Cách viết thư kinh doanh cho công ty

Các công ty sử dụng thư kinh doanh để giải quyết một tổ chức kinh doanh khác, để trao đổi thư từ hoặc để giải quyết các khách hàng của họ. Khách hàng, nhân viên công ty hoặc các công ty khác cũng có thể viết thư kinh doanh cho một công ty để thảo luận về các dịch vụ hoặc quan hệ đối tác khác nhau. Có các định dạng thư kinh doanh khác nhau; phổ biến nhất là định dạng khối đầy đủ. Định dạng khối đầy đủ thường được sử dụng vì nó đơn giản nhất và dễ đọc nhất, với tất cả các chữ viết được căn bên trái.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Máy tính hoặc xử lý văn bản
Địa chỉ công ty

Sử dụng máy tính hoặc trình xử lý văn bản để nhập thư kinh doanh.

Sử dụng một tiêu đề thư nếu có sẵn. Tiêu đề thư mang địa chỉ trả lại và tên đầy đủ của người gửi hoặc công ty, cũng như logo, nếu có. Trong trường hợp không có tiêu đề thư, hãy nhập tên đầy đủ và địa chỉ trả lại của công ty hoặc người gửi.

Bỏ qua một dòng sau thông tin liên lạc và nhập ngày mà bức thư được viết. Viết ra tháng, ngày và năm, chẳng hạn như, "ngày 19 tháng 9 năm 2009." Bỏ qua một dòng trước khi gõ địa chỉ bên trong.

Nhập địa chỉ bên trong. Đây là địa chỉ của người nhận và phải bao gồm tên đầy đủ của họ hoặc tên đầy đủ của công ty, theo sau là nghề nghiệp của công ty hoặc bộ phận công ty và địa chỉ đầy đủ. Bỏ qua một dòng sau nội dung này.

Gõ lời chào. Nó có thể bắt đầu bằng "Dear Mr./Mrs./Ms. (Họ)," hoặc "Dear (tên)) nếu mối quan hệ nếu không chính thức. Nó cũng có thể là "Kính gửi (chức danh công việc)" hoặc "Gửi đến ai có thể quan tâm:". Bỏ qua một dòng.

Viết thân bài. Bắt đầu bằng cách giới thiệu chủ đề trong tay trong đoạn đầu tiên. Đây có thể là một lời khen, khiếu nại hoặc theo dõi liên quan đến công ty đang được giải quyết. Một đối tượng kinh doanh thường sẽ có một khoảng thời gian giới hạn, khiến cho cơ thể trở nên ngắn gọn và cô đọng. Các đoạn văn phải được đặt cách nhau một dòng giữa mỗi đoạn. Bỏ qua một dòng trước khi gõ đóng.

Đóng thư với "Trân trọng", "Cảm ơn" hoặc một cách đóng thích hợp khác, theo sau là tên của bạn. Chữ cái đầu tiên của chữ đóng được viết hoa và kết thúc bằng dấu phẩy. Bỏ qua 4 dòng để tạo khoảng trống cho chữ ký của bạn.

Ký tên. Sử dụng bút mực đen hoặc xanh.

Lưu ý bất kỳ thùng. Điều này sẽ cho công ty biết nếu có tài liệu khác kèm theo.