Khi bạn đã sẵn sàng để đưa doanh nghiệp của mình lên và vận hành hoặc tung ra một sản phẩm mới trên thị trường, nó sẽ cám dỗ cắt giảm để làm cho mọi thứ diễn ra nhanh chóng. Nhưng làm như vậy sẽ chỉ gây ra vấn đề về lâu dài, đặc biệt là nếu bạn không quản lý cẩn thận quy trình sản xuất. Tất cả mọi thứ từ thiết kế đến mua sắm vật liệu đến lắp ráp sản phẩm là một phần của quá trình sản xuất. Quản lý nó một cách hiệu quả đòi hỏi một chiến lược, thời hạn, ngân sách, giám sát và kiểm soát chất lượng. Thông qua kế hoạch sản xuất và kiểm soát, bạn có thể lập kế hoạch, điều phối, tổ chức và kiểm soát tốt hơn việc sản xuất sản phẩm của mình.
Kế hoạch sản xuất và kiểm soát định nghĩa
Kế hoạch sản xuất và kiểm soát là các quy trình hành chính được liên kết chặt chẽ. Không có cả hai mặt của phương trình, một doanh nghiệp có thể gặp phải những thách thức khi biến nguyên liệu thô thành sản phẩm thực tế.Lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát phối hợp các quy trình, bộ phận và con người khác nhau để đảm bảo tất cả họ đều sử dụng thời gian hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Kế hoạch sản xuất là quá trình thông qua đó một doanh nghiệp xác định nhu cầu sản xuất và kế hoạch làm thế nào để đáp ứng những nhu cầu đó. Kế hoạch như vậy là một quá trình liên tục bắt đầu trước khi sản xuất bắt đầu và bao gồm mọi khía cạnh của sản xuất. Nó bao gồm lập kế hoạch mua và bảo trì các công cụ và vật liệu để sản xuất, từ kim loại và dây điện cho đến các máy móc lớn. Nó bao gồm lập kế hoạch cho đủ nhân sự để hoàn thành và giám sát từng bước của quy trình. Nó cũng bao gồm kiến thức về nhu cầu đối với một sản phẩm cụ thể, bao nhiêu người sẽ trả cho sản phẩm đó và chi phí để thực hiện.
Thông qua kế hoạch sản xuất, bạn có thể quản lý tốt hơn các khía cạnh của sản xuất:
- Chi phí, cả nội bộ và bên ngoài.
- Số lượng.
- Vật liệu và máy móc cần thiết.
- Lịch trình, bao gồm trình tự sản xuất và thời gian biểu sản xuất.
- Ngày bắt đầu và hoàn thành.
- Phân công công việc.
- Quy trình.
Kiểm soát sản xuất không thể dễ dàng tách khỏi kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, nói chung, quá trình đề cập đến việc giám sát liên tục và điều chỉnh sản xuất mà một doanh nghiệp phải thực hiện, bao gồm các thay đổi đối với kế hoạch sản xuất ban đầu. Nó đòi hỏi quản lý hiệu quả và chi phí trong lao động, vật liệu và các yếu tố khác liên quan đến sản xuất.
Kiểm soát sản xuất là một quá trình liên tục, vì vậy nó bao gồm các điều chỉnh, đánh giá và dự đoán. Ví dụ, nếu một kế hoạch sản xuất chỉ ra rằng một doanh nghiệp cần một số lượng vật tư nhất định, thì quy trình kiểm soát sản xuất sẽ giám sát sự sẵn có của những vật tư đó, yêu cầu nhiều hơn nếu có quá ít hoặc trả lại vật tư nếu có quá nhiều. Kiểm soát sản xuất cũng có thể liên quan đến việc thiết lập các khuyến nghị để sản xuất hiệu quả hơn.
Thông qua kiểm soát sản xuất, bạn có thể quản lý tốt hơn các khía cạnh của sản xuất:
- Thực hiện quy trình sản xuất qua tất cả các công đoạn.
