Tạo và thực hiện ngân sách là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào vì nhiều lý do. Chuẩn bị ngân sách vốn là cần thiết để tăng lợi nhuận và giảm thiểu chi phí. Hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức thường lập kế hoạch ngân sách trong thời gian 12 tháng, cho phép ban lãnh đạo xem xét bức tranh lớn hơn. Ngân sách vốn khác với ngân sách ngắn hạn ở chỗ cần xem xét các khoản đầu tư dài hạn, kiểm tra việc mua hoặc nâng cấp tài sản cố định như tòa nhà, máy móc và thiết bị.
Xác định mục tiêu tài chính, xác định rõ mục tiêu phát triển vốn của tổ chức. Bao gồm khung thời gian để đạt được những mục tiêu đó. Ưu tiên các nhu cầu, và sau đó xác định cách tài trợ cho các nhu cầu đó sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Trước khi soạn thảo ngân sách cuối cùng, các nhà quản lý nên xem xét những hành động nào có thể được thực hiện để cải thiện hiệu suất ở một số khu vực nhất định, đặc biệt là khi điều bất ngờ xảy ra.
Hỗ trợ cho các ưu tiên tài trợ cụ thể. Hãy xem xét rằng sẽ không có đủ tiền để tài trợ cho mọi dự án vốn trong danh sách mong muốn của tổ chức của bạn. Làm việc với các thành viên khác trong Ủy ban Tài chính trong việc thiết lập các tiêu chí đánh giá để phân công các ưu tiên. Ví dụ, nhu cầu có thể được đo lường bằng điều kiện hiện tại hoặc việc sử dụng các tài sản vật chất như tòa nhà và thiết bị. Mặt khác, việc xem xét một số dự án nhất định có thể dựa trên các yếu tố sức khỏe và an toàn, hoặc lợi ích chung cho cộng đồng.
Thu thập dữ liệu cần thiết để ước tính tài trợ cho nhu cầu chi tiêu vốn. Phân tích báo cáo tài chính bao gồm báo cáo thu nhập, bảng cân đối và báo cáo lưu chuyển tiền tệ để hiểu rõ hơn về sức khỏe tài chính dài hạn của tổ chức. Tài trợ một khoản chi tiêu vốn có nghĩa là trả thêm tiền lãi. Mặc dù thường không phải là một quyết định khôn ngoan của một tổ chức để tài trợ cho tất cả các khoản nợ của mình, trả tiền mặt có thể ảnh hưởng đến dòng tiền bằng cách giảm đáng kể vốn hoạt động.
Trước tiên, hãy xem xét tính khả thi của bất kỳ chi phí vốn nào như xây dựng mới, cải tạo lớn hoặc thiết bị mới bằng cách xem xét sẽ mất bao lâu để thu hồi chi phí của bất kỳ khoản đầu tư lớn nào. Kiểm tra các lựa chọn thay thế khác, và xem xét liệu các chi phí của dự án là hợp lý, hoặc nếu có cách để cắt giảm các chi phí đó. Cuối cùng, xác định xem đầu tư vào một dự án vốn cụ thể sẽ làm tăng giá trị của toàn bộ tổ chức. Hãy nhớ rằng bạn có thể phải bảo vệ các quyết định ngân sách cho người khác trong hệ thống phân cấp tổ chức.
Dự thảo ngân sách đề xuất phân bổ nguồn lực bằng cách đánh giá kết quả của các dự án trước đó trong bất kỳ nỗ lực lập kế hoạch dài hạn nào. Vì hầu hết các dự án vốn phải mất nhiều năm để phát triển, so sánh hàng năm thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất. Quyết định đầu tư vào các dự án hoặc tài sản mới không chỉ phụ thuộc vào chi phí dài hạn để tài trợ cho dự án mà còn phụ thuộc vào dòng tiền mà dự án dự kiến sẽ tạo ra trong những năm tới. Ngân sách nên phác thảo chi tiết cách chi phí vốn cá nhân sẽ được tài trợ. Một kế hoạch chi tiêu vững chắc cần cho thấy tiền sẽ được chiếm dụng như thế nào cho bất kỳ cải tiến nào, được khuyến nghị.
Đo lường tiến độ bằng cách giám sát các hoạt động một cách thường xuyên trong suốt năm tài chính. Lập kế hoạch dự án vốn cũng giống như đo lường kết quả cũng như đánh giá và lựa chọn các dự án vốn. Các dự án phải được hoàn thành trong khung thời gian và theo các bước được nêu trong ngân sách.
Lời khuyên
-
Mỗi phòng ban trong một tổ chức phải xác định mục tiêu và phương pháp của mình để báo cáo tiến độ. Mục tiêu chính của việc phát triển ngân sách vốn là thiết lập mối liên hệ rõ ràng giữa các mục tiêu của từng bộ phận và nhiệm vụ chung của tổ chức.
Mặc dù ngân sách vốn tập trung vào kế hoạch dài hạn, tiến độ nên được đo lường trên cơ sở thường xuyên cho dù đó là hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng.
