Các doanh nghiệp thiết lập các thủ tục mua hàng để đảm bảo rằng việc mua hàng là vì lợi ích tốt nhất của công ty và tiền được chi tiêu hiệu quả. Các quy trình này bao gồm mọi thứ, từ các giao dịch mua nhỏ từ một nhà cung cấp đến các quy trình đấu thầu rộng rãi. Trong quy trình đấu thầu, người quản lý mua hàng chọn ưu đãi tốt nhất từ danh sách giá thầu của nhà cung cấp, dựa trên chi phí, độ tin cậy và khung thời gian để nhận hàng.
Tiên lẻ
Các doanh nghiệp đặt giới hạn cho các giao dịch mua tiền mặt nhỏ, chẳng hạn như $ 25 hoặc $ 100. Một nhân viên mua hàng bằng tiền mặt thường làm như vậy bằng tiền của mình. Anh ta giữ biên lai và nộp một biểu mẫu cho người giám sát của mình hoặc bộ phận biên chế bao gồm chi phí của mặt hàng bao gồm thuế, lý do mua hàng, ngày và nhà cung cấp. Sau đó, anh ta nhận được tiền bồi hoàn cho việc mua từ quỹ tiền mặt nhỏ.
Thị trường mở
Mua hàng trên thị trường mở không yêu cầu quá trình đấu thầu, nhưng thường cần sự chấp thuận của bộ phận mua hàng vì giá của hàng hóa vượt quá giới hạn tiền mặt nhỏ. Người yêu cầu đưa ra yêu cầu về hàng hóa, đôi khi đặt tên cho một nhà cung cấp cụ thể và nếu yêu cầu được chấp thuận, cô ấy sẽ mua hàng trực tiếp từ nhà cung cấp. Cô ấy có thể mua sắm xung quanh và nhận báo giá bằng lời từ các nhà cung cấp, nhưng cô ấy không phải và có thể tự mình chọn nhà cung cấp.
Yêu cầu đấu thầu
Một doanh nghiệp đặt giới hạn mua để xác định khi nào người yêu cầu sẽ xử lý hầu hết quy trình đấu thầu mua hàng và khi nào bộ phận mua hàng sẽ. Nếu chi phí hàng hóa dưới giới hạn đó và quá trình đấu thầu là cần thiết, người yêu cầu sẽ lập danh sách giá thầu từ các nhà cung cấp và gửi hồ sơ dự thầu cho bộ phận mua hàng, trong đó chọn nhà cung cấp với ưu đãi tốt nhất. Quá trình đấu thầu của người yêu cầu có thể bao gồm khung thời gian để chấp nhận giá thầu.
Phòng thầu đấu thầu
Khi chi phí hàng hóa hoặc dịch vụ vượt quá giới hạn mua, bộ phận mua hàng sẽ xử lý hầu hết quy trình đấu thầu mua hàng, với sự hỗ trợ từ người yêu cầu. Người yêu cầu giải thích lý do tại sao anh ta cần hàng hóa và bộ phận mua hàng mời thầu từ các nhà cung cấp trong một số ngày nhất định. Khi thời gian đó hết hạn, bộ phận mua hàng sẽ chọn nhà cung cấp với ưu đãi tốt nhất.
