Là chủ doanh nghiệp, bạn muốn tạo doanh thu và cung cấp trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng của mình. Đồng thời, bạn đang cố gắng giữ chi phí thấp mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Đây là những gì hiệu quả hoạt động là tất cả về. Nếu bạn làm đúng, tổ chức của bạn sẽ trở nên năng suất hơn, kiếm được lợi nhuận cao hơn và có được lợi thế cạnh tranh.
Lời khuyên
-
Hiệu quả hoạt động đề cập đến các bước mà các công ty có thể thực hiện để hợp lý hóa các quy trình cốt lõi của họ và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Ý nghĩa của hiệu quả hoạt động là gì?
Hiệu quả hoạt động, còn được gọi là hiệu quả hoạt động hoặc năng suất hoạt động, là một số liệu được sử dụng bởi các tổ chức trên toàn thế giới. Nó đo lường đầu ra của một doanh nghiệp từ mỗi đơn vị đầu vào. "Đầu ra" dùng để chỉ dịch vụ hoặc sản phẩm đang được cung cấp, trong khi "đầu vào" là thời gian, công việc, con người và chi phí sản xuất hàng hóa và dịch vụ.
Khái niệm này bao gồm các thực tiễn nhằm cải thiện các quy trình của công ty để nó có thể chạy hiệu quả và cung cấp các dịch vụ chất lượng, nhất quán. Đó không chỉ là việc đạt được mục tiêu của bạn mà còn hợp lý hóa hoạt động của bạn để cung cấp các sản phẩm tốt hơn với giá tốt hơn và giảm chi phí không cần thiết. Bằng cách tối đa hóa hiệu quả hoạt động, bạn có thể tối ưu hóa chi phí của mình, tự động hóa các quy trình phức tạp và có quyền truy cập nhanh hơn vào thông tin trong tổ chức của bạn.
Trong một cuộc khảo sát gần đây với 400 công ty CNTT, 39% số người được hỏi cho biết họ chủ yếu làm việc hiệu quả. Chỉ hai trong số 10 công ty đánh giá hoạt động hiện tại của họ là rất hiệu quả. Khoảng 36 phần trăm là một nơi nào đó ở giữa về hiệu quả. Gần một nửa nói rằng điều hành một doanh nghiệp phức tạp hơn bao giờ hết do số lượng lớn dữ liệu họ cần phân tích và quản lý. Một số đề cập đến những thách thức của công nghệ mới và nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng.
Cách duy nhất để vượt qua những rào cản này và đảm bảo thành công của tổ chức của bạn là ưu tiên hiệu quả hoạt động. Điều này có thể giúp bạn bảo đảm lợi thế cạnh tranh, mang lại giá trị khách hàng lớn hơn và củng cố thương hiệu của bạn. Trên hết, bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ và quy trình lặp đi lặp lại.
Tùy thuộc vào ngành và loại hình kinh doanh của bạn, có nhiều cách khác nhau để tăng hiệu quả hoạt động. Ví dụ: bạn có thể tận dụng các công nghệ mới nhất để hợp lý hóa giao tiếp khách hàng. Chẳng hạn, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng có thể giúp biến những thách thức thành cơ hội, dẫn đến doanh số cao hơn, doanh thu cao hơn và trải nghiệm khách hàng vượt trội. Hơn nữa, đội ngũ nhân sự của bạn và các bộ phận khác sẽ trở nên năng suất hơn và có kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
Với loại phần mềm này, các công ty có thể hợp nhất các hệ thống của họ trong một trung tâm trung tâm và quản lý các hoạt động hàng ngày của họ dễ dàng hơn. Các chương trình như Salesforce tự hào với các tính năng nâng cao sẽ cho phép nhân viên của bạn phân tích dữ liệu và biến nó thành thông tin chi tiết có giá trị, theo dõi hành trình của khách hàng và quản lý các mối quan hệ khách hàng và bán hàng hiệu quả hơn. Bằng cách truy cập vào dữ liệu tốt hơn, bạn sẽ có thể cung cấp các thông điệp tiếp thị được nhắm mục tiêu cao và tiếp cận đối tượng rộng hơn trong khi giảm chi phí không cần thiết.
