Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực kinh doanh đến không gian kinh doanh, rất có thể bạn sẽ được yêu cầu phát triển một đề xuất kinh doanh hoặc thư đề xuất tại một số điểm. Đây là một tài liệu được sử dụng để cung cấp cho tổ chức của bạn các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cho khách hàng tiềm năng dựa trên các tham số đã xác định như phạm vi, chi phí, dòng thời gian và ngân sách.
Những gì một đề xuất dự án? Còn được gọi là đề xuất kinh doanh hoặc thư đề xuất, tài liệu này thường có định dạng cụ thể với các yêu cầu nhất định khác nhau dựa trên ngành của bạn. Tuy nhiên, mục tiêu chính của thư đề xuất là luôn chứng minh cho khách hàng tiềm năng làm thế nào doanh nghiệp của bạn có thể giúp giải quyết các vấn đề họ đang gặp phải.
Thư đề xuất là gì?
Thư đề xuất có thể được mời bởi một doanh nghiệp hoặc không được yêu cầu. Việc trưng cầu có thể đơn giản như một khách hàng tiềm năng yêu cầu đề xuất sau cuộc gọi bán hàng hoặc là một quy trình chính thức được gọi là RFP hoặc yêu cầu đề xuất. Quá trình này thường liên quan đến nhiều tổ chức gửi các đề xuất cạnh tranh để giành được doanh nghiệp của khách hàng tiềm năng. Dựa trên ngành công nghiệp và loại RFP, đề xuất sẽ cần phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể được đưa ra bởi khách hàng tiềm năng.
Khi xử lý các đề xuất không mong muốn hoặc yêu cầu không chính thức, không có hướng dẫn chính thức nào bạn cần tuân theo. Tuy nhiên, nó rất quan trọng để tạo ra một tài liệu trả lời các câu hỏi mà khách hàng tiềm năng của bạn có thể có một cách rõ ràng và súc tích. Mặc dù có thể không có bất kỳ yêu cầu chính thức nào trong những trường hợp này, nhưng nó vẫn rất quan trọng để tuân theo cấu trúc logic và bao quát các khía cạnh quan trọng trong doanh nghiệp của bạn và cách giải quyết các vấn đề mà khách hàng tiềm năng đang giải quyết.
Một đề xuất kinh doanh hoặc thư đề xuất nên bao gồm các tiêu chí sau, bất kể ngành và quy trình:
- Thư xin việc
- Trang tiêu đề
- Mục lục
- Tóm tắt
- Tổng quan về vấn đề mà khách hàng tiềm năng đang phải đối mặt
- Mục tiêu hoặc mục tiêu của đề xuất
- Điều gì làm cho tổ chức của bạn đủ điều kiện để xử lý vấn đề
- Phạm vi, bao gồm giá cả và thời gian
- Lời kêu gọi hành động
- Thông tin liên lạc
Tiến hành nghiên cứu trước khi bắt đầu đề xuất của bạn
Trước khi bạn bắt đầu nhập đi, điều quan trọng là phải thu thập tất cả các thông tin thích hợp ở một nơi. Cố gắng tìm ra ai sẽ đọc bản đề xuất và liệu anh ta có phải là người ra quyết định hay không. Điều chỉnh đề xuất của bạn cho khán giả của bạn, đảm bảo bạn cung cấp tất cả thông tin mà họ sẽ tìm kiếm.
Tìm hiểu những loại điểm đau mà khách hàng tiềm năng đang phải đối mặt. Thiết lập cách tổ chức của bạn phù hợp nhất để giải quyết vấn đề của họ so với đối thủ cạnh tranh của bạn. Liệt kê các yếu tố khiến bạn khác biệt với các doanh nghiệp tương tự mà khách hàng tiềm năng có thể nói chuyện.
Xác định xem khách hàng tiềm năng có ngân sách hoặc dòng thời gian trong tâm trí hay không và đảm bảo rằng các nguồn lực nội bộ của bạn được căn chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đó. Khi bạn đã chọn những dịch vụ nào sẽ được sử dụng nhiều nhất cho khách hàng tiềm năng của mình, bạn sẽ cần tính toán chi phí nội bộ trước khi báo giá cho họ.
Cung cấp phạm vi của dự án
Phác thảo phạm vi của dự án là một thành phần chính của định dạng viết đề xuất. Có thông tin quan trọng này được viết ra cho bạn một khởi đầu bằng cách viết đề xuất của bạn. Hãy dành chút thời gian để phác thảo các chi tiết chính của phạm vi. Yếu tố đầu tiên là tìm ra ai sẽ thực hiện công việc trong tổ chức của bạn, ai sẽ quản lý quy trình và ai sẽ là điểm liên lạc chính cho khách hàng của bạn.
Tiếp theo, bạn sẽ cần thiết lập chính xác những gì cần phải làm để giúp khách hàng quản lý các điểm đau của họ. Phác thảo các bước mà tổ chức của bạn sẽ thực hiện và quy trình bạn sẽ sử dụng để giải quyết các vấn đề tiềm năng của trò chơi. Bạn cũng nên liệt kê các số liệu mà tổ chức của bạn sẽ sử dụng để đo lường sự thành công của kết quả.
