Các tổ chức không thể chấp nhận mọi đề xuất mà họ nhận được và do đó phải viết thư để thông báo cho các doanh nghiệp rằng họ đang từ chối đề xuất của họ. Điều này thường được xử lý thông qua email. Công ty từ chối các đề xuất tạo ra một bức thư và gửi email cho các doanh nghiệp thích hợp. Bất cứ khi nào một công ty viết một lá thư từ chối, nó phải xem xét một số điểm chính, bao gồm giữ các bức thư ngoại giao, chân thành và ngắn gọn.
Sử dụng một dòng chủ đề. Khi bạn viết email, có một tùy chọn điền vào một chủ đề trên dòng chủ đề. Khi viết thư từ chối đề xuất, hãy sử dụng dòng tiêu đề để thông báo cho người đó biết email liên quan đến vấn đề gì. Nó không phải chứa các từ Từ đề xuất từ chối đề xuất nhưng có thể nói lên một điều gì đó giống như Hồi đáp lại đề xuất của bạn.
Giữ định dạng đơn giản. Không sử dụng các loại phông chữ ưa thích hoặc bất kỳ loại định dạng đặc biệt. Sử dụng định dạng chuẩn mà hầu hết các email có và giữ cho các từ được tuôn ra với lề trái.
Địa chỉ email. Bắt đầu email bằng cách gửi địa chỉ cho người liên hệ đã viết đề xuất ban đầu. Nếu không có người liên hệ cụ thể được liệt kê trong đề xuất, hãy gửi thư cho bộ phận nhân sự của công ty.
Nêu mục đích của email. Hãy rõ ràng, trực tiếp và ngoại giao khi bạn bắt đầu bức thư. Thông báo cho người đọc rằng bạn đang viết thư này để thông báo cho anh ta rằng công ty của bạn đang từ chối đề xuất đã được gửi bởi anh ta hoặc công ty của anh ta. Hãy chắc chắn bao gồm tên công ty của bạn và mục đích của đề xuất ban đầu.
Bao gồm một lý do. Một lá thư từ chối nên chân thành và chân thành. Bởi vì điều này, hầu hết các doanh nghiệp bao gồm một lý do giải thích lý do tại sao họ từ chối đề xuất. Các lý do khác nhau cho việc từ chối đề xuất, nhưng thường được liên kết với chi phí.
Đưa ra những lời chúc tích cực cho người đọc.Thông báo cho người đọc rằng bạn muốn anh ta và doanh nghiệp của anh ta tốt trong tương lai và mời anh ta đưa ra đề xuất cho các dự án trong tương lai mà công ty của bạn có thể có.
Ký tên. Cuối email, hãy ký vào chữ cái Trân trọng, theo sau là tên và tiêu đề của bạn.
Lời khuyên
-
Luôn chắc chắn để đọc lại thư kinh doanh trước khi gửi chúng. Đừng nói những điều tiêu cực về công ty, thay vào đó hãy cố gắng giữ cho bức thư tích cực.
