Quy trình 5S có cách tiếp cận thông thường để duy trì môi trường làm việc sạch sẽ. Mặc dù về mặt kỹ thuật là một phần của chiến lược sản xuất tinh gọn, các yếu tố 5S - sắp xếp, làm thẳng, tỏa sáng, tiêu chuẩn hóa và duy trì - mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và trong bất kỳ ngành nào. Một cách tốt để nghĩ về quy trình 5S không phải là một chiến thuật tinh gọn hay một chương trình giảm chi phí, mà là một triết lý tại nơi làm việc.
Tăng hiệu quả và năng suất
Vì các yếu tố 5S hoạt động để có và giữ mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn được tổ chức, các doanh nghiệp áp dụng hệ thống 5S thường hiệu quả hơn. Ví dụ, trong một cửa hàng bán lẻ, các mặt hàng tại mỗi trạm thu ngân có chính xác cùng nhãn và tổ chức. Bất cứ ai cũng có thể bước vào và bắt đầu làm việc với khách hàng mà không cần phải đánh giá khu vực làm việc, tìm một bản sao của quảng cáo mới nhất và bổ sung nguồn cung cấp phiếu kiểm tra mưa. Do đó, nhân viên thu ngân dành nhiều thời gian hơn để làm việc với khách hàng và ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ phi sản xuất.
Tăng cường an toàn nơi làm việc
Một môi trường làm việc sạch sẽ, được tổ chức tốt sẽ giảm thiểu các mối nguy hiểm và từ đó tạo ra một nơi làm việc an toàn hơn. Các quy trình vận hành tiêu chuẩn an toàn đầu tiên đòi hỏi nhân viên phải dọn sạch các sự cố tràn ngay lập tức, giữ cho lối đi không bị lộn xộn và lưu trữ các vật dụng ở vị trí thích hợp của chúng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp tuân theo các quy định tuân thủ của Cơ quan Quản lý Y tế và An toàn Lao động. Tổ chức tốt, bao gồm lưu trữ các vật dụng thường được sử dụng gần khu vực làm việc và tại các vị trí chính xác về mặt công thái học không chỉ làm giảm các chuyển động không cần thiết mà còn có khả năng gây thương tích xảy ra theo thời gian, như hội chứng ống cổ tay.
Kiểm soát chi phí hiệu quả
Việc triển khai hệ thống 5S có thể có những lợi thế tiết kiệm chi phí trực tiếp và gián tiếp đáng kể. Đối với một điều, tổ chức tốt hơn thường làm giảm yêu cầu không gian lưu trữ. Mặt khác, bạn ít có khả năng gặp phải chi phí hàng tồn kho tăng lên liên quan đến các mặt hàng tồn kho bị mất hoặc thất lạc. Trong một doanh nghiệp sản xuất, các quy trình làm sạch và bảo trì phòng ngừa thường xuyên làm tăng cơ hội nhân viên có thể tìm và giải quyết các vấn đề với máy móc và các thiết bị khác trước khi các vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn và đòi hỏi phải sửa chữa tốn kém. Ngoài ra, một môi trường làm việc an toàn hơn có thể làm giảm chi phí bảo hiểm y tế và kinh doanh.
Tăng sự hài lòng của khách hàng và tinh thần làm việc của nhân viên
Mọi thứ diễn ra sau hậu trường trong hệ thống 5S đều hoạt động để cung cấp giá trị cho khách hàng của bạn và đến lượt nó, làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Ví dụ, mặc dù khách hàng của bạn không quan tâm đến tổ chức trạm rút tiền hoặc các chương trình làm sạch thường xuyên, họ quan tâm đến các làn thanh toán nhanh và đánh giá cao một cửa hàng sạch sẽ, được tổ chức tốt. Ngoài ra, vì cam kết với 5S đòi hỏi sự tham gia của nhân viên đáng kể, điều này không chỉ làm tăng sự gắn kết của nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu hơn, trong đó nhân viên tự hào hơn trong công việc.
