Hệ thống đánh giá hiệu suất giúp các tổ chức biện minh cho quyết định việc làm của họ. Hệ thống có thể bao gồm nhiều hơn là một đánh giá hiệu suất hàng năm. Một hệ thống đánh giá mạnh mẽ có thể bao gồm đánh giá hàng năm cũng như điểm thưởng, khen thưởng và quy trình xử lý kỷ luật. Mục đích của hệ thống đánh giá hiệu suất cơ bản là nhận ra và duy trì hiệu suất mạnh mẽ và thúc đẩy nhân viên cải thiện trong các lĩnh vực mà hiệu suất công việc của họ không đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty.
Lời khuyên
-
Một hệ thống đánh giá hiệu suất công nhận và thưởng cho những nhân viên đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của công ty bạn. Hệ thống đánh giá hiệu suất cũng xác định các lĩnh vực nơi nhân viên cận biên có thể cải thiện kỹ năng và kiến thức của họ.
Mục tiêu đánh giá hiệu suất
Các tổ chức sử dụng đánh giá hiệu suất để đưa ra quyết định việc làm giúp công ty đạt được một số mục tiêu. Đánh giá hiệu suất rất hữu ích trong việc giúp nhà tuyển dụng quyết định xem có nên dựa vào nhân viên mới trong thời gian dài hay có nên tăng lương cho nhân viên hay không. Ngoài ra, quy trình đánh giá hiệu suất có thể đặc biệt hữu ích trong việc xác định tiềm năng của nhân viên để tăng trách nhiệm, nhiệm vụ công việc cấp cao hơn hoặc thăng chức. Chuyển giao công việc, phân công lại hoặc giáng chức là những quyết định tuyển dụng khác có thể dựa trên đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Khi một nhân viên đang trong giai đoạn đầu của nhiệm kỳ với công ty, công ty có thể sử dụng thẩm định để xác định xem công việc đó có phù hợp với kỹ năng và trình độ của anh ta không. Đối với những người lao động mới được tuyển dụng, việc thẩm định này có thể xảy ra ở bất cứ đâu từ 60 ngày đến sáu tháng kể từ ngày bắt đầu của nhân viên. Thời gian dài hơn (sáu tháng) giúp nhà tuyển dụng có đủ thời gian để quan sát hiệu suất của nhân viên đối với hầu hết tất cả các nhiệm vụ và trách nhiệm công việc được giao. Nó cũng cung cấp đủ thời gian để xác định xem có phù hợp về văn hóa hay không về việc nhân viên mới xây dựng mối quan hệ công việc tốt như thế nào thông qua việc hòa hợp với các đồng nghiệp, đồng nghiệp và người giám sát của anh ta.
Dựa trên mức điểm cao (hoặc thấp) của họ trong đánh giá hiệu suất, nhân viên thực hiện đặc biệt trong công việc của họ có thể được tăng lương hoặc thưởng. Ví dụ: các công ty thưởng cho công nhân bằng các khoản thưởng dựa trên hiệu suất có thể sử dụng phương pháp cho điểm đánh giá để xác định mức độ hào phóng của công ty khi thời gian thưởng xuất hiện. Tương tự, nếu có thang lương tăng lương, những nhân viên chỉ đáp ứng tiêu chuẩn thực hiện của công ty sẽ được tăng lương phần trăm thấp nhất, trong khi những nhân viên có thành tích xuất sắc sẽ được tăng lương cao nhất, hoặc họ có thể nhận được cuối năm phần thưởng mà thưởng cho họ cho hiệu suất tuyệt vời.
Các quyết định tuyển dụng như chuyển nhượng và phân công lại có thể phụ thuộc vào mức độ nhân viên xếp hạng trong công việc hiện tại của cô ấy. Ví dụ, một nhân viên có hiệu suất được đánh giá tầm thường cho công việc ở vị trí đối mặt với khách hàng có thể chứng minh hiệu suất tốt hơn nhiều trong vai trò không yêu cầu tương tác với khách hàng của công ty. Cụ thể, một đại diện bán hàng nhận thấy khó khăn trong việc nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng có thể thực hiện tốt hơn trong vai trò phía sau hậu trường nơi cô ấy không bắt buộc phải tương tác với khách hàng. Loại quyết định tuyển dụng này có thể được hỗ trợ bởi đánh giá hiệu suất cho thấy cô ấy đạt điểm thấp hơn trong việc phát triển mối quan hệ nhưng đạt điểm cao trong các nhiệm vụ định hướng chi tiết không yêu cầu tương tác liên tục với khách hàng hoặc khách hàng.
