Tiến hành đánh giá quy trình kinh doanh hiệu quả đảm bảo rằng hoạt động của công ty bạn tạo ra kết quả mong muốn theo cách hiệu quả nhất. Ví dụ: bạn có thể tiến hành đánh giá quy trình kinh doanh trước khi mua phần cứng hoặc phần mềm mới. Để tiến hành đánh giá quy trình kinh doanh, tập hợp một nhóm người đại diện cho tất cả các cấp của tổ chức bị ảnh hưởng bởi bất kỳ thay đổi nào đối với quy trình kinh doanh hiện tại. Lắp ráp đúng người có thể giúp bạn xác định các vấn đề, xác định các cải tiến tiềm năng, phân công người quản lý dự án, thực hiện các sửa chữa nhanh chóng và phát triển một kế hoạch dài hạn.
Lập bản đồ quy trình hiện tại của bạn. Liệt kê các quy trình kinh doanh quan trọng được sử dụng để sản xuất các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Thảo luận về các vấn đề trong môi trường hiện tại, chẳng hạn như sự chậm trễ trong việc tiếp nhận vật tư hoặc vấn đề chất lượng của nhà cung cấp. Tổ chức một loạt các cuộc họp để nhóm nghiên cứu các ý tưởng về lý do tại sao các vấn đề tồn tại và cách xử lý chúng. Tiến hành nghiên cứu để tìm hiểu làm thế nào các công ty khác xử lý các vấn đề tương tự. Sử dụng các công cụ ánh xạ quy trình kinh doanh miễn phí, như Gliffy, Bonita Open Solution hoặc Questetra BPM, để ghi lại quy trình hiện tại của bạn.
Xem xét các quy trình kinh doanh được ghi lại để đảm bảo các chi tiết phản ánh chính xác cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: phân phối các quy trình xử lý sự cố cho tất cả các nhân viên xử lý các cuộc gọi dịch vụ khách hàng. Quan sát nhân viên bằng cách sử dụng các quy trình và ghi chú mọi sai lệch để xác định xem nhân viên có cần thêm kỹ năng, kiến thức, đào tạo hoặc kinh nghiệm để làm cho quy trình kinh doanh hoạt động hiệu quả hay không.
Xác định những thay đổi tiềm năng. Xác định cách thay đổi có thể ảnh hưởng đến các thủ tục hiện tại. Quan sát nhân viên hoàn thành nhiệm vụ để xác nhận các giả định. Nhân viên phỏng vấn để thu thập ý kiến của họ về các vấn đề quy trình mà tổ chức của bạn phải đối mặt. Thực hiện khảo sát hoặc điều hành các nhóm tập trung để thu thập ý tưởng của họ để cải thiện. Don Tiết cho rằng bạn biết giải pháp phù hợp, chẳng hạn như mua phần cứng hoặc phần mềm mới mà không hiểu hệ thống mới ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào.
Thiết kế một quy trình mới. Thiết kế lại các quy trình kinh doanh liên quan đến việc đảm bảo rằng tất cả các quy trình cho các chức năng của công ty phù hợp với các mục tiêu chiến lược hiện tại. Tinh chỉnh quy trình dựa trên phân tích được tiến hành như một phần của đánh giá quy trình kinh doanh. Xem lại quy trình mới của bạn với nhóm để xác định sự phụ thuộc giữa các tổ chức và các vấn đề tiềm ẩn. Tài liệu tất cả các thay đổi được đề xuất bởi nhóm đánh giá quy trình kinh doanh và công bố kết luận trong một bản tin, email hoặc cơ chế giao tiếp khác của công ty.
Đánh giá việc thực hiện của bạn. Đo lường các hoạt động vận hành, chẳng hạn như sự hài lòng của khách hàng, lỗi sản phẩm hoặc chi phí, để xác định xem các cải tiến do đánh giá của bạn có ảnh hưởng hay không. Tiến hành đánh giá tiếp theo và điều chỉnh các quy trình của bạn cho phù hợp nếu không có cải tiến nào được thực hiện trong khung thời gian dự kiến.
