Thay đổi thủ tục thanh toán của công ty bạn có thể ảnh hưởng đến cách bạn kinh doanh với điểm số của khách hàng. Bạn không thể đơn giản thay đổi ngày hóa đơn theo lịch trình, tăng số tiền thanh toán hoặc sửa đổi các điều khoản của bạn mà không thông báo trước cho khách hàng của bạn. Nếu không, bạn phải đối mặt với triển vọng của các cuộc gọi, khiếu nại, mất doanh thu và bình luận tiêu cực. Viết thư bạn gửi cho khách hàng của mình để nó cung cấp câu trả lời đầy đủ cho "ai, cái gì, khi nào và ở đâu" trong các chính sách mới của bạn.
Làm rõ mục đích
Thông báo chính thức về các thay đổi thủ tục nên mở ra với các tuyên bố rõ ràng về nguồn thông tin, dân số mà nó ảnh hưởng và bản chất của thay đổi. Để thực hiện mục tiêu này, hãy sử dụng tiêu đề thư của công ty để người nhận biết ngay danh tính của bạn. Nếu bạn thiết lập thư của mình trong phần mềm xử lý văn bản như một dự án hợp nhất thư, bạn có thể kết hợp một lời chào tùy chỉnh vào từng chữ cái để tránh phần giới thiệu "Khách hàng có giá trị" đáng sợ làm mất giá trị của bất kỳ thư nào. Xác nhận lại sự đánh giá cao của bạn đối với doanh nghiệp của người nhận và đánh vần những điều cơ bản về chính sách trong một đoạn đầu tiên ngắn gọn. Ví dụ: bạn có thể thông báo "Vì chúng tôi coi trọng bạn là khách hàng, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn để thông báo cho bạn về một thay đổi sắp tới trong quy trình thanh toán ảnh hưởng đến tài khoản của bạn với chúng tôi."
Cung cấp chi tiết
Sau khi bạn giới thiệu chủ đề chung của giao tiếp, hãy đi đến điểm trong đoạn tiếp theo. Giải thích - càng ngắn gọn càng tốt - sự thay đổi sắp diễn ra và các quy tắc mới khác với quy tắc cũ như thế nào. Khách hàng muốn biết chính xác làm thế nào chính sách của bạn ảnh hưởng đến họ. Nếu bạn không cung cấp một lời giải thích hợp lý, rõ ràng để trả lời tất cả các câu hỏi rõ ràng mà nó đưa ra, điện thoại của bạn sẽ bắt đầu đổ chuông ngay sau khi thư của bạn đến hộp thư của người nhận. Để đảm bảo rằng bạn đã giải quyết tất cả các chi tiết cần thiết, hãy yêu cầu bạn bè, đồng nghiệp hoặc những người bên ngoài khác đọc thư của bạn trong giai đoạn nguyên mẫu và tinh chỉnh tin nhắn của bạn trước bất kỳ câu hỏi nào họ nêu ra.
Xác nhận thời gian
Phân định chính xác khi thay đổi có hiệu lực. Nếu khách hàng phải bắt đầu sử dụng địa chỉ thanh toán mới có hiệu lực với chu kỳ thanh toán của một tháng cụ thể, hãy nói với họ "Bắt đầu với khoản thanh toán tháng và năm của bạn, vui lòng gửi séc của bạn đến địa chỉ." Nếu khách hàng sẽ thấy sự thay đổi trong điều khoản thanh toán, hãy nói với họ "Chúng tôi đang tăng khoản thanh toán tối thiểu của bạn từ số lên số phần trăm số dư của bạn kể từ tháng và năm." Để tránh nhầm lẫn, hãy sử dụng tuyên bố thời gian này để tóm tắt lại thay đổi và cung cấp một ngày hoàn chỉnh để thư của bạn trở thành tài liệu tham khảo khả thi trong tương lai cho các tệp của khách hàng.
Làm cho nó chính thức
Trước khi bạn đóng thư, hãy nói rõ ràng một cách chắc chắn nhưng thân thiện rằng những thay đổi của bạn không thể hiện các điều khoản tùy chọn. Khách hàng phải nhận ra rằng họ không thể từ chối các thủ tục của bạn, ngoại trừ việc đóng tài khoản của họ và việc tiếp tục làm việc với bạn trước ngày thay đổi xác nhận rằng họ chấp nhận và đồng ý tuân thủ các quy tắc mới của bạn. Cung cấp tên và thông tin liên lạc của bạn, ngay cả khi tất cả xuất hiện như một phần của tiêu đề thư của bạn và nhấn mạnh rằng bạn hoan nghênh các cuộc gọi của khách hàng nếu họ có câu hỏi hoặc nhận xét.
