Ví dụ về thư dịch vụ khách hàng

Nhắm mục tiêu của bạn khi bạn gửi khiếu nại, hoặc khi bạn yêu cầu hỗ trợ dịch vụ khách hàng. Chiến thắng trong cuộc chiến thư dịch vụ khách hàng bằng cách làm chủ sự thất vọng của chính bạn và đưa ra một yêu cầu lịch sự, mạch lạc cho một biện pháp khắc phục. Viết thư dịch vụ khách hàng để có kết quả bằng cách làm theo một vài hướng dẫn đơn giản, rất giống với truyền thống của các phóng viên báo chí.

Người nào?

Địa chỉ thư của bạn một cách cẩn thận. "Hãy chắc chắn rằng bạn đang gửi nó cho … người có thể hành động theo nó", Rosalie Maggio, tác giả của cuốn Cách nói.

Nghiên cứu tên và địa chỉ thích hợp; không đoán hoặc giả định. Giải quyết khiếu nại của bạn tới "John Smith, Giám đốc Dịch vụ Khách hàng, Tập đoàn Tiện ích ABC" với địa chỉ đường phố thích hợp thay vì chỉ đơn giản là "Phòng Dịch vụ Khách hàng".

Gọi cho văn phòng công ty để biết thông tin, tìm kiếm các tài nguyên trực tuyến như Hoover's (tài nguyên bên dưới) hoặc thử Văn phòng kinh doanh tốt hơn nếu bạn cần thêm trợ giúp.

Cái gì, ở đâu và khi nào?

Sử dụng ngôn ngữ trang nghiêm trong thư của bạn. Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ là chủ đề khiếu nại của bạn. Chỉ định chi tiết như thực hiện, mô hình, năm, ngày giao hàng hoặc ngày cài đặt.

"Khi mô tả vấn đề, hãy cụ thể và đi vào vấn đề. Chỉ nói rõ rằng sản phẩm 'không hoạt động' không cung cấp đủ thông tin. Tóm tắt chi tiết về khiếu nại của bạn sẽ hỗ trợ công ty giải quyết vấn đề của bạn", trang web RocketLawyer gợi ý. trong đó cung cấp các mẫu thư khiếu nại của khách hàng.

"Tôi đã mua một bộ MagnaGadget ba tuần trước và bắt đầu gặp sự cố ngay khi tôi giải nén nó. Các tiện ích sẽ không ở trên giá hoặc trên tay cầm", cung cấp nhiều thông tin hơn "Sản phẩm của bạn bốc mùi!" Cung cấp cho công ty các công cụ họ cần để giải quyết khiếu nại của bạn.

Làm sao?

Liệt kê các bước bạn đã thực hiện cho đến nay để giải quyết vấn đề. Giải thích những gì bạn đã làm và phản hồi bạn đã nhận được.

"Cửa hàng nơi tôi mua bộ đã giới thiệu tôi đến bộ phận dịch vụ khách hàng địa phương của bạn tại Metro. Ông George Allenby tại văn phòng đó nói rằng họ không thể giúp tôi vì tôi đã mua bộ này từ một cửa hàng giảm giá. Việc mua hàng của tôi dựa trên ABC danh tiếng cho các tiện ích đáng tin cậy và tôi rất thất vọng về phản ứng cho đến nay."

Đưa ra một giải pháp cụ thể và thỏa đáng cho vấn đề. "Tôi tin rằng ABC tạo ra một sản phẩm tốt. Đây có lẽ chỉ là một trục trặc nhỏ đối với công ty, nhưng nó là một vấn đề lớn đối với tôi. Nếu ABC thay thế bộ MagnaGadget bị lỗi, tôi sẽ rất vui." Cung cấp cho công ty một cách để làm cho mọi thứ đúng, nhưng phải hợp lý.

Tại sao?

Đối xử với người nhận thư như bạn muốn được đối xử: Nhân phẩm và cách cư xử tốt sẽ giúp bạn có kết quả tốt hơn so với hành vi thô lỗ và xúc phạm. Thực hiện theo lời khuyên này: "… hãy nhớ là khéo léo, nhưng kiên quyết. Nếu bạn cảm thấy mình đã sai, hãy kiên nhẫn và đừng hài lòng cho đến khi vấn đề được khắc phục", Margaret McCarthy nhấn mạnh ở đây Thực hiện dễ dàng. Kiếm được sự tôn trọng của người nhận thư bằng cách tiếp cận lịch sự và hợp lý và bạn sẽ có nhiều khả năng giải quyết vấn đề hơn cho sự hài lòng của bạn.