Theo phương pháp kiểm kê ABC, một công ty xem xét các sản phẩm mà họ dự trữ và phân loại chúng thành ba loại - được đặt tên là A, B và C - dựa trên mức độ quan trọng của chúng đối với công ty về khối lượng bán hàng và doanh thu. Các sản phẩm tạo ra doanh số cao nhất sau đó phải chịu sự kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ nhất, trong khi các sản phẩm kiểm soát lỏng lẻo nhất sẽ chuyển đến các mặt hàng bán ít thường xuyên hơn. Điều này giúp một công ty quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Các ABC của phương pháp ABC
Trong hầu hết các trường hợp một công ty dự trữ nhiều loại sản phẩm, một số ít các sản phẩm đó sẽ tạo ra phần lớn doanh số của công ty. Ví dụ: 20 phần trăm sản phẩm có thể chiếm 70 phần trăm doanh số. Trong các hệ thống kiểm kê ABC, các sản phẩm có khối lượng cao này được gọi là Loại A. Đồng thời, hầu hết các sản phẩm mà công ty bán sẽ chỉ tạo ra một phần nhỏ khối lượng bán hàng - ví dụ: 60 phần trăm các mặt hàng có thể chỉ sản xuất 10 phần trăm doanh thu. Đó là những hạng mục C. Ở giữa là các mặt hàng loại B, có doanh số gần bằng với thị phần của dòng sản phẩm của công ty. Trong ví dụ này, 20 phần trăm các mặt hàng sẽ là Loại B và chúng chiếm 20 phần trăm doanh số.
Có sản phẩm trên tay
Hết sản phẩm - được gọi là hết hàng - là một tình huống tồi tệ đối với một doanh nghiệp, bởi vì cho đến khi có nhiều sản phẩm xuất hiện, công ty sẽ buộc phải từ chối những khách hàng sẵn sàng mua. Sản phẩm càng phổ biến thì càng tệ. Một lợi ích chính của hệ thống ABC là nó tập trung các nỗ lực kiểm kê để ngăn chặn việc tồn kho gây thiệt hại nhất. Các hạng mục A được theo dõi chặt chẽ nhất. Công ty đưa ra các dự báo bán hàng chi tiết cho họ, theo dõi chính xác có bao nhiêu đơn vị có trong kho và sắp xếp lại chúng trên một doanh nghiệp thông thường, thậm chí có thể tự động. Các mặt hàng loại B được kiểm soát ít chặt chẽ hơn; công ty chỉ có thể sắp xếp lại chúng khi cổ phiếu rơi xuống một mức nhất định. Các hạng mục C có các điều khiển lỏng lẻo nhất trong tất cả; công ty có thể không sắp xếp lại cho đến khi tất cả ra ngoài. Vì các mặt hàng B và đặc biệt là các mặt hàng C tạo ra lưu lượng truy cập ít hơn, nên ít có khả năng một cổ phiếu sẽ gây tổn hại cho công ty.
Ngăn chặn tình trạng quá tải
Chạy ra khỏi một sản phẩm là xấu, nhưng vì vậy có nhiều sản phẩm trong tay hơn bạn cần.Các sản phẩm nằm trong kho tồn kho đại diện cho tiền đã chi - tiền không thể được sử dụng cho những thứ khác. Một công ty không thể thu lại chi phí tồn kho cho đến khi họ bán các mặt hàng trong kho. Với các sản phẩm loại A, hàng tồn kho quay vòng nhanh chóng và thậm chí tình trạng quá tải ngẫu nhiên có thể được thanh lý khá nhanh. Nhưng khi một công ty đặt hàng quá nhiều cổ phiếu loại C, những mặt hàng đó chỉ cần ngồi trên kệ. Kiểm soát hàng tồn kho ABC được thiết kế để ngăn chặn tình trạng dư thừa các mặt hàng B và C, do đó giảm thiểu lượng vốn gắn trong hàng tồn kho.
Tránh mất mát
Bằng cách giảm cổ phiếu của các mặt hàng ít phổ biến, các hệ thống ABC không chỉ thu hẹp lượng tiền mặt gắn trong hàng tồn kho. Họ cũng giảm đáng kể nguy cơ những món đồ đó phải bị xóa sổ khi thua lỗ. Doanh thu nhanh giúp giảm thiểu khả năng các mặt hàng loại A sẽ hư hỏng trong khi lưu trữ, chịu thiệt hại do xử lý nhiều lần hoặc trở nên lỗi thời trước khi được bán. Những rủi ro này lớn hơn nhiều đối với các hạng mục C.
