Kiểm soát tài liệu được sử dụng để tăng hiệu quả của một tổ chức cụ thể bằng cách kiểm soát các phiên bản của một tài liệu cụ thể được phát hành. Điều này đảm bảo tất cả nhân viên đều có phiên bản phù hợp của một tài liệu cụ thể. Các tiêu chuẩn ISO là một bộ các tiêu chuẩn quốc tế giúp chuẩn hóa các quy trình trong các doanh nghiệp và cũng giúp các doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ đầy đủ, theo Intelex. Các công ty phải hiểu những tiêu chuẩn nào áp dụng cho hoạt động kinh doanh cụ thể của họ và sử dụng các biện pháp kiểm soát tài liệu để đảm bảo các tiêu chuẩn này được tuân thủ.
Tối thiểu hóa giấy tờ
Kiểm soát tài liệu thường tìm cách giảm hoặc loại bỏ các tài liệu giấy để các tài liệu ít ảnh hưởng đến môi trường và giảm chi phí của công ty, theo Intelex.
Dễ dàng tiếp cận
Dễ truy cập cũng là một khía cạnh quan trọng khi xử lý kiểm soát tài liệu. Các công ty sẽ có một thời gian dễ dàng hơn để giữ thông tin cập nhật nếu họ có thể, ví dụ, có thể dễ dàng truy cập thông tin đó từ Internet.
Phân loại
Tài liệu phải được tổ chức thành các loại hợp lý. Bằng cách làm như vậy, các tài liệu thích hợp cho một tình huống nhất định có thể được tìm thấy. Các tài liệu này thường được tổ chức thành các danh mục như chính sách, thủ tục, hướng dẫn công việc và các biểu mẫu và hồ sơ, theo 9000 World. ISO yêu cầu các tài liệu liên quan có sẵn khi cần thiết.
Chuyên môn
Tài liệu phải được xem xét rộng rãi trước khi chúng được hoàn thiện. Trong nhiều trường hợp, các tài liệu này cần được xem xét bởi nhiều hơn một cá nhân, cả vì mục đích giám sát và để đảm bảo không xảy ra sai sót bằng cách có thêm một đôi mắt để bắt lỗi, theo 9000 World. Chu trình xem xét nên bao gồm các công nhân liên quan đến các tài liệu cụ thể và người quản lý giám sát họ, vì họ sẽ có nhiều chuyên môn hơn và sẽ có thể hiểu được các sai lầm. ISO yêu cầu các tài liệu phải được phê duyệt cho đầy đủ trước khi ban hành.
Tình trạng sửa đổi
Tiêu chuẩn ISO yêu cầu tài liệu được xem xét và cập nhật bất cứ khi nào cần thiết. Các điều kiện trong một công ty cụ thể chắc chắn sẽ thay đổi và các bản cập nhật phải được thêm vào các tài liệu khi hợp lý. Tình trạng sửa đổi phải được đặt trên tài liệu, theo 9000 World. Những trạng thái này bao gồm dự thảo, xem xét và phê duyệt. Các tài liệu lỗi thời được công ty lưu giữ vì bất kỳ lý do gì phải được xác định là lỗi thời.
Tính dễ đọc
Tài liệu phải luôn luôn có thể đọc và truy cập được bởi những người cần chúng, theo 9000 World. ISO yêu cầu các tài liệu phải được cập nhật khi chúng bị hao mòn hoặc hư hỏng.
Phân phối
Không chỉ nên kiểm soát các tài liệu có nguồn gốc từ một công ty, mà các tài liệu có nguồn gốc từ nước này cũng cần được kiểm soát, theo 9000 World. Nhiều tài liệu, chẳng hạn như tài liệu người dùng cho các sản phẩm và máy móc thuộc sở hữu của công ty, phải được đánh dấu rõ ràng và phân phối cho đúng cá nhân trong công ty.
