Nhiều chủ doanh nghiệp sợ viết thư sưu tập và xin lỗi chính thức vì sợ xa lánh hoặc xúc phạm thêm khách hàng của họ. Trong cả hai trường hợp, bạn phải giải quyết một mối quan tâm quan trọng và đồng thời duy trì thiện chí của khách hàng. Khi bạn hiểu một số nguyên tắc cơ bản về cách viết thư giải quyết vấn đề, bạn sẽ tìm hiểu cách các loại thư này có thể được viết theo cách tạo thiện chí.
Định dạng và Phong cách
Có thể hữu ích khi nghĩ về một lá thư giải pháp vấn đề như một bài tiểu luận thu nhỏ được viết theo định dạng thư kinh doanh. Thực hiện theo cùng một định dạng, áp dụng cùng một kiểu và sử dụng cùng một phông chữ Times New Roman 12 điểm giống như trong bất kỳ thư kinh doanh nào. Những thay đổi duy nhất bạn nên thực hiện là trong các từ được sử dụng trong phần thân và phần kết thúc. Hầu hết các chữ cái giải pháp vấn đề cũng bao gồm thùng. Chỉ ra điều này bằng cách gõ vào Enclosures, một dòng bên dưới phần đóng và sau đó liệt kê tên của từng tài liệu bạn đưa vào cùng với chữ cái.
Nhấn mạnh những từ tích cực
Các chữ cái ngắn, trực tiếp và được cá nhân hóa làm giảm cơ hội hiểu lầm và thường hiệu quả nhất. Ngoài ra, những từ có khuynh hướng tích cực có nhiều khả năng tạo ra phản ứng tích cực. Phòng thí nghiệm Viết trực tuyến của Đại học Purdue gợi ý rằng bạn nên tránh những từ và cụm từ như không may, khỏe, không thể, vấn đề khó khăn và lỗi thời, truyền tải những sự thật khó chịu. Thay vào đó, hãy nhấn mạnh những gì bạn có thể hoặc sẵn sàng làm hơn là những gì bạn không thể hoặc sẽ không làm.
Khai mạc và bế mạc
Mở và đóng thư bằng các câu lệnh đơn giản, trực tiếp. Một tuyên bố mở đầu như là Cảm ơn bạn đã dành thời gian để giải thích mối quan tâm của bạn về các tài liệu tham khảo của CHUYÊN và xác định vấn đề. Đóng với một tuyên bố nhấn mạnh mong muốn của bạn để giữ gìn mối quan hệ. Các tuyên bố như "Chúng tôi đánh giá doanh nghiệp của bạn" hoặc "Chúng tôi khuyên bạn nên cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao mà bạn mong đợi từ công ty chúng tôi" là hai ví dụ phổ biến.
Cơ thể
Trong đoạn thân đầu tiên, hãy tham khảo thông tin cơ bản có liên quan và bất kỳ thông tin liên lạc nào trước đây để cho thấy rằng bạn hiểu mối quan tâm của khách hàng. Đưa ra một giải pháp rõ ràng, cụ thể cho vấn đề - bao gồm các cử chỉ và hành động thiện chí mà bạn đã thực hiện hoặc dự định thực hiện - trong đoạn thứ ba.Ví dụ: nếu bạn đang viết thư thu thập yêu cầu đầu tiên, hãy lưu ý hồ sơ thanh toán tốt trước đó của khách hàng, nhưng nhắc nhở khách hàng về ngày đến hạn thanh toán. Như một giải pháp, đề nghị làm việc với khách hàng để thiết lập các thỏa thuận thanh toán thay thế hoặc gia hạn ngày thanh toán để đổi lấy một cuộc gọi điện thoại trả lại.
