Những đóng góp tưởng niệm thay cho những bông hoa là một cách phổ biến để tôn vinh một nhân viên sau khi họ qua đời. Ngoài việc thể hiện sự đồng cảm với gia đình nhân viên, một đóng góp tưởng niệm cũng cho phép doanh nghiệp của bạn đóng góp cho sự nghiệp xứng đáng. Việc quyên góp cho một tổ chức từ thiện thường được kèm theo một bức thư đóng góp tưởng niệm để đảm bảo rằng người quá cố được vinh danh đúng mức cho sự đóng góp.
Định dạng thư đóng góp tưởng niệm
Thư đóng góp tưởng niệm là một loại thư kinh doanh chính thức, có nghĩa là nó phải chứa địa chỉ của tổ chức từ thiện mà quyên góp sẽ được thực hiện, một lời chào, văn bản cơ thể và một khối chữ ký chính thức. Lời chào có thể được viết là Gửi cho ai mà nó có thể quan tâm đến tổ chức nếu tổ chức từ thiện không chỉ định một người sẽ chỉ đạo quyên góp.
Ngoài việc bao gồm địa chỉ từ thiện trong tiêu đề của bức thư, địa chỉ của một thành viên gia đình của người chết cũng nên được đưa vào, vì hầu hết các tổ chức từ thiện sẽ thông báo cho gia đình về món quà khi nhận được. Ngoài ra, điều quan trọng là bao gồm địa chỉ của bạn trong thư đóng cửa để có thể gửi biên lai thuế cho bạn từ tổ chức từ thiện.
Từ ngữ quyên góp
Trong khi cấu trúc của một lá thư đóng góp tưởng niệm là chính thức, nội dung của cơ thể chữ cái có thể được cá nhân hóa. Bắt đầu bức thư với tên của nhân viên có trí nhớ quyên góp, cùng với số tiền quyên góp và tên của tổ chức từ thiện sẽ nhận được quà tặng. Cũng bao gồm thông tin được chỉ định trong chương trình cáo phó hoặc tang lễ của người quá cố, chẳng hạn như một quỹ cụ thể hoặc học bổng mà tiền nên được hướng tới.
Thêm nhiều cá nhân hóa vào bức thư bằng cách hiển thị một kết nối giữa tổ chức từ thiện và nhân viên cũ của bạn. Điều này có thể bao gồm một câu chuyện cá nhân về tình yêu động vật của họ, nếu tổ chức từ thiện là một tổ chức cứu hộ động vật hoặc kết nối của họ với trẻ em, nếu tổ chức từ thiện là một bệnh viện trẻ em, chẳng hạn. Nếu không có tổ chức từ thiện nào được chỉ định bởi gia đình, thay vào đó hãy thảo luận về lý do tổ chức từ thiện được chọn bởi doanh nghiệp của bạn và cách người quá cố được kết nối với quyết định đó.
Thể hiện sự đồng cảm của bạn
Ngoài việc viết một lá thư đóng góp tưởng niệm cho tổ chức từ thiện sẽ nhận được món quà, người ta cũng thường gửi một tấm thiệp thông cảm đến gia đình đã chết còn sống sót. Bao gồm một tin nhắn được cá nhân hóa cho gia đình, cùng với một ghi chú cho biết bạn đã đóng góp cho một tổ chức từ thiện để tưởng nhớ thành viên gia đình của họ.
Không chỉ là một lá thư kinh doanh
Mặc dù một lá thư đóng góp tưởng niệm có một hình thức và chức năng cụ thể, điều đó không có nghĩa là nó phải mang tính cá nhân. Trong thực tế, điều ngược lại là đúng. Bằng cách kết hợp thông tin bạn muốn truyền tải với các chi tiết nhỏ nhớ về nhân viên cũ, bạn sẽ tạo ấn tượng ấm áp về một tổ chức chăm sóc coi trọng các thành viên của mình.
