Các quỹ tiền mặt được sử dụng trong các tổ chức để trang trải các chi phí nhỏ như một lượng nhỏ vật tư văn phòng, bưu chính, khách tham quan chi phí đỗ xe hoặc giá taxi. Quỹ tiền mặt thường được giữ như tiền mặt tại nơi làm việc. Do tính chất thanh khoản của tài khoản tiền mặt nhỏ, tồn tại một loạt rủi ro khác nhau đối với các quỹ tiền mặt nhỏ so với các quỹ khác trong một tổ chức.
Cho vay cá nhân
Một nhân viên có quyền truy cập vào quỹ tiền mặt nhỏ có thể nghĩ rằng có thể chấp nhận sử dụng quỹ này như một nguồn cho vay cá nhân ngắn hạn, lấy tiền từ quỹ để thanh toán hóa đơn hoặc trang trải các chi phí cá nhân khác cho đến khi anh ta được trả tiền. Những giao dịch như vậy không được ghi lại và có thể dẫn đến việc đánh cắp hoàn toàn các quỹ tiền mặt nhỏ. Ít nhất, các khoản tiền không có sẵn để sử dụng hợp pháp trong thời gian "cho vay" của nhân viên.
Kiểm tra tiền mặt
Khi một quỹ tiền mặt nhỏ được đặt trong tài khoản ngân hàng, một nhân viên có quyền truy cập vào tài khoản có thể cố gắng rút tiền mặt séc cá nhân đối với tài khoản. Các ngân hàng có thể có các chính sách ngăn chặn việc thanh toán bằng séc cá nhân, nhưng rủi ro là nhân viên sẽ trả tiền cho séc không đủ tiền tồn tại. Khi kiểm tra xấu trở lại, các khoản tiền được rút từ quỹ tiền mặt nhỏ, gây ra các biến chứng cho đến khi tình hình được khắc phục.
Hồ sơ chi tiêu
Bởi vì một quỹ tiền mặt nhỏ lẻ phá vỡ các thủ tục báo cáo chi tiêu thông thường trong một tổ chức, rủi ro chiếm dụng các quỹ tiền mặt nhỏ được tăng lên. Giữ sổ cái hoặc hồ sơ giải ngân tiền mặt với quỹ càng làm tăng thêm nguy cơ chiếm dụng. Hồ sơ giải ngân tiền mặt không nên được lưu giữ bằng tiền lẻ và không nên được duy trì bởi bất kỳ ai có quyền truy cập vào quỹ tiền mặt nhỏ. Có một khoản chi tiêu kỷ lục của đảng giúp ngăn chặn lạm dụng quỹ.
Truy cập trái phép
Các quỹ tiền mặt nhỏ là tài sản lưu động, vì vậy, việc truy cập vào số tiền này chỉ nên giới hạn ở một người để tránh nhiều người giám sát có thể đổ lỗi cho nhau vì thiếu tiền. Người quản lý duy nhất của các quỹ tiền mặt cần phải chịu trách nhiệm giữ tiền ở nơi an toàn. Hộp đựng tiền mặt cần có khóa - ngăn kéo rút tiền là một lựa chọn hợp lý - để giúp ngăn chặn truy cập trái phép. Để đảm bảo an toàn hơn cho quỹ tiền mặt nhỏ, hộp phải được giữ ở một vị trí an toàn như tủ khóa, ngăn kéo bàn hoặc két an toàn mà chỉ người quản lý quỹ tiền mặt mới có thể truy cập.
