Trong kinh doanh, một khiếu nại của khách hàng có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và cần được xử lý thích hợp. Nếu bạn có một vài khách hàng có trải nghiệm tồi và doanh nghiệp chọn bỏ qua nó hoặc không làm gì thì bạn sẽ không chỉ mất doanh nghiệp đó mà còn là doanh nghiệp của mọi người mà họ biết. Nếu một người đã gửi đơn khiếu nại qua thư hoặc qua email và cô ấy nhận được phản hồi thư mẫu, điều đó có thể làm tăng sự không hài lòng; khách hàng muốn được lắng nghe Giải quyết một khiếu nại cá nhân của khách hàng. Có một quy trình có thể được sử dụng để đảm bảo các khiếu nại của khách hàng được xử lý hiệu quả. Điều này tạo ra một mối quan hệ nơi khách hàng cảm thấy có giá trị và trở lại trong tương lai.
Xin lỗi khách hàng và đề cập cụ thể đến khiếu nại. Xin lỗi cho thấy rằng bạn thừa nhận khiếu nại và thực sự xin lỗi về vấn đề này. Điều này nên được thực hiện bằng lời nói của bạn và với lòng từ bi. Nếu bạn đưa ra phản hồi chi tiết cho khiếu nại của khách hàng, điều đó cũng cho thấy rằng bạn đã suy nghĩ về vấn đề này và đã không loại bỏ khiếu nại là chuyện nhỏ.
Xác nhận khiếu nại ngay khi nhận được, cho dù khiếu nại được thực hiện trực tiếp hoặc qua thư và email. Nếu đó là người trực tiếp, hãy lắng nghe khiếu nại của người mà không bị gián đoạn. Nếu đó là qua thư hoặc email, hãy gửi phản hồi qua thư hoặc email thông báo cho người bạn đã nhận được khiếu nại và sẽ liên lạc ngay.
Giải thích cho khách hàng những gì bạn đang làm để làm cho nó đúng. Don Patrick tạo ra lý do cho một sai lầm mà doanh nghiệp của bạn đã làm. Khách hàng không quan tâm đến việc nó đã xảy ra như thế nào. Khách hàng chỉ quan tâm đến những gì bạn sẽ làm để khắc phục nó. Nếu bạn cho thấy rằng bạn sẵn sàng sửa chữa một vấn đề, bạn có nhiều khả năng làm hài lòng họ và tiếp tục làm ăn với họ.
Nói với họ rằng kinh doanh trong tương lai là rất quan trọng với bạn. Luôn cung cấp cho khách hàng một cách để liên lạc với bạn qua điện thoại hoặc bằng địa chỉ email của bạn. Hỏi về phản hồi của họ về cách họ xử lý khiếu nại và bao gồm một phiếu quà tặng yêu cầu một cơ hội khác để làm kinh doanh với họ. Theo dõi email hoặc thư của bạn. Hỏi khách hàng nếu họ đã quay lại cửa hàng và kinh nghiệm là gì.
Viết đơn khiếu nại. Bao gồm khi bạn nhận được khiếu nại, cách xử lý khiếu nại và bất kỳ liên hệ tiếp theo nào bạn có với khách hàng. Bao gồm những gì có thể được thực hiện để tránh khiếu nại này trong tương lai. Càng nhiều thông tin bạn có thể bao gồm, bạn càng có khả năng quản lý khiếu nại tốt hơn nếu nó xảy ra lần nữa.
