Bạn có thể có doanh nghiệp lớn nhất thế giới, nhưng không quảng bá công ty của bạn và các sản phẩm mà nó cung cấp, sẽ không ai biết bạn tồn tại. Đó là nơi một bộ phận truyền thông tốt đến.
Cho dù doanh nghiệp của bạn chỉ mới bắt đầu, một công ty cỡ trung bình hoặc một tập đoàn lớn, việc có một bộ phận truyền thông là rất quan trọng để hiểu rõ về doanh nghiệp của bạn và những gì bạn làm.
Bộ phận truyền thông có thể đảm nhận quan hệ công chúng hoặc bộ phận công vụ của bạn. Bộ phận làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo nó hiểu được sự năng động của doanh nghiệp của bạn và thông tin cần thiết để truyền đạt. Bộ phận truyền thông đóng một vai trò quan trọng trong thành công của một tổ chức.
Vai trò của truyền thông doanh nghiệp
Vai trò của truyền thông doanh nghiệp là thiết lập thương hiệu của bạn, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và có được khách hàng mới. Khi được thực hiện tốt, giao tiếp trong công ty sẽ không chỉ giúp bạn có được khách hàng mới mà còn khuyến khích khách hàng hiện tại của bạn trung thành với thương hiệu của bạn. Truyền thông doanh nghiệp bao gồm phương tiện truyền thông xã hội, quan hệ truyền thông, sự kiện khách hàng và quảng cáo.
Mục tiêu truyền thông của công ty cũng nên bao gồm thông tin liên lạc nội bộ công ty. Điều này giúp ban quản lý giữ cho các nhân viên khác biết về những gì đang diễn ra và giúp củng cố các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn. Thông tin liên lạc nội bộ bao gồm các bản tin công ty, email thường xuyên và các sự kiện xây dựng đội ngũ nhân viên.
Trong hầu hết các trường hợp, bộ phận truyền thông của bạn được lãnh đạo bởi một giám đốc truyền thông hoặc người quản lý. Đây là người giúp bạn lập chiến lược về phương pháp giao tiếp bên ngoài và bên trong nào sẽ hiệu quả nhất cho công ty của bạn. Cô ấy cũng sẽ thực hiện các chiến lược bạn chọn, một mình hoặc với một nhóm truyền thông.
Nếu bạn có một công ty rất nhỏ, vai trò của giám đốc truyền thông có thể là một công việc được đưa vào một vị trí khác. Chẳng hạn, nhóm bán hàng của bạn có thể là những người điều hành các tài khoản truyền thông xã hội của bạn hoặc nhân viên của bạn có thể đưa vào các sự kiện của khách hàng.
Dù bộ phận truyền thông trông như thế nào tại công ty của bạn, nó nên tồn tại dưới một hình thức nào đó để bạn có thể đáp ứng các mục tiêu truyền thông của công ty.
Chức năng của một phòng truyền thông
Có nhiều chức năng của một bộ phận truyền thông. Bạn có thể thấy rằng công ty của bạn cần nhiều hơn những người khác. Bạn cũng có thể thấy rằng một số chức năng của bộ phận truyền thông hoạt động tốt hơn những chức năng khác cho ngành và thương hiệu cụ thể của bạn.
Chức năng của một bộ phận truyền thông bao gồm:
- Quản lý trang web và phương tiện truyền thông xã hội của bạn, bao gồm làm việc với các nhà phát triển trang web, đăng cập nhật phương tiện truyền thông xã hội thường xuyên và thu hút mọi người trên các kênh truyền thông xã hội của bạn.
- Quản lý blog, bao gồm tạo lịch biên tập có liên quan, viết bài và làm việc với các dịch giả tự do để tạo nội dung.
- Chạy các chương trình khuyến mãi, trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc tại các địa điểm.
- Tổ chức các sự kiện, chẳng hạn như cơ hội giáo dục liên tục, máy trộn mạng hoặc một ngôi nhà mở.
- Giám sát các mối quan hệ truyền thông, bao gồm viết và phân phối các bản tin, trả lời các câu hỏi của giới truyền thông và duy trì một bộ phương tiện truyền thông về công ty của bạn.
- Nói trước công chúng, bao gồm đại diện cho công ty của bạn trong môi trường công cộng và chuẩn bị giám đốc điều hành để phát biểu tại các sự kiện như hội nghị tin tức.
- Quản lý tài liệu tiếp thị, bao gồm tài liệu quảng cáo, bản tin và bưu phẩm.
- Tìm kiếm cơ hội cho quảng cáo, cho dù là in ấn, trên TV hoặc trực tuyến.
- Xử lý thông tin liên lạc khủng hoảng khi một sự kiện đe dọa đến an toàn công cộng hoặc danh tiếng của công ty bạn, chẳng hạn như một cái chết do tai nạn, sự cố tràn hoặc độc hại.
- Tạo và thực hiện một kế hoạch truyền thông hàng năm, thường kết hợp với các bộ phận khác.
- Giám sát truyền thông nội bộ công ty, bao gồm thông báo nội bộ và đào tạo.