- Lịch giao hàng.
- Các vấn đề hoặc tắc nghẽn trong quá trình sản xuất.
- Cái gì hoạt động và cái gì không trong quá trình sản xuất.
- Bất kỳ sửa đổi cần thiết.
- Phối hợp với các bộ phận khác.
- Đảm bảo chất lượng.
Là một vấn đề thực tế, kế hoạch sản xuất và kiểm soát được cùng một người giám sát và nhiều doanh nghiệp không phân biệt quy trình này với quy trình khác. Những người giám sát lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát phối hợp với nhiều bộ phận, bao gồm phát triển, tiếp thị và kho cung ứng. Họ cũng có khả năng phối hợp với các nhà cung cấp bên ngoài cho những thứ như vật liệu, đồ họa và máy móc cho thuê. Những người giám sát lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát phải đảm bảo rằng sản phẩm hoàn thành đáp ứng các thông số kỹ thuật cần thiết, và ngoại hình và hoạt động như dự định.
Tại sao bạn cần sử dụng kế hoạch sản xuất và kiểm soát
Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất là chìa khóa để tạo ra và tung ra một sản phẩm mới một cách trơn tru, bất kể doanh nghiệp của bạn thuộc ngành nào. Chúng giúp tổ chức nhóm của bạn được tổ chức, làm nhiệm vụ và ngân sách. Có nhiều lý do tại sao bạn cần sử dụng kế hoạch sản xuất và kiểm soát. Đây chỉ là một số trong số họ:
- Mua vật liệu. Trước khi bạn bắt đầu sản xuất, hãy chắc chắn rằng bạn có những người, vật liệu và máy móc cần thiết. Tùy thuộc vào những gì bạn đã có so với những gì bạn cần có, điều này có thể mất nhiều thời gian dẫn đến sản xuất. Điều bạn không muốn làm là có nhân lực và máy móc sẵn sàng để đi vào ngày bắt đầu sản xuất nhưng không có tất cả các nguyên liệu. Làm như vậy sẽ đặt bạn phía sau lịch trình trước khi bạn bắt đầu. Hệ thống lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất đảm bảo bạn có mọi thứ bạn cần cho sản xuất khi bạn cần.
- Sản xuất liên tục. Một loạt các sự kiện cần phải xảy ra để có được một sản phẩm từ thiết kế đến sản xuất đến đóng gói. Với kế hoạch sản xuất và kiểm soát, bạn có thể chắc chắn rằng chuỗi đó xảy ra mà không bị gián đoạn trong lịch trình. Nếu một sự kiện trong chuỗi đang giữ tiến độ sản xuất, bạn sẽ nhanh chóng có thể tìm và khắc phục nó thông qua kế hoạch sản xuất và kiểm soát.
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Chu trình sản xuất có rất nhiều bộ phận chuyển động. Thông thường cũng có rất nhiều người tham gia. Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất giúp bạn sử dụng các nguồn lực của mình một cách hiệu quả nhất, đảm bảo bạn có đúng người làm đúng công việc, giữ họ làm nhiệm vụ, loại bỏ dư thừa và giảm chi phí. Bạn cũng có thể chắc chắn rằng mọi người không phải đang ngồi chờ đợi các tài liệu đến trước khi họ có thể hoàn thành phần của mình.
- Thời hạn họp. Thời hạn là chìa khóa để giữ cho sản xuất di chuyển trơn tru. Không có chúng, bạn không thể có một kỳ vọng thực tế khi mọi thứ cần được hoàn thành. Khi bạn lên kế hoạch trước, bạn có thể đặt thời hạn nhỏ hơn cần phải đáp ứng trước khi các nhiệm vụ lớn hơn được xử lý. Ví dụ: bạn có thể có thời hạn mua vật liệu và thuê máy móc, cả hai đều trước thời hạn để tạo ra một nguyên mẫu. Khi bạn đáp ứng thời hạn nội bộ, điều đó có nghĩa là bạn đáp ứng thời hạn của khách hàng và điều đó khiến mọi người luôn vui vẻ.
