Kiểm soát nội bộ là các chính sách và thủ tục mà doanh nghiệp đưa ra để bảo vệ tài sản của mình, đảm bảo dữ liệu kế toán của mình là chính xác, tối đa hóa hiệu quả hoạt động và thúc đẩy bầu không khí tuân thủ của nhân viên. Có ba loại kiểm soát nội bộ chính: thám tử, phòng ngừa và khắc phục.
Kiểm soát nội bộ thám tử
Kiểm soát nội bộ thám tử được thiết kế để tìm lỗi sau khi chúng đã xảy ra. Chúng phục vụ như một phần của hệ thống kiểm tra và cân bằng và để xác định mức độ hiệu quả của các chính sách. Ví dụ bao gồm số lượng tiền mặt bất ngờ, kiểm kê, xem xét và phê duyệt công việc kế toán, kiểm toán nội bộ, đánh giá ngang hàng và thực thi các mô tả công việc và kỳ vọng. Kiểm soát nội bộ thám tử cũng giúp bảo vệ tài sản. Chẳng hạn, nếu một nhân viên thu ngân không biết khi nào ngăn kéo tiền mặt của cô ấy sẽ được tính, cô ấy có thể sẽ trung thực hơn.
Kiểm soát nội bộ phòng ngừa
Kiểm soát nội bộ phòng ngừa được đưa ra để giữ lỗi và bất thường xảy ra. Trong khi kiểm soát thám tử thường xảy ra bất thường, kiểm soát phòng ngừa thường xảy ra một cách thường xuyên. Chúng bao gồm từ việc khóa tòa nhà trước khi rời đi để nhập mật khẩu trước khi hoàn thành giao dịch. Các biện pháp kiểm soát phòng ngừa khác bao gồm kiểm tra độ chính xác của văn thư, sao lưu dữ liệu máy tính, kiểm tra ma túy của nhân viên, chương trình đào tạo và huấn luyện nhân viên, phân biệt nhiệm vụ, nghỉ phép thực thi, phê duyệt trước khi xử lý giao dịch và kiểm soát vật lý đối với tài sản (khóa tiền an toàn, ví dụ).
Kiểm soát nội bộ khắc phục
Như tên cho thấy, các kiểm soát nội bộ khắc phục được đưa ra để sửa bất kỳ lỗi nào được tìm thấy bởi các kiểm soát nội bộ thám tử. Khi xảy ra lỗi, nhân viên nên làm theo bất kỳ quy trình nào đã được đưa ra để sửa lỗi, chẳng hạn như báo cáo vấn đề cho người giám sát. Các chương trình đào tạo và kỷ luật tiến bộ đối với các lỗi là các ví dụ khác về kiểm soát nội bộ khắc phục.
Hạn chế
Điều quan trọng cần lưu ý là các biện pháp kiểm soát nội bộ, trong khi hiệu quả, không phải là sự đảm bảo rằng các mục tiêu của công ty sẽ được đáp ứng. Lỗi của con người và lỗi máy tính không được tính bởi các kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ cho rằng nhân viên trung thực và họ sẽ không bỏ qua các hướng dẫn hoặc thay đổi dữ liệu để mang lại lợi ích cho mình.
