Ngân sách đại diện cho kỳ vọng của ban quản lý về doanh thu và chi phí tài chính trong một kỳ kế toán. Định kỳ, ban quản lý sẽ so sánh các dự báo ngân sách với kết quả thực tế và phân tích sự khác biệt. Điều này được gọi là phân tích phương sai ngân sách. Phân tích phương sai ngân sách cho phép ban lãnh đạo đánh giá hiệu suất của công ty và đặt kỳ vọng trong tương lai.
Các loại phương sai ngân sách
Phương sai thường được dán nhãn là phương sai giá hoặc phương sai số lượng. Phương sai giá xảy ra bởi vì giá mua hoặc giá bán của một mặt hàng không phải là những gì quản lý mong đợi. Các phương sai giá bán được tính bằng cách tìm sự khác biệt trong giá bán thực tế và dự kiến và nhân nó với số lượng đơn vị bán. Ví dụ: nếu một công ty bán 100 vật dụng với giá 90 đô la thay vì 80 đô la, phương sai sẽ là 1.000 đô la - chênh lệch giá 10 đô la nhân với 100 vật dụng.
Phương sai số lượng xảy ra khi cần một lượng vật liệu, nhân công hoặc chi phí khác nhau để sản xuất một mặt hàng. Ví dụ: phương sai hiệu quả lao động là sự khác biệt giữa số giờ ngân sách cần thiết cho sản xuất và số giờ thực tế cần thiết nhân với tỷ lệ lao động. Nếu một dự án mất 50 giờ lao động thay vì 40 và công nhân tiêu tốn của công ty 60 đô la một giờ, phương sai là 600 - 10 giờ thêm nhân với 60 đô la một giờ chi phí.
Phân tích phương sai ngân sách
Sau khi kiểm tra phương sai trong từng phần của ngân sách, các nhà quản lý đánh giá mức độ chênh lệch đáng kể. Một công ty có thể có chính sách điều tra phương sai lớn hơn hoặc thấp hơn 10% so với con số ngân sách, ví dụ. Inc.com chỉ ra rằng, chỉ bằng cách nghiên cứu các phương sai quan trọng, các nhà quản lý có thể có nhiều tác động hơn và không bị sa lầy vào những chi tiết vụn vặt.
Khi điều tra phương sai, các nhà quản lý sẽ nói chuyện với các giám sát viên và nhân viên trong bộ phận vi phạm để cố gắng xác định nguyên nhân gốc rễ. Ví dụ, phương sai lao động có thể xảy ra nếu thông số kỹ thuật của sản phẩm thay đổi và cần thêm nhiều giờ lao động.
Khi người quản lý phát hiện ra lý do của phương sai, anh ta sẽ cố gắng xác định phương sai xảy ra do các vấn đề tạm thời hoặc nếu nó phản ánh sự thay đổi lâu dài hơn về giá và giá thành của sản phẩm. Nếu đó là một thay đổi vĩnh viễn phản ánh các điều kiện thay đổi, người quản lý sẽ kết hợp thông tin vào kế hoạch ngân sách cho kỳ kế toán tiếp theo. Inc.com lưu ý rằng tốt hơn là điều chỉnh ngân sách thường xuyên dựa trên thông tin mới để tránh ngân sách không phản ánh các điều kiện hiện tại.
