Hàng tồn kho là cần thiết cho nhiều doanh nghiệp bao gồm các cơ sở bán lẻ và sản xuất. Duy trì mức tồn kho thích hợp là rất quan trọng, vì quá nhiều hàng tồn kho có thể tốn kém. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp kiểm soát và cân bằng lưu lượng hàng hóa đến và đi. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, một hệ thống quản lý hàng tồn kho mạnh là lợi thế vì nhiều lý do.
Cung và cầu
Có một nguồn cung đầy đủ của một sản phẩm cụ thể để đáp ứng nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng đối với cả việc tăng doanh số và dịch vụ khách hàng. Nếu một khách hàng đến một doanh nghiệp để mua một sản phẩm và nó đã hết hàng, việc bán hàng sẽ bị mất mãi mãi và khách hàng có thể sẽ đến một đối thủ cạnh tranh để tìm thấy những gì họ cần. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt, dù được vi tính hóa hoặc thủ công, sẽ xác định xu hướng bán hàng và chuẩn bị cho nhu cầu của khách hàng.
Hợp lý hóa hoạt động
Các cơ sở sản xuất phải luôn duy trì hàng tồn kho thích hợp của các vật tư cần thiết để sản xuất sản phẩm của họ. Nếu một thành phần bị thiếu trong kho, toàn bộ quá trình sản xuất bị gián đoạn. Hoạt động hợp lý là một lợi ích quan trọng của một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Điều chỉnh thời gian
Hệ thống quản lý hàng tồn kho rất quan trọng để xác định thời điểm đặt hàng một số mặt hàng nhất định, đặc biệt đối với các sản phẩm có thời gian giao hàng khác nhau. Một số sản phẩm mất nhiều thời gian hơn để nhận từ nhà sản xuất so với các sản phẩm khác và điều quan trọng là phải có một hệ thống quản lý hàng tồn kho chiếm thời gian dẫn. Ví dụ, nếu một cửa hàng tạp hóa sẽ bán giảm giá hotdogs, gia vị và mù tạt, nhưng các hotdog mất hơn ba ngày để nhận trong khi gia vị mất năm ngày, hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ cần đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng đều ở trong cổ phiếu trong thời gian để bán.
Giảm nợ phải trả
Một lợi thế đáng kể khác đối với một hệ thống quản lý hàng tồn kho là nó làm giảm các khoản nợ và tổn thất do dư thừa. Tương tự như giám sát cung và cầu, một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt sẽ nhận thấy sự sụt giảm doanh số hoặc xác định các sự cố xảy ra một lần để ngăn chặn việc đặt hàng quá mức một số sản phẩm. Chẳng hạn, nếu một cửa hàng quần áo đang bán hàng trên một kiểu quần jean nhất định, nó có thể đặt hàng thêm hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hệ thống quản lý hàng tồn kho nên tính đến việc bán hàng trước khi đặt mua thêm quần jean dựa trên mức tăng đột biến trong doanh số. Nếu không, họ lưu trữ có thể phải cung cấp giảm giá thậm chí sâu hơn để loại bỏ hàng tồn kho dư thừa.
