Tìm cách cắt giảm chi phí văn phòng mà không làm giảm chất lượng dịch vụ hoặc làm mất tinh thần nhân viên là một thách thức mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp có thể đang gặp khó khăn về tài chính. Tuy nhiên, có một số ý tưởng tiết kiệm tiền cho văn phòng có thể sẽ không chỉ cắt giảm chi phí mà còn tăng cường năng suất và làm cho văn phòng của bạn thân thiện với môi trường hơn.
Đi không giấy
Xem xét bao nhiêu giấy văn phòng của bạn đi qua trong một tháng, trong một tuần, trong một ngày. Thay vào đó hãy đánh giá lượng thông tin bạn đưa vào giấy có thể được đưa vào hệ thống lưu trữ máy tính. Mặc dù chi phí khởi nghiệp ban đầu (tức là máy tính, phần mềm) có thể cao hơn, nhưng về lâu dài bạn sẽ tiết kiệm được tiền trên giấy. Nếu công ty của bạn xử lý nhiều tài liệu bí mật, bạn cũng sẽ tiết kiệm tiền cho việc băm nhỏ chi phí và phương tiện lưu trữ an toàn cho hồ sơ.
Đồ nội thất
Nội thất văn phòng tân trang hoặc cũ có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền khi đến lúc trang bị cho văn phòng của bạn, và thậm chí có thể cho vay đặc trưng cho không khí kinh doanh của bạn. Bạn cũng có thể mua đồ nội thất văn phòng đã qua sử dụng thông qua đấu giá của chính phủ hoặc từ các doanh nghiệp khác đang đóng cửa hoặc chuyển địa điểm. Nếu bạn thuận tiện, bạn thậm chí có thể muốn mua những mảnh kém hoàn hảo và tự hoàn thiện chúng.
Vật tư
Khi bạn đặt hàng vật tư văn phòng, cho dù đó là bút và ghi chú dán hoặc máy in mới, nó sẽ trả tiền để mua sắm xung quanh. So sánh giá tại các cửa hàng cung cấp văn phòng với các nhà bán lẻ giảm giá lớn như Walmart hoặc Target. Ngoài ra, tìm kiếm các nhà bán buôn địa phương phục vụ cho các doanh nghiệp để mua số lượng lớn các mặt hàng thay thế thường xuyên với số lượng lớn.
Làm việc từ xa
Nếu có thể, hãy xem xét cho phép nhân viên làm việc từ xa. Điều này sẽ không hiệu quả nếu bạn không cho phép làm việc từ xa gần như mọi lúc vì bạn vẫn phải duy trì một văn phòng. Nếu không có văn phòng để duy trì, bạn không có chi phí hoạt động trong khu vực đó. Ngay cả việc hỗ trợ một trung tâm nhỏ, trung tâm gồm bốn hoặc năm người cũng ít tốn kém hơn so với việc điều hành một văn phòng lớn cho 20 nhân viên trở lên.
Nhà cung cấp
Cửa hàng xung quanh khi nói đến các nhà cung cấp cho vận chuyển, dịch vụ bảo vệ hoặc nhân viên tạm thời. Nhiều nhà cung cấp sẽ giảm giá cho khách hàng trung thành hoặc sẽ khớp với giá của đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, hãy đánh giá lượng dịch vụ bạn đang sử dụng và liệu bạn có thể cắt giảm ở bất cứ đâu. Ví dụ, làm sạch văn phòng của bạn hai lần mỗi tuần thay vì ba lần.
