Một mục tiêu quan trọng của bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào là bảo vệ tài sản. Bởi vì các quy trình trả lương ảnh hưởng đến cả nguồn nhân lực và tài chính, các vấn đề hoặc điểm yếu trong kiểm soát nội bộ tiền lương có thể tốn kém. Nhận thức được những rủi ro vốn có của quy trình trả lương, hiểu được ảnh hưởng tiềm năng của chúng và biết cách giải quyết chúng có thể dẫn đến việc ngăn chặn tổn thất đáng kể theo thời gian.
Rủi ro
Rủi ro trong quy trình trả lương bao gồm các vấn đề về báo cáo tài chính, chẳng hạn như thiếu lương và các khoản nợ liên quan đến lợi ích của nhân viên hoặc phân loại sai chi phí lao động giữa giá vốn hàng bán (COGS) và chi phí bán hàng, chung và hành chính (SG & A). Hiệu quả hoạt động có thể bị tổn hại bằng cách trả lương cho nhân viên ảo hoặc bị chấm dứt (thường là kết quả của sự thông đồng) và bằng cách sử dụng mức lương và mức lương không chính xác. Việc tuân thủ quy định bị xâm phạm thông qua việc vi phạm luật về tiền lương và giờ của liên bang và tiểu bang hoặc vi phạm các quy định của Sở Thuế vụ (IRS) liên quan đến nhân viên so với các nhà thầu độc lập.
Va chạm
Tác động tiềm tàng về tài chính, uy tín và pháp lý của các vấn đề về tiền lương rất khác nhau tùy thuộc vào thời gian, quy mô và tính chất của chúng. Hiểu được tác động mà một sự kiện có thể có là quan trọng trong việc biết cách giải quyết nó một cách thích hợp. Các doanh nghiệp phải xem xét những điều sau: Lỗi báo cáo tài chính có thể làm tăng phí kiểm toán bên ngoài. Dữ liệu tài chính không chính xác có thể dẫn đến các quyết định quản lý kém và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các nhà đầu tư và các bên liên quan khác, chẳng hạn như các chủ nợ. Thanh toán cho nhân viên ảo và tỷ lệ chi trả không chính xác có thể tác động tiêu cực đến thanh khoản và tăng gánh nặng thuế. Vi phạm luật tiền lương và giờ hoặc quy định của IRS có thể dẫn đến tiền phạt đáng kể, phí pháp lý, tỷ lệ doanh thu nhân viên cao hơn và mất danh tiếng.
Giảm nhẹ
Bạn có thể giảm khả năng hoặc tác động của vấn đề tiền lương nếu bạn thực hiện kiểm soát tiền lương mạnh mẽ. Tuy nhiên, lợi ích của việc thực hiện kiểm soát tiền lương không nên vượt quá chi phí. Tài khoản tiền lương thường xuyên và kịp thời và đối chiếu dữ liệu vào sổ cái chung và dữ liệu của bộ xử lý bên thứ ba, truyền tệp và các hồ sơ khác có thể ngăn chặn hoặc phát hiện các sai sót tài chính. Đánh giá phân loại lao động của nhân viên giữa chi phí trực tiếp và gián tiếp có thể giúp xác định các vấn đề phân loại. Phân chia nhiệm vụ giữa nhập dữ liệu bảng lương, xử lý và ủy quyền thanh toán và nhân viên phát hành là lý tưởng nhưng có thể khó khăn trong các công ty nhỏ với nguồn lực hạn chế. Đánh giá quản lý cấp cao hơn, phê duyệt và truyền thông về mức lương, thay đổi tỷ lệ, thăng tiến nhân sự, thay đổi công việc và chấm dứt có thể phù hợp khi việc phân chia nhiệm vụ không hiệu quả về chi phí. Các chương trình đào tạo quản lý và giám sát phù hợp cho các vấn đề pháp lý và nhân sự có thể giúp tăng sự tuân thủ quy định.
Giám sát
Bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng có thể trở nên không hiệu quả theo thời gian khi nhân sự và quy trình kinh doanh thay đổi thông qua tăng trưởng hoặc thông qua quản lý không phù hợp ghi đè các quy trình kiểm soát. Tiến hành đánh giá định kỳ các rủi ro tiềm ẩn và xem xét thiết kế và hiệu quả của kiểm soát tiền lương để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp và hiệu quả về chi phí.