Cuối cùng, hãy phác thảo lịch trình càng chi tiết càng tốt, cung cấp các mốc quan trọng mà công ty của bạn sẽ đạt được để hoàn thành dự án trước ngày bạn đề xuất. Hãy hào phóng trong việc ước tính dòng thời gian của bạn, tính toán cho bất kỳ vấn đề không thể đoán trước có thể phát sinh. Điều này là để cung cấp cho khách hàng tiềm năng của bạn một tài khoản thực tế về những gì bạn có thể cung cấp cho họ.
Bắt đầu với phần giới thiệu và tóm tắt
Việc giới thiệu thư đề xuất của bạn nên bao gồm thông tin về công ty và thương hiệu của bạn, với một số nền tảng về bạn là ai và bạn làm gì. Nếu bạn viết thư đề xuất thường xuyên, bạn có thể muốn phát triển văn bản soạn thảo về công ty của mình mà bạn có thể sử dụng lại mỗi lần.
Tóm tắt điều hành nên bao gồm các điểm thích hợp của đề xuất của bạn. Mặc dù bạn không nên cố gắng tóm tắt mọi khía cạnh của tài liệu, nhưng hãy bao gồm thông tin về lý do tại sao công ty của bạn phù hợp với công việc và cách bạn sẽ giúp quản lý các điểm đau của khách hàng tiềm năng.
Phát triển cơ thể của đề xuất
Phần chính của đề xuất cần bao gồm các chi tiết về vấn đề mà khách hàng tiềm năng của bạn đang gặp phải. Để thể hiện sự hiểu biết của bạn về các vấn đề của họ, hãy đi vào chi tiết cụ thể về cảnh quan của họ và những khó khăn họ đang gặp phải hàng ngày. Điều này giúp thể hiện khách hàng tiềm năng của bạn rằng bạn rất thành thạo trong các lĩnh vực quan trọng với họ.
Phác thảo các mục tiêu cho đề xuất của bạn. Điều này chủ yếu sẽ là để cho thấy triển vọng mà bạn muốn giúp đỡ họ trong vấn đề kinh doanh của họ thông qua các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp. Cung cấp chi tiết về những gì làm cho công ty của bạn khác biệt với các đối thủ cạnh tranh và lý do tại sao bạn phù hợp hơn để làm việc với khách hàng tiềm năng hơn họ. Điều này có thể bao gồm nói về các tổ chức khác mà bạn đã làm việc, hiển thị các ví dụ về các dự án trong quá khứ và cung cấp chi tiết về kiến thức và chuyên môn của bạn.
Cung cấp thông số kỹ thuật và giả định
Bao gồm phạm vi bạn đã vạch ra với giá cả và lịch trình cụ thể. Công ty của bạn có thể không biết tất cả các chi tiết cho các yêu cầu của khách hàng tiềm năng, vì vậy bạn có thể phải đảm nhận một số điều, như hạn chế về ngân sách nội bộ và dòng thời gian của họ. Bạn có thể bao gồm những giả định đó trong đề xuất và thậm chí cung cấp một vài lựa chọn. Ví dụ: bạn có thể cung cấp các ước tính cho vòng quay bốn tuần, vòng quay sáu tuần và vòng quay tám tuần, với giá tương ứng cho mỗi mốc thời gian.
Đóng với một lập luận mạnh mẽ
Kết luận của bạn cho thư đề xuất nên bao gồm một bản tóm tắt nhanh chóng về thông tin mà bạn đã cung cấp cho khách hàng tiềm năng. Cảm ơn họ đã dành thời gian để xem xét đề xuất mà bạn đưa ra và cung cấp cho họ thông tin về những việc cần làm tiếp theo. Nó rất quan trọng để bao gồm một lời kêu gọi hành động trong đề xuất kinh doanh của bạn. Điều này có thể bao gồm gọi bạn để thảo luận thêm về đề xuất hoặc thiết lập một cuộc họp để ký thỏa thuận. Cuối cùng, bao gồm thông tin về cách họ có thể liên hệ với bạn, với một vài tùy chọn như email, điện thoại và trang web.
Thực hiện theo các thực tiễn tốt nhất
Để làm cho thư đề nghị của bạn hiệu quả hơn, hãy gửi cùng với một số tài liệu hỗ trợ. Điều này có thể bao gồm các nghiên cứu trường hợp của khách hàng trước đây của bạn, lời chứng thực từ khách hàng hài lòng và bảng tính với số liệu thống kê cho thấy tỷ lệ thành công của bạn.
Hãy chắc chắn viết đề xuất của bạn trên tiêu đề thư của công ty và được thiết kế bởi một nhà thiết kế đồ họa nếu bạn có sẵn các tài nguyên cho bạn. Chú ý đến yếu tố trực quan có thể giúp công ty của bạn nổi bật trước các đề xuất cạnh tranh mà khách hàng tiềm năng có thể nhận được.
Đừng quên theo dõi
Mặc dù không trực tiếp là một phần của tài liệu thư đề xuất, một trong những yếu tố chính của việc gửi đề xuất là theo dõi khách hàng tiềm năng. Gọi điện thoại hoặc gửi email cho khách hàng tiềm năng của bạn sau một vài ngày gửi thư đề xuất để tìm hiểu xem họ có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi liên quan đến tài liệu. Đề nghị làm rõ bất kỳ yếu tố nào mà họ có thể cần thêm thông tin. Bằng cách theo dõi, bạn giúp nuôi dưỡng một mối quan hệ mạnh mẽ với khách hàng tiềm năng.
