Theo dõi số giờ làm việc của nhân viên là một phần chính của quản lý lực lượng lao động ở hầu hết các doanh nghiệp - không có hồ sơ về số giờ làm việc, thật khó để bộ phận nhân sự và kế toán xác minh số tiền bạn phải trả. Nhân viên đôi khi mắc sai lầm và quên đồng hồ khi họ cần. Điều này đòi hỏi kỷ luật, nhưng người sử dụng lao động phải cẩn thận để không vi phạm quyền của nhân viên trong quá trình xử lý kỷ luật.
FLSA
Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng, hay FLSA, là luật liên bang quy định bồi thường cho người lao động. Bạn phải tính đến FLSA khi bạn đang xem xét cách kỷ luật nhân viên của mình. FLSA yêu cầu bạn trả lương cho nhân viên của mình cho tất cả các giờ họ làm việc, ngay cả khi đồng hồ thời gian không nhất thiết phản ánh những giờ đó. Điều này có nghĩa là trách nhiệm của bạn với tư cách là một nhà tuyển dụng phải theo dõi chặt chẽ những gì nhân viên của bạn đang làm; bạn không thể cho rằng một nhân viên không nên được trả tiền cho những giờ anh ta quên đồng hồ.
Kiến thức về vi phạm
Ngoài FLSA, mối quan tâm lớn tiếp theo mà bạn nên có với tư cách là một nhà tuyển dụng là liệu nhân viên đó có biết rằng anh ta có nghĩa vụ phải theo dõi hay không, hoặc cần làm thủ tục gì. Nếu chính sách của bạn về đồng hồ không có trong sổ tay nhân viên chính thức của bạn, hãy dành thời gian để soạn thảo một phụ lục. Phụ lục cần lưu ý rằng việc không tuân thủ quy trình bấm giờ sẽ được giải quyết theo quy trình kỷ luật thông thường của bạn, điều mà ở hầu hết các công ty đều đi đến chấm dứt.
Kỷ luật tiến bộ
Trong một số trường hợp, hành động của một nhân viên đủ nghiêm trọng để đảm bảo chấm dứt ngay lập tức, chẳng hạn như mang súng vào môi trường làm việc mà không được phép với ý định làm hại. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể sử dụng chương trình kỷ luật tiến bộ, trong đó bạn tăng mức độ nghiêm trọng của hình phạt cho mỗi vi phạm. Thất bại trong đồng hồ là một ví dụ tuyệt vời khi kỷ luật tiến bộ là phù hợp.
Thủ tục kỷ luật
Chính sách kỷ luật tiến bộ có thể thay đổi theo công ty. Bước đầu tiên trong việc kỷ luật một nhân viên quên đồng hồ là gặp nhân viên và xem xét các chính sách và thủ tục để đồng hồ. Yêu cầu nhân viên ký và ghi ngày tháng cho biết anh ta đã đọc các thủ tục và đặt một bản sao của tuyên bố trong hồ sơ nhân viên của mình. Ở lần vi phạm đầu tiên, bước tiếp theo thường là đưa ra cảnh báo bằng lời nói. Tại vi phạm thứ hai, cung cấp một cảnh báo bằng văn bản. Các công ty thường cung cấp tối đa ba cảnh báo bằng văn bản trước khi tiến về phía trước. Khi nhân viên của bạn đã tích lũy số lượng cảnh báo bằng văn bản tối đa cho việc không đồng hồ, hãy bắt đầu một hậu quả, chẳng hạn như trả lương. Đình chỉ nhân viên nếu xảy ra vi phạm khác. Nếu sau đó nhân viên vẫn không đồng hồ đúng cách, hãy chấm dứt anh ta. Hầu hết các nhân viên quên đồng hồ không đạt đến điểm đình chỉ hoặc chấm dứt, nhưng chính sách kỷ luật của bạn sẽ phản ánh thẩm quyền của bạn để sử dụng các hành động này.
Cân nhắc
Khi bạn đang cố gắng thi hành kỷ luật, điều bắt buộc là bạn không chơi yêu thích. Bạn phải áp dụng chính sách theo cùng một cách cho mọi nhân viên, bất kể chức danh hoặc lịch sử công việc của họ với công ty. Làm điều này sẽ gửi một thông điệp rõ ràng rằng bạn sẽ không tha thứ cho sự không tuân thủ, điều cần thiết để nhân viên nghiêm túc với bạn. Hơn nữa, làm theo những gì bạn có bằng văn bản trong cuốn sổ tay của bạn cho bức thư là cách thực sự duy nhất để ngăn chặn một vụ kiện cho các hành vi không công bằng.
