho nhiều bộ phận, hãy xem xét liệu bạn có nên bao gồm các phần riêng lẻ giải quyết các mối quan tâm của từng bộ phận hay không.
Quyết định những thông tin cần bao gồm
Thu thập thông tin bạn cần, chẳng hạn như dữ liệu tài chính, biểu đồ và đồ thị. Phỏng vấn những người có ý kiến liên quan đến báo cáo của bạn. Sau đó, quyết định điểm hoặc điểm quan trọng nhất mà bạn nghĩ khán giả cần biết. Bắt đầu bằng cách viết một vài đoạn làm nổi bật các điểm nổi bật hoặc cấu trúc thông tin của bạn thành một danh sách các mục gạch đầu dòng.
Quyết định cách trình bày khuyến nghị của bạn
Cung cấp cho báo cáo một tiêu đề. Mô tả ngắn gọn các chi tiết của bài tập hoặc lý do để viết báo cáo. Mô tả phương pháp thu thập thông tin của bạn. Tổ chức cơ thể của báo cáo một cách hợp lý, ví dụ, theo các chủ đề cốt lõi. Hãy chắc chắn bao gồm đủ thông tin để cho thấy rằng bạn đã điều tra kỹ lưỡng đối tượng. Kết thúc báo cáo với kết luận hoặc khuyến nghị của bạn, dựa trên những phát hiện của bạn.
Thêm một Tóm tắt điều hành
Quay trở lại phần đầu của báo cáo của bạn và thêm một hoặc hai đoạn tổng hợp các điểm chính của báo cáo. Ngoài ra, sử dụng các gạch đầu dòng để cấu trúc ý tưởng của bạn. Tóm tắt điều hành có thể là tất cả những gì sếp của bạn có thời gian để đọc, vì vậy hãy chắc chắn bao gồm tất cả các thông tin thích hợp. Tóm lại, báo cáo là về cái gì? Những phát hiện chính là gì? Bạn đề xuất hoặc đề nghị gì? Chuyện gì xảy ra tiếp theo? Chỉnh sửa tóm tắt của bạn cho đến khi nó cung cấp bản chất của báo cáo của bạn trong thời gian đọc một hoặc hai phút.
Định dạng Báo cáo
Nếu có hướng dẫn về phong cách công ty, hãy chắc chắn rằng bạn tuân theo nó. Mặt khác, định dạng báo cáo theo kiểu dễ đọc, giúp bản sao dễ quét nhất có thể. Sử dụng các tiêu đề rõ ràng để phân tách các chủ đề; điều này giúp sếp của bạn dễ dàng tìm thấy trang có liên quan trong báo cáo. Xem xét làm nổi bật các sự kiện quan trọng trong phông chữ lớn hoặc in đậm. Tổ chức bất kỳ báo cáo tài chính, tài liệu in hoặc tài liệu hỗ trợ khác trong một phụ lục ở cuối báo cáo.
Kiểm tra và hiệu đính
Kiểm tra báo cáo cho đúng chính tả và ngữ pháp. Kiểm tra chính tả trực tuyến và kiểm tra ngữ pháp là hữu ích nhưng chúng không luôn cho phép ngữ cảnh.Nếu có thể, hãy nhờ ai đó đọc lại báo cáo bằng con mắt tinh tường để tìm lỗi. Yêu cầu người đọc thử phê bình báo cáo nói chung. Bạn đã để lại một suy nghĩ dang dở? Bạn đã sử dụng thuật ngữ công nghiệp một cách nhất quán? Có dễ hiểu không? Đừng cố gắng gây ấn tượng với vốn từ vựng xuất sắc của bạn - thay vào đó hãy cố gắng để rõ ràng.