Đánh giá hiệu suất thường được sử dụng cho mục đích phát triển, chẳng hạn như để cung cấp đào tạo hoặc hướng dẫn về cách cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên hoặc hỗ trợ nhân viên tiếp thu các kỹ năng mới. Cho dù các đánh giá hiệu suất chỉ chứa điểm số hoặc bao gồm phản hồi của người giám sát theo định dạng tường thuật, đánh giá là một nguồn thông tin tuyệt vời.Thông tin đó có thể được sử dụng để quyết định loại hình đào tạo cần thiết để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất hoặc các lựa chọn phát triển chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ cô ấy chuẩn bị cho vai trò lãnh đạo trong tương lai. Đối với những nhân viên tiềm năng cao, hiệu suất công việc luôn mạnh mẽ được ghi nhận trong các cuộc đánh giá hàng năm thường là lý do để đưa ra quyết định thăng tiến.
Một mục tiêu thẩm định hiệu suất khác phải làm với động lực. Nhân viên nhận được lời khen ngợi và công nhận cho một công việc được thực hiện tốt thường được thúc đẩy để duy trì hoặc thậm chí cải thiện hiệu suất công việc của họ. Mặc dù tăng lương có thể là một động lực cho một số công nhân, sự công nhận như giám sát viên đánh giá chuyên môn kỹ thuật của họ là "xuất sắc" là nguồn cảm hứng mà các nhân viên khác đánh giá cao hơn, nói, tăng lương 3%.
Phương pháp đánh giá hiệu suất
Có một số phương pháp đánh giá hoặc đánh giá hiệu suất phổ biến. Chọn phương pháp tốt nhất phụ thuộc vào các yếu tố như cấp độ và vị trí trong tổ chức của bạn, chuyên môn giám sát và quản lý và loại nhiệm vụ và nhiệm vụ mà nhân viên của bạn thực hiện. Ví dụ: nếu bạn là giám sát viên trong một cơ sở sản xuất, việc thẩm định dựa trên sản xuất là lý tưởng phù hợp với nhiệm vụ công việc của nhân viên. Đánh giá dựa trên sản xuất thường sử dụng thang đo số đo lường đầu ra của nhân viên. Nhân viên có đầu ra không đáp ứng tiêu chuẩn số lượng tối thiểu hoặc nhân viên có đầu ra không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của bạn có thể sẽ nhận được báo cáo hoặc điểm đánh giá hiệu suất thấp.
Một số loại đánh giá hiệu suất phổ biến bao gồm quản lý theo mục tiêu, thang đánh giá đồ họa, phản hồi đa cấp và xếp hạng bắt buộc. Bạn chọn nhân viên nào cho nhân viên của mình tùy thuộc vào chức năng công việc, vị trí hoặc cấp bậc và bạn có muốn nhân viên của mình hoàn thành việc tự đánh giá hoặc đồng nghiệp để cung cấp phản hồi.
