Email và các phương tiện giao tiếp điện tử khác có thể đã đẩy thư giấy đến rìa của ý thức, nhưng sẽ là sai lầm khi cho rằng nghệ thuật viết thư đã chết. Ngược lại, doanh nghiệp sử dụng thư mỗi ngày để gửi thông tin, truyền đạt các điều kiện quan trọng cho khách hàng và đặt một thứ gì đó hữu hình vào tay người nhận. Một lá thư bán chính thức là thích hợp khi bạn biết người nhận, nhưng không phải là một người bạn.
Là bán chính thức định dạng chính xác?
Luôn xem xét người nhận khi chuẩn bị thư kinh doanh. Một lá thư bán chính thức là phù hợp khi bạn biết người nhận hoặc liên lạc với anh ấy hoặc cô ấy thường xuyên, ví dụ, kế toán viên chăm sóc sổ sách kế toán của bạn hoặc người quản lý văn phòng của nhà cung cấp chính của bạn. Nếu bạn hoàn toàn không biết người đó, hãy chọn một kiểu chữ chính thức. Thư bán chính thức là lịch sự hơn so với thư không chính thức. Hãy nghĩ về chúng như một sự giao thoa giữa loại thư chính thức mà bạn có thể viết cho cơ quan quản lý của chính phủ và phong cách thư từ thoải mái mà bạn có thể viết cho bạn bè.
Thực hiện theo định dạng thư doanh nghiệp tiêu chuẩn
Thư bán chính thức theo định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn; đó chỉ là ngôn ngữ mà bạn sẽ sửa đổi để tạo ra một tông màu trung tính. Chọn văn phòng phẩm được in bằng tiêu đề thư kinh doanh của bạn và viết tên và địa chỉ doanh nghiệp của người nhận ở phía trên bên trái của trang. Vì vậy, nếu bạn viết thư cho CEO của một công ty cung ứng, địa chỉ bên trong sẽ ghi:
Bà Catherine Torrance, Giám đốc điều hành
Công ty Acme
Phố 123 Acme
Bartlesville, Oklahoma 74003
Tiếp theo, viết ngày ở định dạng tháng-năm-năm. Đó là thông thường trong văn bản kinh doanh để viết tháng như một từ: "28 tháng 3 năm 2018."
Chọn một lời chào
Sử dụng tên cuối cùng của người nhận theo sau là dấu hai chấm - "Kính gửi ông / bà. / Mr / Ms. Họ:" Đối với nhiều người nhận, hãy liệt kê tên của tất cả những người nhận - "Kính gửi bà Tomaker, ông Bennett và Tiến sĩ Toulson-Smith: "Đừng viết tên đầu tiên; nó được coi là thô lỗ. Nếu bạn không biết tên người nhận, hãy thực hiện một số nghiên cứu trực tuyến để khám phá nó. Sử dụng lời chào chung chung như "Kính gửi Giám đốc bán hàng:" như là phương sách cuối cùng. Trong trường hợp này, tốt hơn là nên gửi thư của bạn "Dear Sir" hoặc "Dear Madam" và sử dụng giọng điệu trang trọng.
Cấu trúc cơ thể cho rõ ràng
Phần thân của bức thư của bạn nên có tông màu lịch sự và trung tính. Sử dụng các từ hàng ngày thay vì các từ chính thức, ví dụ: "cũng" thay vì "xa hơn" và "nhưng" thay vì "tuy nhiên". Các cơn co thắt như "Tôi", "không" và "sẽ không" ổn trong một lá thư bán chính thức miễn là chúng phù hợp với phong cách nhà của công ty bạn. Mở bằng cách mô tả lý do tại sao bạn viết và thực hiện các điểm còn lại của bạn trên hai đến bốn đoạn một cách hợp lý, một ý tưởng cho mỗi đoạn. Tôn trọng thời gian của người nhận và giữ cho bức thư ngắn gọn và chính xác nhất có thể.
Viết một đóng miễn phí
Bạn có nhiều lựa chọn khác nhau để làm tròn một bức thư bán chính thức, vì vậy hãy chọn cách đóng lịch sự nhưng thân mật từ danh sách dưới đây:
- Trân trọng bạn,
- Bạn thật sự
- Trân trọng
- Trân trọng,
- Chân thành,
- Lời chúc tốt nhất,
Kết thúc bằng cách nhập tên và tiêu đề của bạn, sau đó in chữ cái và ký tên của bạn vào khoảng trống giữa tên đóng và tên bạn đã nhập.
Ví dụ về một lá thư bán chính thức
Đặt tất cả lại với nhau, đây là một ví dụ về một bức thư bán chính thức ngắn:
Kính gửi bà Mears:
Tôi viết thư để chính thức mời bạn làm diễn giả khách mời và người hướng dẫn hội thảo tại Hội nghị bán hàng công nghiệp 2019 sắp tới.
Chủ đề của hội nghị này là "Bán hàng: Cưỡi sóng công nghệ". Nó sẽ được tổ chức tại Trung tâm Hội nghị Ernest N. Morial ở New Orleans từ ngày 3 đến ngày 5 tháng 10 năm 2019.
Đối với thông tin của bạn, Katerina Houlden của Bán hàng thông minh sẽ là diễn giả chính. Chủ đề của bài thuyết trình của cô là "Làm chủ doanh số lớn dữ liệu." Nếu bạn đăng nhập vào cổng thông tin hội nghị của chúng tôi tại www.indsalescon.net, bạn có thể thấy chương trình dự thảo hiện tại và các chủ đề cụ thể mà các bài phát biểu và hội thảo sẽ đề cập tạm thời.
Chúng tôi hy vọng số người tham dự sẽ cao nhất trong năm nay, trong khu vực gồm 4.000 đại biểu và 80 diễn giả. Tôi sẽ rất vui và vinh dự nếu bạn đóng góp cho sự kiện uy tín này.
Tôi đánh giá cao nếu bạn có thể vui lòng trả lời trước ngày 30 tháng 5. Từ đó, tôi có thể cung cấp cho bạn bất kỳ thông tin nào bạn có thể yêu cầu.
Lời chúc tốt nhất,
Jane Doe
