Báo cáo hành động sau (AAR) là một công cụ tuyệt vời để sử dụng để đánh giá các dự án nhóm sau khi chúng được hoàn thành. Loại báo cáo này có thể rất ngắn hoặc khá dài, tùy thuộc vào phạm vi và khung thời gian của dự án được phân tích, nhưng bất kể độ dài, báo cáo luôn phục vụ cùng một mục đích: đánh giá và cải tiến.
AAR là gì?
Đơn giản, đó là một cách phản ánh về một dự án sau khi hoàn thành. Chia sẻ kết quả của dự án của bạn, cả tích cực và tiêu cực, có thể giúp các nhóm trong tương lai hoàn thành các dự án của riêng họ và tránh những cạm bẫy mà bạn gặp phải trên đường đi. Mục đích là để tối đa hóa việc học hỏi từ công việc của bạn để bạn không mắc lỗi tương tự hai lần. Mỗi thành viên trong nhóm nên đóng góp cho AAR; mỗi giọng nói đều có giá trị
Bao gồm những gì trong AAR
Lý tưởng nhất là một nhóm sẽ làm việc trên AAR với tư cách là một nhóm. Sau khi một dự án đã được hoàn thành, nhóm nên tập hợp càng sớm càng tốt để xem xét những gì đã đúng, những gì sai và những gì có thể được cải thiện. Dưới đây là một số câu hỏi nên được hỏi và trả lời cho AAR:
- Dự án này sẽ đạt được những gì?
- Những gì đã thực sự đạt được?
- Tại sao có sự khác biệt?
- Những khía cạnh của công việc dự án?
- Điều gì đã không làm việc và tại sao?
- Bạn sẽ thay đổi điều gì nếu có cơ hội thứ hai?
Ba câu hỏi đầu tiên thiết lập những gì thực sự đã xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều đồng ý. Ba câu hỏi cuối cùng cung cấp cho nhóm cơ hội để suy nghĩ về giá trị của dự án và quyết định những gì cần cải thiện.
Ví dụ về AAR
Hãy tưởng tượng một nhóm ba thành viên tại một xã hội nhân văn được giao nhiệm vụ bắt đầu một bản tin email hàng tuần. Họ mất ba tháng để tìm một nền tảng, phát triển ý tưởng nội dung và viết hai bản tin đầu tiên. Bây giờ họ đã tập hợp để đánh giá dự án và viết AAR cho người quản lý của họ. Điều này sẽ giúp nhóm đánh giá nếu có bất kỳ thay đổi nào cần được tiến hành. Nó cũng sẽ cung cấp cho người quản lý một ý tưởng về tình trạng và thành công của dự án cho đến nay.
Tóm tắt dự án:
Chúng tôi được giao nhiệm vụ phát triển và ra mắt bản tin email hàng tuần cho xã hội nhân văn. Sau khi nghiên cứu các nền tảng tạo bản tin và email khác nhau, chúng tôi đã chọn X vì nó không tốn kém nhưng phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Danh sách email ban đầu của chúng tôi bao gồm 5.000 tên mà chúng tôi đã thu thập tại sự kiện cộng đồng vào mùa hè này.
Chúng tôi đã lập một danh sách gồm ba chủ đề chúng tôi dự định sẽ đưa vào mỗi tuần trong bản tin của chúng tôi: Thú nuôi để nhận nuôi, Chăm sóc thú cưng của bạn và Tiêu điểm thú cưng. Dưới mỗi chủ đề, chúng tôi sẽ có một câu chuyện và hình ảnh ngắn. Vì mục đích chính của bản tin là tăng tỷ lệ chấp nhận, chúng tôi đã điều chỉnh các chủ đề của mình theo nhu cầu này.
Chúng tôi đã viết hai bản tin hoàn chỉnh và gửi chúng cho 5.000 người đăng ký vào danh sách email của chúng tôi. Trong tuần trước, việc áp dụng đã tăng 5 phần trăm như là kết quả trực tiếp.
Lĩnh vực cải thiện
- Chúng tôi cần giao nhiệm vụ cho một thành viên khác trong nhóm chỉnh sửa bản sao mỗi bản tin vì lỗi đã bị bỏ sót.
- Chúng tôi muốn cải thiện chất lượng ảnh và có kế hoạch đưa máy ảnh vào ngân sách của chúng tôi.
- Chúng tôi dự định tạo một cuộc khảo sát chính thức cho những người áp dụng để xác minh xem bản tin có phải là nguyên nhân của việc áp dụng tăng lên hay không. Chúng tôi dựa trên đánh giá của chúng tôi trên truyền miệng một mình.
Như bạn có thể thấy, AAR này khá ngắn nhưng nó phác thảo những gì đã hoàn thành cũng như các lĩnh vực cụ thể để cải thiện. AAR này sẽ được trao cho người quản lý để tham khảo và đánh giá trong tương lai.
