Chuyển đổi từ kế toán dồn tích sang tiền mặt có thể khiến bạn trông giống như bạn kiếm được ít tiền hơn so với thực tế, ít nhất là trong ngắn hạn. Hệ thống kế toán dồn tích tính từng giao dịch khi nó được thực hiện, bất kể khi nào bạn được trả tiền cho công việc của mình hoặc khi bạn trả tiền cho vật liệu hoặc dịch vụ. Hệ thống tiền mặt tính từng giao dịch khi tiền đổi chủ, vì vậy doanh số hoặc giao dịch mua hàng được lập hóa đơn và thanh toán sau có thể không được tính là một phần của chu kỳ kế toán hiện tại. Sự chậm trễ trong các yêu cầu báo cáo này có thể mang lại lợi ích thuế ngắn hạn, làm giảm thời gian khi một số thuế đến hạn, đó là lý do tại sao hầu hết những người thực hiện chuyển đổi đều thực hiện trong khoảng thời gian thuế.
Tính toán để chuyển đổi từ tích lũy sang kế toán tiền mặt
Chênh lệch giữa tiền tích lũy và tiền mặt bằng với số tiền bạn đã ghi nhưng chưa thu hoặc trả. Để chuyển đổi sang hệ thống tiền mặt, hãy xác định các giao dịch này và trừ chúng khỏi tổng số của bạn. Trừ tất cả các chi phí tích lũy từ báo cáo thu nhập của bạn. Chúng bao gồm các khoản nợ thuế và các khoản mua hàng tích lũy mà bạn chưa được lập hóa đơn. Bạn chưa nợ những khoản này, vì vậy chúng không thuộc hệ thống kế toán tiền mặt của bạn. Đồng thời trừ tổng số tài khoản phải thu của bạn từ thu nhập trên báo cáo thu nhập của bạn. Bạn chưa được trả tiền cho công việc này, vì vậy nó không được tính là thu nhập nếu bạn đang sử dụng hệ thống tiền mặt. Các tài khoản phải trả cũng nên được trừ đi vì bạn sẽ ghi lại các khoản tiền này khi bạn thanh toán chúng, thay vì khi bạn tích lũy chúng.
Chuyển mục giữa các kỳ kế toán
Nếu bạn đã ghi lại số tiền dưới dạng bán hàng trong kỳ kế toán trước đó, hệ thống kế toán cơ sở tiền mặt yêu cầu bạn chuyển thời gian của ký hiệu đó sang khoảng thời gian khi hóa đơn được thanh toán thay vì thời gian hoàn thành công việc. Nếu khách hàng đã trả trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ, các khoản thanh toán này sẽ được ghi nhận là các khoản nợ trong hệ thống dồn tích, nhưng chúng được tính là doanh số nếu bạn làm việc trên cơ sở tiền mặt. Trả trước cho các nhà cung cấp được ghi nhận là chi phí trả trước theo hệ thống tích lũy, nhưng họ chỉ lưu ý đơn giản là mua hàng hoặc chi phí trong khoảng thời gian khi tiền đổi tay nếu bạn đang sử dụng hệ thống tiền mặt.
Cân nhắc về thuế
Dịch vụ doanh thu nội bộ không cho phép mọi doanh nghiệp báo cáo trên cơ sở tiền mặt, vì vậy hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn thực sự được phép thay đổi trước khi bạn cập nhật hệ thống kế toán. Chỉ các doanh nghiệp nhỏ hơn không có hàng tồn kho được báo cáo vào cuối năm tài chính mới có thể báo cáo trên cơ sở tiền mặt. Doanh thu hàng năm của bạn phải dưới 5 triệu đô la để sử dụng phương thức tiền mặt. Nếu bạn chọn kế toán cơ sở tiền mặt và bạn có hàng tồn kho để báo cáo, bạn cũng có tùy chọn báo cáo bằng hệ thống tích lũy.