Hiệu quả hoạt động là tối quan trọng đối với thành công của bạn. Nó có thể giải phóng thời gian của bạn, tự động hóa các nhiệm vụ vất vả và giảm chi phí của bạn. Nó cũng đơn giản hóa các quy trình của bạn và giúp dễ dàng đạt được mức tăng trưởng và lợi nhuận phù hợp. Nhân viên của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, và sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng lên. Điều này chuyển thành doanh thu cao hơn và nhận thức về thương hiệu.
Cách đo lường hiệu quả
Khái niệm này dựa trên tỷ lệ đầu ra / đầu vào. Do đó, cần phải xem xét cả hai khía cạnh khi đo lường hiệu quả hoạt động. Những số liệu nào bạn sẽ sử dụng phụ thuộc vào mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, ngành, quy mô kinh doanh và các khía cạnh khác của bạn. Các chỉ số hiệu suất khác nhau từ ngành này sang ngành khác.
Giả sử bạn có một trung tâm dữ liệu đủ lớn để chứa nhiều khách hàng hơn. Vấn đề là cơ sở của bạn không có đủ năng lượng điện để phục vụ một cơ sở khách hàng lớn. Một cách để cải thiện hiệu quả của nó là cài đặt hệ thống làm mát và thiết bị tiết kiệm năng lượng. Tiếp theo, bạn có thể sử dụng doanh thu trên mỗi kilowatt giờ và các số liệu khác để đo lường hiệu quả hoạt động.
Một số liệu phổ biến khác là doanh thu trên mỗi nhân viên. Trong trường hợp này, lao động nhân viên là đầu vào. Bạn có thể đo năng suất lao động dựa trên mức doanh thu được tạo ra bởi người lao động trung bình.
Chẳng hạn, một nhà sản xuất ô tô có doanh thu 1 triệu đô la mỗi nhân viên, hoạt động hiệu quả hơn so với một công ty tương tự có doanh thu 500.000 đô la mỗi công nhân. Tuy nhiên, sau này có thể cải thiện số liệu này bằng cách đầu tư vào thiết bị mới, tăng tốc chu kỳ thiết kế của nó, tăng giá và vân vân. Mặt khác, một công ty CNTT có thể đo lường hiệu quả hoạt động dựa trên sự hài lòng của khách hàng, tác động kinh doanh, năng suất, thời gian tiết kiệm, chi phí mua lại của khách hàng và hơn thế nữa.
Giả sử bạn là một cơ quan tiếp thị muốn cải thiện việc thu hút khách hàng. Trong trường hợp này, bạn có thể đo lường hiệu quả hoạt động dựa trên số lượng khách hàng có được so với chi phí cho mỗi khách hàng. Các chiến lược đơn giản như đầu tư vào tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, giảm thời gian chuyển đổi khách hàng tiềm năng và nhắm mục tiêu tốt hơn cho quảng cáo của bạn có thể giảm chi phí mua lại của khách hàng. Về cơ bản, bạn sẽ tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn và chuyển đổi họ thành khách hàng trả tiền với giá rẻ hơn.
Hầu hết các doanh nghiệp sẽ chia chi phí hoạt động của họ theo doanh thu để tính tỷ lệ hiệu quả cơ bản. Tỷ lệ này có thể được áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn hoặc cho các bộ phận và lĩnh vực hoạt động cụ thể. Các số liệu chính khác nhau giữa các ngành công nghiệp và các phòng ban. Ví dụ, nhóm bán hàng của bạn sẽ có các số liệu hiệu quả hoạt động khác với bộ phận nhân sự của bạn.