Quản lý theo mục tiêu, hoặc MBO, thẩm định chứa các mục tiêu đánh giá hiệu suất cụ thể mà người quản lý và người giám sát của người quản lý đã cùng nhau xác định để hoàn thành trong giai đoạn đánh giá. Trong cuộc thảo luận thẩm định, người quản lý và giám sát viên xem xét từng mục tiêu, các hành động mà nhân viên đã thực hiện để đạt được từng mục tiêu và liệu mục tiêu đã được hoàn thành hay chưa. Nếu người quản lý không đạt được mục tiêu, họ thường thảo luận về việc người quản lý sẽ đạt được mục tiêu đó bao xa và những trở ngại có thể ngăn cô ta hoàn thành 100%. Đối với các mục tiêu mà người quản lý đã hoàn thành, nhân viên đánh dấu rằng những thành tựu đó đã được hoàn thành và thêm ý kiến mô tả các bước hành động mà cô ấy đã thực hiện để hoàn thành chúng. Cô cũng có thể thêm bất kỳ thử thách nào cô gặp phải khi làm việc hướng tới mục tiêu đó. Những nhận xét như thế này có thể hữu ích nếu cô ấy được chỉ định các mục tiêu tương tự, hoặc chúng có thể hữu ích cho người giám sát của cô ấy trong việc xác định liệu mục tiêu đó có thực sự đạt được hay không. Một đánh giá tổng thể về MBO đã hoàn thành có thể xác định liệu các mục tiêu có phù hợp với bộ kỹ năng hoặc mức độ kinh nghiệm của nhân viên hay không.
Thang đánh giá đồ họa thường là phương pháp đánh giá hiệu suất đơn giản và phù hợp nhất để đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên; tuy nhiên, có khả năng chủ quan làm sai lệch kết quả, dựa trên nhận thức và xếp hạng của người giám sát. Mẫu đánh giá hiệu suất này chứa các đặc điểm và phong cách làm việc của nhân viên cũng như thang điểm đánh giá (ví dụ: thang điểm từ 1 đến 5, với 5 là xuất sắc). Ngoài ra, thang đánh giá có thể từ "kém" đến "chấp nhận được" đến "xuất sắc". Người giám sát đánh giá từng đặc điểm hoặc trình độ. Nếu công ty muốn phản hồi từ nhân viên, có thể có một cột khác để nhân viên tự đánh giá. Một trong những thách thức để mời phản hồi của nhân viên là điều hòa khoảng cách tiềm năng trong xếp hạng. Ví dụ, nhân viên có thể đánh giá kỹ năng tổ chức của cô ấy là tuyệt vời, trong khi người giám sát nghĩ rằng hiệu suất của cô ấy chỉ ở mức chấp nhận được. Bao gồm các nhiệm vụ công việc cụ thể để xếp hạng là một cách để loại bỏ tính chủ quan của loại đánh giá hiệu suất này. Bằng cách chỉ cần thêm các yếu tố như "bật công việc được giao đúng thời gian và không có lỗi" hoặc "làm việc cộng tác với các thành viên trong nhóm để hoàn thành nhiệm vụ được giao", bạn có thể kiểm soát mức độ chủ quan của người giám sát trong khi hoàn thành loại thẩm định này.
Phản hồi đa cấp - thường là đánh giá 360 độ - thu hút phản hồi từ người giám sát, đồng nghiệp và báo cáo trực tiếp của nhân viên. Loại đánh giá này sau đó đánh giá hiệu suất của nhân viên theo ba quan điểm khác nhau và nó đặc biệt hữu ích cho các giám sát viên cấp một thường xuyên làm việc với người quản lý mà họ báo cáo, đồng nghiệp mà họ hợp tác và nhân viên mà họ giám sát. Ưu điểm của đánh giá 360 độ là họ xác định các khu vực cần cải thiện và, tất nhiên, làm nổi bật các khu vực mà nhân viên vượt trội. Điều quan trọng là thu thập thông tin phản hồi từ một số người đánh giá để đánh giá loại này thực sự hiệu quả. Ví dụ: nếu người giám sát chỉ có một báo cáo trực tiếp, thì rõ ràng xếp hạng của cấp dưới đó là gì và chỉ cần biết cấp dưới đánh giá giám sát viên có thể tạo ra mối quan hệ công việc khó xử như thế nào. Do đó, thật khôn ngoan khi có ít nhất ba người xếp loại trong mỗi danh mục: ít nhất ba người ngang hàng và ba báo cáo trực tiếp.