- Giao tiếp đã cải thiện. Khi có nhiều người và các phòng ban tham gia, điều quan trọng là phải có tất cả mọi người trên cùng một trang. Kế hoạch sản xuất và kiểm soát cho phép bạn làm điều đó. Lịch trình in, lịch trực tuyến, các cuộc họp thường xuyên hoặc hệ thống quản lý trực tuyến giữ cho toàn bộ đội ngũ sản xuất được thông báo và làm nhiệm vụ. Nếu có sự cố trong giao tiếp hoặc một bộ phận trong nhóm không biết người kia đang làm gì, điều đó sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn và có thể đình chỉ sản xuất một cách không cần thiết.
- Giữ chi phí xuống. Không có ngân sách, bạn đã thắng được biết bạn sẽ chi bao nhiêu cho sản xuất. Lập kế hoạch giúp bạn thiết lập số tiền hợp lý mà bạn sẵn sàng chi tiêu và ưu tiên nơi bạn muốn đầu tư tiền của mình. Quản lý ngân sách đảm bảo bạn không vượt quá chi phí dự kiến và giúp bạn biết nơi bạn có thể cắt giảm chi phí nếu bạn làm như vậy.
- Kiểm soát chất lượng. Bạn muốn sản xuất thành công ở mọi bước của quy trình sản xuất, đặc biệt là khi tạo ra một sản phẩm chất lượng. Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng mà nhóm của bạn cần đáp ứng và đảm bảo họ đáp ứng chúng. Cho dù thông qua danh sách kiểm tra, xem qua hoặc kiểm tra vật lý, bạn muốn đảm bảo sản phẩm của bạn có chất lượng cao nhất.
- Kiểm soát hàng tồn kho. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu, nhưng không quá nhiều đến nỗi bạn có những sản phẩm không sử dụng chiếm không gian trong kho của bạn. Với kế hoạch sản xuất và kiểm soát, bạn có thể theo dõi tốt hơn những gì bạn có và những gì bạn cần. Bạn cũng có thể xác định tốt hơn khi nào bạn cần bắt đầu sản xuất lại cho một đơn hàng mới để bạn không vội vã nhận đơn đặt hàng vào phút cuối.
- Tăng cường tinh thần. Nhân viên thường thích nhìn thấy một dự án thông qua để hoàn thành nhiều như bạn làm. Khi mọi người đều cảm thấy như họ là một phần quan trọng của đội và rằng những đóng góp của họ quan trọng đối với quá trình chung, họ có xu hướng hạnh phúc hơn trong công việc. Khi mọi người bỏ lỡ thời hạn hoặc don don làm phần của họ, nó có thể làm giảm tinh thần của nhân viên. Giữ tất cả mọi người tham gia và vào mục tiêu có lợi ích vượt ra ngoài kết quả rõ ràng.
Khi quy trình sản xuất của bạn chạy trơn tru, nó cũng phản ánh về loại công ty bạn có. Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất trơn tru có nghĩa là bạn có một công ty được tổ chức và làm việc chăm chỉ để đáp ứng thời hạn dự kiến. Điều này cuối cùng dẫn đến doanh số cao hơn, lợi nhuận nhiều hơn và sự hài lòng của khách hàng và khách hàng cao. Sự hài lòng của khách hàng và khách hàng cao hơn nữa dẫn đến việc kinh doanh và giới thiệu lặp lại nhiều hơn.
Cách tính toán cho kế hoạch sản xuất và kiểm soát
Lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát là một quá trình thường xuyên tẻ nhạt và tốn thời gian. Mất bao lâu tùy thuộc vào việc bạn đã thực hiện nó trước đó, bao nhiêu người bạn đã giúp bạn và những gì bạn đang sản xuất. Đó là một chi phí được thêm vào ngân sách tổng thể của bạn, cho dù bạn sử dụng tài nguyên nội bộ hay bên ngoài.
