ISO, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, duy trì các hướng dẫn nghiêm ngặt để kiểm soát các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh. Bất kỳ công ty nào cố gắng chứng nhận ISO phải chứng minh một phương pháp có thể kiểm chứng được để sử dụng, cập nhật và lưu trữ tài liệu liên quan đến kiểm soát cấu hình của doanh nghiệp.
Tài liệu được kiểm soát
Bất kỳ tài liệu nào được sử dụng trong việc áp dụng bất kỳ tiêu chuẩn ISO nào đều phải được kiểm soát bằng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) dành riêng cho công ty. ISO định nghĩa một tài liệu được kiểm soát là một tài liệu đáp ứng các tiêu chí này, bất kể tiêu chuẩn được áp dụng.
Quản lý chất lượng
Một tài liệu được kiểm soát có thể được lưu trữ điện tử, trên đĩa, trên giấy hoặc dưới dạng ảnh. QMS đảm bảo tính toàn vẹn của mỗi tài liệu bằng cách tuân thủ các quy tắc cụ thể để sử dụng và lưu trữ tài liệu. Phạm vi của các công ty riêng lẻ QMS QMS sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô công ty, năng lực nhân sự và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Kết cấu
Thông thường, một tiêu chuẩn ISO sẽ có bốn cấp cấu trúc tài liệu: chính sách, thủ tục, hướng dẫn công việc, và các biểu mẫu và hồ sơ. Mỗi cấp độ được thiết kế cho một khu vực cụ thể và được áp dụng thông qua tất cả các cấp của tổ chức. Mỗi loại tài liệu có thể được áp dụng trong hầu hết mọi doanh nghiệp.