Hãy chắc chắn rằng các chỉ số hiệu suất chính của bạn có thể định lượng và đo lường được. Bắt đầu bằng cách đo đầu vào và sau đó tính toán đầu ra. Xác định những gì bạn muốn đo lường và so sánh đầu ra của bạn với tỷ lệ đầu vào dựa trên kết quả trước đó hoặc so với đối thủ cạnh tranh của bạn. Chi phí đầu vào thấp hơn đại diện cho một lợi thế. Giữa hai công ty sản xuất cùng một đầu ra, một công ty sử dụng ít đầu vào sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
Giả sử rằng bạn có số lượng khách truy cập trang web tương tự như đối thủ cạnh tranh chính của bạn. Bạn đang chi khoảng 10.000 đô la mỗi tháng cho quảng cáo trả tiền và SEO, trong khi đối thủ cạnh tranh của bạn không chi hơn 7.000 đô la. Mặc dù có kết quả tương tự như bạn, công ty được đề cập là hiệu quả hơn vì nó sử dụng ít tài nguyên hơn.
Bằng cách đo lường hiệu quả hoạt động của bạn, bạn sẽ có thể xác định liệu có sử dụng đúng lượng tài nguyên để cung cấp dịch vụ, sản phẩm hoặc hoạt động hay không. Khái niệm này không chỉ là tối đa hóa lợi nhuận và giảm chi phí; nó cũng bao gồm khả năng giữ chân khách hàng và duy trì chất lượng. Hơn nữa, nó giúp xác định các quy trình và hoạt động làm cạn kiệt ngân sách của công ty.
Phương trình tính hiệu quả của máy là gì?
Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn có thể muốn xác định hiệu suất và hiệu quả của thiết bị. Ví dụ, nếu bạn là nhà sản xuất, điều quan trọng là phải biết máy của bạn hoạt động như thế nào để bạn có thể quyết định xem bạn có nên mua một đơn vị mới hơn hay cải thiện thiết bị hiện tại của mình hay không. Một máy hiệu quả hơn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bạn sẽ có thể sản xuất nhiều hàng hóa hơn trong thời gian ngắn hơn. Thêm vào đó, chi phí cho mỗi đơn vị có thể giảm.
Hiệu quả của máy có thể được đo bằng phương trình đơn giản. Điều bạn cần làm là chia sản lượng năng lượng của máy cho đầu vào năng lượng và nhân kết quả với 100:
Hiệu quả = sản lượng năng lượng / năng lượng đầu vào x 100 phần trăm
Với công thức này, bạn sẽ xác định hiệu suất của máy được biểu thị bằng phần trăm. Kết quả sẽ luôn thấp hơn 100 phần trăm do chất thải do máy móc tạo ra, chẳng hạn như năng lượng bị mất qua nhiệt thải.
Giả sử bạn có một cỗ máy cần 1.000 joules để chạy, nhưng sản lượng năng lượng của nó chỉ là 500 joules. Nếu bạn chia 500 cho 1.000 và sau đó nhân kết quả với 100, bạn sẽ nhận được 50 phần trăm, đại diện cho hiệu quả của máy.
Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng các số liệu khác. Nếu bạn có một hệ thống sản xuất chai có giá khoảng 20.000 đô la mỗi tháng bao gồm vật liệu, năng lượng điện và nhân công và sản xuất chai với tổng giá trị 30.000 đô la mỗi tháng, hiệu quả của nó là 150 phần trăm. Một hệ thống mới hơn sử dụng ít điện và vật liệu sẽ hiệu quả hơn ngay cả khi nó tạo ra cùng một sản lượng. Vì chúng tôi đang sử dụng nhiều số liệu khác nhau và không chỉ tiêu thụ năng lượng, kết quả có thể vượt quá 100 phần trăm.
Làm thế nào để cải thiện hoạt động xuất sắc
Mặc dù các thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau, hiệu quả hoạt động và hoạt động xuất sắc không phải là một và giống nhau. Cái sau vượt xa hiệu quả, nhấn mạnh cải tiến liên tục. Nó liên quan đến việc liên tục quản lý sự phức tạp của tổ chức và điều chỉnh chiến lược kinh doanh của bạn để luôn đứng đầu trong cuộc cạnh tranh.
