Các doanh nghiệp phụ thuộc vào kế toán tiền lương của họ để quản lý và điều phối quá trình trả lương. Kế toán tiền lương ghi lại các chi phí liên quan đến bảng lương công ty, các khoản nợ phát sinh và thanh toán các khoản nợ đó. Kế toán tiền lương cũng phối hợp báo cáo các khoản nợ của bảng lương trên báo cáo tài chính với kế toán sổ kế toán tổng hợp.
Mục nhập lương tiêu chuẩn
Các công ty trả lương cho nhân viên của họ dựa trên lịch thanh toán được xác định trước. Một số công ty trả tiền hàng tuần, một số hai tuần và một số hàng tháng. Khi kế toán tiền lương ghi lại bảng lương thường xuyên, cô ấy sẽ tính tiền lương, các khoản khấu trừ tiền lương và thuế của người sử dụng lao động. Các khoản khấu trừ tiền lương bao gồm thuế FICA cho An sinh xã hội và Medicare, thuế thu nhập liên bang và bảo hiểm y tế. Số tiền ròng phải trả cho nhân viên được ghi nhận là tiền lương phải trả. Các khoản thuế biên chế của chủ lao động bao gồm thuế FICA, thuế FUTA cho thất nghiệp liên bang và thuế SUTA cho thất nghiệp nhà nước. Khi kế toán thực hiện mục nhập, cô ấy ghi lại một khoản ghi nợ vào chi phí tiền lương cho toàn bộ số tiền trong bảng lương. Sau đó, cô ấy ghi lại một khoản tín dụng cho thuế FICA phải nộp, thuế thu nhập liên bang phải trả, bảo hiểm y tế phải trả và bất kỳ khoản khấu trừ nào khác từ tiền lương của nhân viên. Cô ấy thực hiện một khoản tín dụng cuối cùng vào bảng lương phải trả. Kế toán sau đó ghi lại trách nhiệm thuế của người sử dụng lao động. Cô ghi nợ chi phí thuế lương và tín dụng thuế FICA phải nộp, thuế FUTA phải nộp và thuế SUTA phải nộp. Thuế FICA phải nộp, thuế thu nhập liên bang phải trả, bảo hiểm y tế phải trả, tiền lương phải trả, thuế FUTA phải nộp và thuế SUTA phải nộp là tất cả các tài khoản trách nhiệm trả lương.
Thanh toán các khoản nợ lương
Khi kế toán thanh toán số dư trong mỗi tài khoản trách nhiệm trả lương, anh ta ghi lại khoản thanh toán vào hồ sơ kế toán. Anh ta ghi nợ từng tài khoản trách nhiệm tiền lương cho số dư và ghi có tiền mặt cho tổng số tiền.
Tích lũy trách nhiệm tiền lương
Đôi khi thời gian thanh toán giao nhau giữa hai kỳ kế toán, chẳng hạn như cuối tháng. Vào cuối giai đoạn đầu tiên, kế toán ghi lại chi phí tiền lương và trách nhiệm trả lương cho phần của bảng lương quy cho giai đoạn đầu tiên. Cô lấy tỷ lệ phần trăm của thời gian thanh toán áp dụng cho giai đoạn đầu tiên và nhân số tiền đó với tổng số tiền lương. Các khoản khấu trừ tiền lương và thuế nhà tuyển dụng của người lao động được tính dựa trên tổng số tiền lương áp dụng cho giai đoạn đầu tiên. Kế toán tạo ra các mục nhật ký giống như cô ấy để ghi lại các khoản nợ lương tiêu chuẩn bằng cách sử dụng các khoản này. Khi giai đoạn tiếp theo bắt đầu, kế toán đảo ngược việc nhập tích lũy trách nhiệm trả lương. Điều này cho phép cô tiếp tục ghi lại các mục trách nhiệm tiền lương bình thường.
Báo cáo tài chính về nợ phải trả
Nợ phải trả tiền lương xác định số tiền công ty nợ cho các cơ quan chính phủ, nhân viên và nhà cung cấp bảo hiểm y tế khác nhau. Các công ty trả các khoản nợ lương trong một khung thời gian ngắn, đủ điều kiện các tài khoản này là các khoản nợ hiện tại. Kế toán báo cáo các khoản nợ hiện tại trên bảng cân đối kế toán ở đầu phần nợ phải trả.