Để tính toán cho kế hoạch sản xuất và kiểm soát, có nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau để sử dụng, bao gồm biểu đồ, biểu đồ, bảng và hệ thống truyền thông và giám sát. Phương pháp bạn chọn thường là một sở thích cá nhân, nhưng sẽ hợp lý khi chọn một phương pháp mà bạn cảm thấy thoải mái. Khi bạn chọn một công cụ hoặc kỹ thuật, bạn có thể biến nó thành một khuôn mẫu cho các quy trình kiểm soát và lập kế hoạch sản xuất trong tương lai.
Bằng cách tính toán lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát, bạn tối ưu hóa sản xuất và nguồn lực, đáp ứng tốt hơn thời hạn và kiểm soát chi phí lao động. Khi tính toán cho kế hoạch sản xuất và kiểm soát, hãy tính đến tất cả các khía cạnh của sản xuất, bao gồm:
- Nhu cầu vật chất, sẵn có và chi phí.
- Nhu cầu lao động, sẵn có và chi phí.
- Số lượng mặt hàng đang được sản xuất, cho dù một lô nhỏ được quản lý hoặc đủ để phân phối trên toàn thế giới.
- Trường hợp tắc nghẽn xảy ra trong quá trình sản xuất.
- Khi bạn sẽ cần phải hoàn thành một chu kỳ sản xuất khác.
- Ngân sách dự kiến và thực tế của bạn.
Tính toán của bạn phức tạp đến mức nào phụ thuộc vào những gì đang được sản xuất và cách bạn cần chuẩn bị. Ví dụ, nếu bạn cần xây dựng một cơ sở sản xuất mới, điều đó sẽ bổ sung toàn bộ một lớp phức tạp trong kế hoạch không tồn tại nếu sản xuất xảy ra tại cơ sở hiện tại của bạn. Sản xuất một mặt hàng có nhiều thành phần, chẳng hạn như thiết bị điện tử, có thể mất nhiều thời gian hơn và phức tạp hơn để sản xuất so với một thứ đơn giản như một con diều. Tương tự, quá trình kiểm soát chất lượng có thể mất nhiều thời gian hơn cho một mặt hàng phức tạp hơn. Sự phức tạp hơn thường có nghĩa là nhiều bộ phận và người liên quan hơn, điều này có thể dẫn đến nhiều vướng mắc và thất bại hơn nếu kế hoạch sản xuất và kiểm soát không được áp dụng.
Có rất nhiều công ty bạn có thể thuê để đảm nhận kế hoạch sản xuất và kiểm soát nếu bạn không có khả năng làm việc đó trong nhà. Các công ty này thường sử dụng phần mềm tính toán lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát, cung cấp cho bạn và nhóm của bạn quyền truy cập và cập nhật theo thời gian thực về dự án. Phần mềm có thể giúp bạn phân tích và đo lường dữ liệu liên quan tốt hơn, chẳng hạn như chi phí sản xuất, lưu trữ và bán hàng. Nó cũng có thể cung cấp cho bạn một loạt các báo cáo hữu ích chỉ với một nút bấm. Lợi ích của việc lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất gia công là bạn và nhóm của bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để đảm bảo tất cả các tiêu chuẩn và thời hạn cho sản xuất đều được đáp ứng.
Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất không phải là điều bạn có thể tránh hoặc cắt giảm nếu bạn có một doanh nghiệp sản xuất hàng hóa. Bạn muốn đảm bảo bạn tận dụng tốt nhất các nguồn lực và nhân viên của công ty bạn. Dành thời gian, năng lượng và chi phí liên quan sẽ trả hết cho doanh nghiệp của bạn, cả trong ngắn hạn và dài hạn.
