Dự phòng dự phòng là các khoản tiền mà một công ty phân bổ để trả cho các kết quả không mong muốn có thể có. Một số công ty chỉ đơn giản phân bổ một tỷ lệ phần trăm của mỗi ngân sách dự án cho dự phòng dự phòng. Những người khác sử dụng phương pháp giá trị dự kiến, tính toán chi phí dự kiến của một loạt các tình huống dự phòng. Thay vì dành ra một khoản tiền để trả cho tất cả chúng đầy đủ, công ty phân bổ dự trữ theo xác suất xảy ra của mỗi người. Phương pháp này tương tự như cách các công ty bảo hiểm tính phí bảo hiểm.
Liệt kê từng trường hợp có thể làm tăng chi phí của bạn. Ví dụ, giả sử rằng các tình huống bất ngờ này bao gồm phải bổ sung thêm nhân sự cho dự án, thuê ngoài cho các nhà thầu bên ngoài, không đáp ứng thời hạn mềm của bạn và gặp trục trặc thiết bị.
Ước tính từng chi phí dự phòng. Ví dụ: giả sử rằng bốn trường hợp dự phòng sẽ khiến bạn phải trả giá tương ứng là 32.000 đô la, 48.000 đô la, 20.000 đô la và 12.000 đô la.
Ước tính xác suất của từng trường hợp xảy ra. Ví dụ: giả sử rằng các trường hợp dự phòng có, tương ứng, 5%, 5%, 10% và 2% cơ hội xảy ra.
Nhân chi phí của mỗi trường hợp dự phòng với xác suất của nó. Tiếp tục ví dụ, 5 phần trăm của 32.000 đô la là 1.600 đô la, 5 phần trăm của 48.000 đô la là 2.400 đô la, 10 phần trăm của 20.000 đô la là 2.000 đô la và 2 phần trăm của 12.000 đô la là 240 đô la.
Thêm các giá trị này với nhau. Tổng các giá trị trong ví dụ này là $ 6.240. Bạn sẽ cần $ 6.240 trong dự phòng dự phòng.
Lời khuyên
-
Một kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện phải tính đến nhiều tình huống dự phòng, tuy nhiên bạn có thể loại trừ các trường hợp dự phòng với xác suất rất thấp để làm cho tính toán của bạn dễ quản lý hơn.
