Tạo ngân sách hoạt động của công ty liên quan đến việc xây dựng một khung cho các chi tiêu của công ty. Một ngân sách thường bao gồm tất cả mọi thứ, từ tiền lương và chi phí hoạt động cho đến ngân sách của từng bộ phận. Ngân sách từ trên xuống là thuật ngữ được sử dụng để mô tả quy trình soạn thảo ngân sách, trong đó quản lý cấp trên đưa ra quyết định chính về chi tiêu của công ty mà không cần đầu vào từ quản lý cấp trung hoặc nhân viên cấp dưới. Quá trình này có những ưu và nhược điểm.
Chuyên nghiệp: Kiểm soát tài chính
Khi quản lý cấp trên đánh giá nhu cầu tài chính tổng thể của một công ty và so sánh nhu cầu với doanh thu dự kiến trong một năm, nó sẽ có một bức tranh rõ ràng về việc họ có thể phân bổ hợp lý bao nhiêu tiền cho các khu vực khác nhau. Các quyết định được đưa ra về nơi tài chính sẽ có tác động tích cực nhất và nhân viên được đưa ra chỉ thị về những gì họ phải làm việc. Cách tiếp cận này cho phép các nhà quản lý cấp trên duy trì kiểm soát tài chính hoàn toàn đối với ngân sách.
Pro: Trách nhiệm của nhân viên
Khi một nhân viên được cấp một ngân sách nhất định để làm việc, họ phải đưa ra quyết định tài chính thận trọng về cách sử dụng tiền. Điều này có thể dẫn đến trách nhiệm tài chính lớn hơn và mua sắm so sánh nhiều hơn cho các sản phẩm, dịch vụ và trợ giúp tư vấn.
Pro: Quá trình nhanh hơn
Ngân sách từ trên xuống có hiệu quả về thời gian hơn nhiều so với ngân sách từ dưới lên. Khi đầu vào được cho phép từ nhiều nguồn, nhân viên phải dành thời gian để xác định toàn bộ giá trị dự tính của một năm trong năm, và chứng minh sự cần thiết của các yêu cầu ngân sách cụ thể. Cách tiếp cận từ trên xuống ít tốn thời gian hơn, vì nó chỉ bao gồm đầu vào của những người ra quyết định quan trọng.
Con: Dự báo không chính xác
Về mặt lý thuyết, các trưởng bộ phận có sự hiểu biết tốt hơn về nhu cầu tài chính của các bộ phận của họ so với quản lý cấp trên. Tạo ngân sách mà không có đầu vào của nhân sự chủ chốt từ xếp hạng và tệp có thể dẫn đến việc lấp đầy hoặc quá mức của một bộ phận.
Con: Tiềm năng cho sự kém hiệu quả
Nếu một bộ phận cảm thấy nó đang bị thiếu hụt, nó có thể bị đánh giá thấp. Nó có thể sử dụng loại trừ khỏi quy trình lập ngân sách như một cách để biện minh cho lý do tại sao các mục tiêu hoặc mục tiêu không được đáp ứng bằng cách chỉ ra rằng nó không có nguồn tài chính để đáp ứng các chỉ thị không có ngân sách. Ngân sách từ trên xuống cũng có thể thúc đẩy một bộ phận sử dụng tất cả phân bổ tài chính của mình cho dù có thực sự cần hay không, vì vậy nó có thể tránh được rủi ro nhận được ít tiền hơn vào năm sau.
Con: Tinh thần nhân viên
Người quản lý và nhân viên có thể bực bội vì đầu vào của họ không được coi trọng trong quy trình lập ngân sách. Giám đốc và trưởng bộ phận có mâu thuẫn với quản lý cấp trên về các vấn đề tài chính có thể gây ra các vấn đề căng thẳng và hiệu suất tại nơi làm việc.