Phương pháp đánh giá hiệu suất xếp hạng bắt buộc đã được phổ biến bởi cựu CEO của General Electric Jack Welch. Sử dụng phương pháp này, các giám sát viên xếp nhân viên thành ba nhóm: 20% công nhân hàng đầu, 70% trung bình và 10% dưới cùng. Thường được gọi là phương pháp "xếp hạng và đánh giá", điều đó có nghĩa là các giám sát viên coi 10% công nhân dưới cùng là những nhân viên thực sự không cần thiết. Họ có thể bị chấm dứt vì hiệu suất của họ không đạt tiêu chuẩn của công ty. 70 phần trăm trung bình có được để giữ công việc của họ, nhưng họ cũng nhận được sự huấn luyện, đào tạo và phát triển chuyên môn, hy vọng sẽ thúc đẩy họ cố gắng tham gia vào 20 phần trăm nhân viên hàng đầu hoặc ít nhất là không rơi vào mức thấp nhất 10% vào lần tiếp theo đánh giá hiệu suất đến xung quanh. 20 phần trăm hàng đầu là những siêu sao và rõ ràng là rất có giá trị đối với công ty đến mức họ không chỉ được giữ công việc của mình, mà họ còn được khen thưởng vì thành tích mẫu mực với tăng lương, thưởng hoặc cả hai. (Nhân viên trong phạm vi trung bình cũng có thể được tăng lương và thưởng nhưng không hào phóng như những người làm việc hàng đầu). Loại phương pháp đánh giá hiệu suất này đòi hỏi rất nhiều công việc để chuẩn bị nhân viên cho loại đánh giá này, và nó yêu cầu các giám sát viên đào tạo để ngăn họ khỏi xếp hạng nhân viên một cách ngớ ngẩn hoặc tùy tiện dựa trên bất cứ điều gì ngoại trừ hiệu suất công việc của họ.
Báo cáo đánh giá hiệu suất
Một báo cáo thẩm định hiệu suất bằng văn bản là quan trọng vì hai lý do quan trọng. Đầu tiên, vì việc đánh giá hiệu suất thường được sử dụng để đưa ra các quyết định tuyển dụng như tăng lương, thăng chức, giảm lương, thưởng và chuyển nhượng công việc hoặc chuyển nhượng, bạn nên có tài liệu hỗ trợ cho các quyết định của mình. Thứ hai, mọi nhân viên đều có quyền có một bản sao cứng (hoặc bản sao điện tử nếu bạn thực hiện thao tác không cần giấy tờ) để đánh giá các tệp cá nhân của mình.
Khi bạn tiến hành thảo luận đánh giá hiệu suất, hãy trình bày cho nhân viên bản sao của mình và xem xét nó trong một cuộc gặp mặt trực tiếp khi khả thi. Quá trình đánh giá hiệu suất là hiệu quả nhất nếu bạn có cuộc thảo luận trong văn phòng riêng hoặc phòng hội nghị, tốt nhất là một vị trí trung lập cho cả người giám sát và nhân viên. Quyền riêng tư là tối quan trọng khi bạn thảo luận về hiệu suất của nhân viên, đặc biệt nếu việc đánh giá hiệu suất giải quyết các vấn đề nhạy cảm hoặc nếu nó bao gồm những lo ngại nghiêm trọng về hiệu suất hoặc thói quen làm việc của nhân viên. Nếu bạn đang quản lý một nhân viên từ xa, hãy cung cấp cho nhân viên một bản sao email, được đánh dấu bí mật, trước khi bạn xem lại hiệu suất của anh ta trong một cuộc gọi hội nghị. Cách bạn trình bày đánh giá của nhân viên thường có thể ảnh hưởng đến tinh thần và sự hài lòng trong công việc của nhân viên.
Mục tiêu đánh giá hiệu suất là để truyền đạt mức độ tốt của một nhân viên thực hiện nhiệm vụ công việc của mình hoặc để truyền đạt cho nhân viên rằng bạn được đầu tư vào sự phát triển chuyên nghiệp của anh ta. Một yếu tố quan trọng trong giao tiếp này là báo cáo thẩm định hiệu suất thực tế. Nó cung cấp cho nhân viên một tài liệu tham khảo mà anh ta có thể tham khảo trong suốt thời gian thẩm định tiếp theo để xem anh ta đứng ở đâu để đáp ứng các tiêu chuẩn thực hiện của tổ chức của bạn.