Tất cả các chức năng này của một bộ phận truyền thông giúp củng cố các nỗ lực tiếp thị, công ty và thương hiệu của bạn. Họ giúp đảm bảo mọi người trong công ty của bạn đều ở trên cùng một trang khi nói đến cách công ty của bạn được thể hiện và hình ảnh công khai mà bạn có. Các chức năng này cũng xây dựng niềm tin của khách hàng và khách hàng vì họ sẽ biết những gì mong đợi từ công ty của bạn. Thông qua các liên lạc của bạn, họ sẽ hiểu được tuyên bố sứ mệnh, giá trị, đối tượng mục tiêu, tính cách của bạn và các sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp. Khách hàng và khách hàng của bạn càng tin tưởng, họ càng có nhiều khả năng tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Người quản lý truyền thông làm gì?
Vai trò của truyền thông doanh nghiệp là một trong những quan trọng. Bạn muốn có ai đó giám sát các mục tiêu truyền thông của công ty bạn, những người có kỹ năng và khả năng thực hiện tất cả các chức năng của truyền thông quan trọng đối với công ty của bạn.
Tìm một người quản lý truyền thông có kinh nghiệm là bước đầu tiên để thiết lập bộ phận truyền thông của bạn. Người này có thể báo cáo cho giám đốc truyền thông và sẽ phụ trách một loạt các nhiệm vụ quan trọng, vì vậy bạn muốn đảm bảo rằng bạn tìm thấy ai đó có khả năng và năng lực. Lý tưởng nhất là người này sẽ có kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể của bạn để đường cong học tập không quá dốc. Mặc dù rất hữu ích khi thuê một người có bằng cấp về truyền thông, quan hệ công chúng hoặc một lĩnh vực tương tự, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết nếu người đó có một lượng kinh nghiệm đáng kể có liên quan.
Khi nói đến vai trò của người quản lý truyền thông, người đó làm gì phụ thuộc vào vai trò của truyền thông doanh nghiệp tại công ty bạn. Bạn có thể cần ai đó chỉ tập trung vào tiếp thị internet, chẳng hạn như trang web, blog và phương tiện truyền thông xã hội. Bạn có thể muốn ai đó có thể nghiên cứu quảng cáo in ở các thành phố địa phương hoặc người có thể đưa ra và đưa vào các sự kiện tuyệt vời. Bạn có thể chỉ muốn thuê một người quản lý truyền thông để giám sát truyền thông nội bộ hoặc xây dựng mạng nội bộ của công ty.
Những gì một người quản lý truyền thông cũng làm phụ thuộc vào quy mô của bộ phận truyền thông của bạn. Nếu bạn có nhóm một người, người quản lý truyền thông sẽ xử lý nhiều chức năng hơn so với nếu bạn có một bộ phận truyền thông lớn. Với một nhóm nhỏ hơn, bạn sẽ phải ưu tiên những gì bạn có người quản lý truyền thông của mình làm vì anh ta sẽ chỉ có quá nhiều thời gian để thực hiện công việc của mình. Nếu anh ta giám sát một bộ phận truyền thông, anh ta có thể sẽ thuận tay hơn khi thực hiện các công việc hàng ngày và đảm nhận vai trò quản lý, hình ảnh lớn hơn. Khi bạn có một bộ phận truyền thông, bạn có thể có một người quản lý internet, một người quản lý quảng cáo, một người quản lý quan hệ công chúng và một người quản lý truyền thông nội bộ.
Vai trò của người quản lý hoặc giám đốc truyền thông cũng thay đổi tùy thuộc vào việc doanh nghiệp là một công ty khởi nghiệp hay một công ty thành lập hơn. Trong một công ty khởi nghiệp, giám đốc truyền thông sẽ dành nhiều thời gian để tạo ra chiến lược, phát triển thương hiệu, nghiên cứu thị trường mục tiêu, thử nghiệm các kỹ thuật truyền thông và tạo tài sản thế chấp của công ty. Đây là tất cả những điều cần phải được thực hiện trước khi một kế hoạch truyền thông được đưa ra.
Trong một công ty dày dạn hơn, giám đốc truyền thông có một cơ sở để bắt đầu. Rất nhiều nền tảng và nghiên cứu đã được thực hiện. Mặc dù có thể có cơ hội để phát triển một chiến lược và thương hiệu mới, một giám đốc truyền thông hoặc giám đốc truyền thông tại một công ty được thành lập có thể dành nhiều thời gian hơn để mở rộng những gì đã được thực hiện trước đó hoặc tìm ra những lĩnh vực mới để khám phá.
Khi chọn ai đó làm giám đốc truyền thông của công ty bạn, hãy chắc chắn rằng bạn tìm thấy một người có kỹ năng giao tiếp và con người mạnh mẽ, có tổ chức và có thể xử lý rất nhiều dự án dưới áp lực thời hạn. Họ nên sáng tạo, có khả năng viết rõ ràng và là một người chơi nhóm.
Với chiến lược truyền thông và giám đốc truyền thông phù hợp, bộ phận truyền thông của bạn chắc chắn sẽ phát triển mạnh.
