Lập kế hoạch cho một hội nghị thành công đòi hỏi phải biết các mục tiêu chiến lược lớn của tổ chức chủ nhà trước khi bắt đầu công việc về hậu cần cuộc họp cơ bản. Sử dụng các mục tiêu chiến lược của bạn, bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả làm thế nào để thu hút những người tham dự bạn muốn, chọn địa điểm phù hợp, chọn những diễn giả giỏi nhất và phát triển các tiện nghi và hoạt động hấp dẫn nhất.
Xác định mục tiêu chiến lược của bạn
Mục tiêu của một tổ chức cho một hội nghị không phải lúc nào cũng giống như các mục tiêu của người tham dự hội nghị. Tìm hiểu các lý do tổ chức vì lý do tổ chức hội nghị. Nó có thể là để thu hút và giữ chân các thành viên, tạo ra lợi nhuận, cung cấp cho các thành viên hội đồng và ủy ban một kỳ nghỉ hoặc tạo ra sự công khai truyền thông cho tổ chức.
Đặt kế hoạch chiến thuật của bạn
Khi bạn biết mục tiêu chiến lược của mình, hãy đặt mục tiêu chiến thuật để tiếp cận chúng. Chúng có thể bao gồm lựa chọn hội thảo và diễn giả để thu hút các loại người tham dự cụ thể, có triển lãm thương mại tạo doanh thu, thêm các hoạt động của vợ / chồng để tăng sự tham dự, tổ chức các chức năng xã hội như giải đấu golf hoặc du thuyền trên sông, tổ chức tiệc trao giải hoặc tiến hành bỏ phiếu hàng năm thành viên. Kế hoạch tiếp thị của bạn nên bao gồm các chiến lược quảng cáo, quan hệ công chúng, quảng cáo và truyền thông xã hội để thúc đẩy hội nghị.
Lập kế hoạch ngân sách
Xác định các mục tiêu tài chính của tổ chức cho hội nghị và xem xét các con số của bạn. Bạn có thể bị giới hạn trong một ngân sách cụ thể nếu quy ước là một chi phí. Tổ chức có thể có mục tiêu lợi nhuận hoặc bạn có thể được phép chi tiêu dựa trên doanh thu dự kiến của mình. Tạo dự đoán dựa trên doanh thu đăng ký và tài trợ lạc quan và bảo thủ.
Phác thảo chương trình nghị sự của bạn
Tiếp theo, lập kế hoạch chương trình sự kiện của bạn. Chọn ngày, địa điểm và các hoạt động của bạn. Nhiều quy ước có một chủ đề giải thích mục đích chung của sự kiện và giúp thu hút người tham dự. Bạn có thể cần thu hút đầu vào vào ngày và địa điểm tiềm năng từ hội đồng quản trị hoặc người tham dự của bạn và tiến hành truy cập trang web đến nhiều địa điểm trước khi bạn chọn một địa điểm. Xem xét thông tin về các quy ước trước để tìm hiểu về địa điểm, tham dự, hiệu quả tài chính và phản hồi của người tham dự và nhà tài trợ. Tạo một lịch bắt đầu với việc đăng ký tham dự và phác thảo mỗi ngày Lịch biểu.
Nghiên cứu nhu cầu hậu cần
Bắt đầu liên hệ với các địa điểm, diễn giả, người cung cấp thực phẩm, lựa chọn giải trí, công ty nghe nhìn, máy in và công ty du lịch. Xác định cách xử lý tiếp thị, đăng ký, tài trợ, huy hiệu, đăng ký, gian hàng triển lãm thương mại, túi quà tặng, sách chương trình và trang web. Gửi yêu cầu đề xuất cho các nhà cung cấp bên ngoài như khu nghỉ mát, cung cấp thực phẩm, sân golf và các cơ quan du lịch. Kết hợp danh sách nhà cung cấp mong muốn của bạn và chi phí.
Viết một đề xuất
Chuẩn bị một tài liệu cho thấy hội đồng quản trị hoặc nhóm hội nghị của bạn kế hoạch cho hội nghị. Bao gồm sự hiểu biết của bạn về các mục tiêu của tổ chức và cách bạn lên kế hoạch để đáp ứng các mục tiêu đó. Cung cấp một chương trình nghị sự của sự kiện với một lịch trình chi tiết hàng ngày. Trình bày một ngân sách đầy đủ. Giải thích tại sao bạn chọn chủ đề, địa điểm, chủ đề hội thảo, diễn giả và các hoạt động xã hội. Biện minh cho sự tham dự, chi phí và dự báo doanh thu của bạn dựa trên nghiên cứu của bạn.