Hãy nghĩ về sự xuất sắc của tổ chức như một bước quan trọng trong hành trình của bạn để đạt hiệu quả kinh doanh tối ưu. Khái niệm này liên quan đến việc đáp ứng và vượt quá mong đợi của khách hàng trong khi cải thiện văn hóa tổ chức, hoạt động hàng ngày và quy trình của bạn. Nó cũng bao gồm các bước cần thiết để giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa chi phí của bạn và thúc đẩy nhận thức.
Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, hãy tập trung vào việc cải thiện cả hiệu quả hoạt động và sự xuất sắc. Điều này sẽ đặt bạn trên con đường dẫn đến thành công và cung cấp cho bạn một lợi thế cạnh tranh. Công ty của bạn sẽ phát triển và phát triển, nhân viên của bạn sẽ hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn và khách hàng của bạn sẽ trở lại nhiều lần.
Hầu hết các tổ chức phấn đấu cho sự xuất sắc của tổ chức đang sử dụng Mô hình Shingo để thực hiện mục tiêu của họ. Được mô tả như một cách suy nghĩ mới, triết lý này dựa trên 10 nguyên tắc chính. Tìm kiếm sự hoàn hảo, tôn trọng mọi cá nhân, suy nghĩ có hệ thống, đảm bảo chất lượng tại nguồn và tạo ra giá trị cho khách hàng chỉ là một vài đề cập.
Theo Mô hình Shingo, mỗi cá nhân đều có tiềm năng và có thể mang lại giá trị cho một tổ chức. Là một nhà tuyển dụng, việc tôn trọng nhóm của bạn là không đủ. Bạn cũng phải thể hiện sự tôn trọng với các đối tác, nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng và xã hội của bạn. Khi mọi người cảm thấy được đánh giá cao, họ tham gia và nỗ lực nhiều hơn vào công việc của họ.
Ví dụ, bạn có thể cung cấp các buổi đào tạo cho nhân viên của mình và khuyến khích họ phát triển các kỹ năng mới. Động não các ý tưởng và cho họ biết rằng bạn cởi mở với bất kỳ đề xuất nào họ có thể có. Thưởng cho công việc khó khăn của họ và tôn trọng thời gian rảnh của họ.
Một điều khác bạn có thể làm để đạt được sự xuất sắc trong hoạt động là liên tục cải thiện các quy trình của bạn. Tìm kiếm các giải pháp dài hạn thay vì sửa chữa tạm thời và đầu tư vào các công nghệ và thiết bị có thể hợp lý hóa công việc của bạn.
Ưu tiên đổi mới trong tổ chức của bạn. Tìm kiếm cơ hội mới, thử nghiệm những ý tưởng mới và chấp nhận rủi ro được tính toán. Hãy suy nghĩ một cách có hệ thống và thực hiện từng bước một để bạn có thể xác định những gì hoạt động và những gì không hoạt động mà không sợ thất bại.
Bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của hiệu quả và sự xuất sắc đối với thành công kinh doanh, hãy thực hiện các bước cần thiết để làm cho tổ chức của bạn phát triển mạnh.Tập trung vào cải tiến liên tục, nhấn mạnh sự hài lòng của khách hàng và cho nhân viên của bạn thấy rằng bạn quan tâm đến họ và đánh giá cao những nỗ lực của họ.
Cung cấp cho nhóm của bạn quyền truy cập nhất quán vào thông tin và đầu tư vào các công nghệ mới để giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Hãy nhớ rằng, bạn không thể cung cấp dịch vụ khách hàng đẳng cấp thế giới và đạt được hiệu suất cao nhất nếu nhân viên của bạn thiếu các nguồn lực cần thiết để làm việc hiệu quả. Sử dụng một hệ thống thống nhất để chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, khuyến khích đổi mới và tập trung vào việc đạt được sự tăng trưởng lâu dài, bền vững.
