Truyền thông cho phép một tổ chức phối hợp và thống nhất để đạt được một mục tiêu chung, cho dù tổ chức đó là một doanh nghiệp, thực thể chính phủ, thực thể dịch vụ công hay nhóm tôn giáo. Ba kênh giao tiếp chính tồn tại trong một tổ chức có quy mô bất kỳ, cho phép không chỉ giao tiếp giữa quản lý và công nhân, mà còn giữa các đồng nghiệp trong tổ chức.
Chính thức
Giao tiếp chính thức, bất kể định dạng, sử dụng cấu trúc phân cấp của một tổ chức để truyền bá thông tin hoặc chỉ thị từ đầu tổ chức xuống. Nói cách khác, cấp dưới được thông báo về những thay đổi chính sách, thông báo hoặc thông tin khác liên quan đến tổ chức bởi những người giám sát trực tiếp của họ. Quản lý cấp trung nhận thông tin liên lạc từ quản lý cấp trên và sau đó quay lại và cung cấp thông tin cho các cấp thấp hơn của tổ chức. Giao tiếp chính thức cũng có thể đến từ các cấp thấp hơn của tổ chức, đạt đến quản lý cấp cao nhất, nhưng để được coi là chính thức, giao tiếp phải thông qua quản lý cấp trung.
Không chính thức
Giao tiếp không chính thức diễn ra bên ngoài tổ chức Cấu trúc phân cấp. Một thành viên cấp thấp của tổ chức có thể liên lạc trực tiếp với người quản lý cấp cao về mối quan tâm hoặc thậm chí là một ý tưởng để mang lại lợi ích cho hoạt động của tổ chức. Giao tiếp không chính thức có một lợi thế so với giao tiếp chính thức, vì nó tăng tốc quá trình giao tiếp. Tuy nhiên, nếu nó được sử dụng quá nhiều trong một tổ chức, thì nó làm suy yếu cấu trúc quản lý của tổ chức.
Không chính thức
Tin đồn hoặc tin đồn chiếm một phần của giao tiếp không chính thức trong một tổ chức. Thông tin có thể được lan truyền không chính thức từ bất kỳ cấp nào của một tổ chức, sử dụng một mạng lưới liên lạc không có giấy tờ giữa các đồng nghiệp trong tổ chức. Không phải tất cả mọi người được bao gồm trong các kênh truyền thông không chính thức, có nghĩa là thông tin có thể chỉ đến một phần của tổ chức. Bởi vì thông tin liên lạc không bị xử phạt, tính hợp lệ của thông tin được truyền đạt không chính thức có thể bị nghi ngờ. Tuy nhiên, nếu quản lý có thể truy cập vào các kênh liên lạc không chính thức, họ có thể hiểu được các giá trị về thái độ hoặc giá trị của cấp dưới, cũng như chống lại bất kỳ thông tin sai lệch nào được lan truyền qua các cấp độ giao tiếp không chính thức.
Phương tiện truyền thông
Bất kỳ một trong ba loại kênh truyền thông đều sử dụng một số phương tiện hoặc công cụ truyền thông để truyền bá thông tin. Các hình thức giao tiếp bằng lời nói bao gồm tương tác trực tiếp trong các nhóm hoặc cá nhân, các cuộc trò chuyện qua điện thoại, các cuộc gọi hội nghị và Hội thảo trên web. Các hình thức giao tiếp bằng văn bản bao gồm email, bản tin tổ chức, bài đăng trên bảng thông báo trong phòng giải lao hoặc khu vực chung khác, cuống phiếu lương, bản tin công đoàn, tin nhắn tức thời, ghi chú viết tay và hộp gợi ý. Một số phương tiện truyền thông có thể không bị tổ chức xử phạt, khiến chúng trở thành phương thức truyền thông không chính thức.
