Một quỹ tiền mặt nhỏ là một lượng nhỏ tiền mặt mà một doanh nghiệp dành cho các chi tiêu chung như vật tư văn phòng, bưu chính do thư hoặc chi phí nhiên liệu. Đó là một quỹ được phân bổ để thanh toán các chi phí mà công ty không viết séc hoặc mua hàng trên tài khoản. Còn được gọi là quỹ tạm ứng của người Hồi giáo, "nó được bổ sung chính xác vào số tiền được sử dụng từ nó. Số dư của quỹ phải luôn bằng số tiền được thiết lập cho quỹ.
Viết mục nhật ký khi quỹ tiền mặt được thành lập. Giả sử rằng cửa hàng sách địa phương xác định rằng 100 đô la tiền mặt nên được giữ trong tay cho các chi phí linh tinh. Một mục nhật ký hai dòng nên được ghi lại cho giao dịch này: Dòng 1: Tiền mặt nhỏ: Nợ: 100,00; Dòng 2: Tiền mặt: Tín dụng: 100,00; Như mục nhập cho thấy, cho đến nay không có khoản tiền nào được chi cho các chi phí linh tinh.
Ghi lại mục nhật ký cho các chi phí linh tinh và bổ sung quỹ tiền mặt nhỏ. Giả sử, sử dụng lại ví dụ trong Bước 1, hiệu sách đã chi 25 đô la cho xăng, 12,50 đô la cho đồ dùng văn phòng, 28 đô la cho các bữa ăn và 11,50 đô la cho bưu chính. Các mục sau đây phải được ghi lại dưới tiêu đề "chi phí từ tiền mặt nhỏ": Dòng 3: Chi phí từ Petty Cash Dòng 4: Gas: Nợ: 25,00; Dòng 5: Vật tư văn phòng: Nợ: 12,50; Dòng 6: Các bữa ăn: Nợ: 28,00; Dòng 7: Bưu chính: Nợ: 11,50; Dòng 8: Tiền mặt: Tín dụng: 77,00; Bạn làm cạn kiệt tiền mặt từ quỹ với các giao dịch mua. Do đó, hàng hóa đã mua, Dòng 4 đến Dòng 7, bị ghi nợ và tổng số tiền mặt đã cạn kiệt được ghi có trên Dòng 8. Biên lai chi phí trong ví dụ này là 77 đô la. Do đó, tiền mặt với số tiền $ 77 phải được thêm vào ngăn kéo tiền mặt nhỏ để bổ sung quỹ.
Thực hiện điều chỉnh cho tiền mặt ngắn và hơn. Mặc dù các bước cẩn thận được thực hiện để đảm bảo quản lý tiền mặt nội bộ, vẫn xảy ra lỗi. Đặc biệt là khi xử lý tiền lẻ và thay đổi, số tiền không phải lúc nào cũng bằng các phần của nó. Nếu 21 đô la là số tiền còn lại trong ngăn kéo tiền nhỏ, nhưng biên lai chỉ cộng tối đa 77 đô la, số tiền còn lại trong ngăn kéo và biên lai cộng lại lên tới 98 đô la; sự thiếu hụt 2 đô la từ quỹ tiền mặt nhỏ được thành lập đầu tiên là 100 đô la được gọi là tiền mặt trở lên. Bây giờ mục nhật ký sẽ như sau: Dòng 3: Chi phí từ Petty Cash Line 4: Gas: Debit: 25.00; Dòng 5: Vật tư văn phòng: Nợ: 12,50; Dòng 6: Các bữa ăn: Nợ: 28,00; Dòng 7: Bưu chính: Nợ: 11,50; Dòng 8: Tiền mặt ngắn & quá hạn: Nợ: 2,00; Dòng 9: Tiền mặt: Tín dụng: 79,00; Trong trường hợp này, tiền mặt 79 đô la phải được thêm vào ngăn kéo tiền mặt nhỏ để bổ sung quỹ.
