Một người quản lý văn phòng, đôi khi được gọi là nhân viên tiếp tân hoặc nhân viên bán hàng, hoàn thành một số lượng lớn các vai trò. Vị trí đối mặt với khách hàng này, thường được tìm thấy trong ngành khách sạn, phục vụ cả giao diện với khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh tại văn phòng. Mặc dù trách nhiệm và bồi thường khác nhau đáng kể từ tổ chức này đến tổ chức khác và ngay cả trong các công ty, nhiều người quản lý văn phòng chính chia sẻ một số nhiệm vụ cơ bản.
Giao diện khách hàng
Các nhà quản lý văn phòng thường giao tiếp với khách hàng, thường chào hỏi họ khi họ vào cơ sở, trả lời các câu hỏi và tạo doanh số. Theo một mô tả công việc chung được đăng trên trang web việc làm Career Builder, các nhà quản lý văn phòng có thể nhận và xử lý các khoản thanh toán từ khách hàng và cung cấp biên lai khi cần thiết. Trong một số trường hợp, theo Career Builder, các nhà quản lý văn phòng cũng xử lý các khách hàng hoặc khách gặp rắc rối và thu hút nhân viên an ninh thích hợp để giải quyết các mối lo ngại về an ninh của khách hàng. Tùy thuộc vào tổ chức, người quản lý văn phòng có thể giao tiếp với tất cả khách hoặc chỉ với những người được coi là nhạy cảm hoặc quan trọng.
Quản lý văn phòng
Quản lý văn phòng mặt trận đảm bảo văn phòng phía trước của doanh nghiệp tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả. Quản lý văn phòng có thể liên quan đến việc phân tích chi tiêu để giảm thiểu chi phí, theo một mô tả công việc được đăng trên trang web của khách sạn Hotel Mule, và một số nhà quản lý xem xét nhật ký hàng ngày để duy trì nhận thức về hoạt động kinh doanh. Các nhà quản lý văn phòng nên làm quen với các ứng dụng văn phòng điển hình như bảng tính và trình xử lý văn bản. Theo trang web việc làm The Fool Fool, nhân viên ở vị trí này cũng có thể sử dụng các hệ thống độc quyền của công ty để duy trì hoạt động kinh doanh.
Quản lý trải nghiệm khách hàng
Nhân viên ở vị trí quản lý văn phòng có trách nhiệm đáng kể trong việc đảm bảo khách hàng và khách nhận được dịch vụ mẫu mực. Ngoài việc đơn giản là tương tác với khách hàng và giải quyết các vấn đề bảo mật, các nhà quản lý văn phòng cũng đóng vai trò là một điểm liên lạc duy nhất cho các khiếu nại của khách hàng và các vấn đề leo thang. Người quản lý văn phòng có thể phê duyệt mức giá khuyến mại để đáp ứng các cuộc đàm phán của khách hàng, theo một mô tả công việc được đăng trên Hotel Mule, và một số người quản lý văn phòng có quyền giảm giá, tín dụng dịch vụ hoặc dịch vụ miễn phí cho khách không hài lòng. Các nhà quản lý văn phòng cũng có thể làm việc với các nhóm khác trong doanh nghiệp, như dọn phòng và bảo trì, để đảm bảo khách nhìn thấy một tài sản sạch sẽ, hoạt động đầy đủ khi đến nơi.
Giám sát nhân viên
Tùy thuộc vào tổ chức, người quản lý văn phòng có thể chịu trách nhiệm giám sát các thành viên của nhân viên khách sạn. Nhiệm vụ giám sát, theo The Fool, có thể bao gồm việc sắp xếp lịch trình nhân sự để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, lập kế hoạch và phân công công việc, và phát triển thông tin liên lạc của nhân viên. Các nhà quản lý văn phòng có thể lên kế hoạch và tiến hành các cuộc họp nhân viên định kỳ và thậm chí hợp tác với các trưởng bộ phận khác để đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ của tổ chức. Trong một số trường hợp, nhân viên ở vị trí này phát triển và đào tạo để giúp nhân viên luôn theo kịp các thay đổi trong hoạt động kinh doanh.
