Cách thiết lập văn phòng ảo. Trong một môi trường toàn cầu, nơi làm việc thực tế không có ranh giới với các nhân viên ở khắp nơi trên thế giới. Với giá bất động sản ngày càng tăng, văn phòng ảo đã trở thành một hiện tượng hấp dẫn đối với nhiều người kinh doanh. Các công ty có thể được đặt tại một địa điểm cụ thể nhưng nhân viên thực hiện các công việc văn phòng hàng ngày của họ từ các địa điểm khác nhau như khách sạn, quán cà phê hoặc nhà.
Quyết định địa chỉ kinh doanh cho văn phòng ảo của bạn. Đó có thể là số hộp thư hoặc bạn có thể sử dụng dịch vụ hộp thư CMRA (Cơ quan nhận thư thương mại) để nhận địa chỉ âm thanh của công ty.
Nhìn vào các tùy chọn kết nối của bạn. Có một số lựa chọn cho dù email, điện thoại di động, diễn đàn trực tuyến, tin nhắn tức thời, VoIP và nhiều hơn nữa.
Làm cho vị trí đã chọn của bạn cho văn phòng ảo sẵn sàng để thiết lập. Cung cấp địa điểm và tạo ra một bầu không khí làm việc theo cách bạn muốn. Đảm bảo có đủ chỗ để lắp đặt các thiết bị điện tử cần thiết như máy tính, máy fax và đường dây điện thoại.
Cài đặt phần mềm cần thiết trên máy tính của bạn tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Một số chương trình được thiết kế đặc biệt cho hội nghị Web, thuyết trình, lên lịch cuộc họp, v.v. Đó cũng là một ý tưởng tốt để chọn một chương trình chống vi-rút đáng tin cậy để bảo vệ PC của bạn khỏi sự tấn công trực tuyến.
Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại và nhận hệ thống điện thoại hiện đại với thiết bị phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) để giúp quản lý các cuộc gọi mà bạn không phải có mặt tại chỗ. Công nghệ tích hợp của họ có mức giá hợp lý và họ chỉ tính phí cho việc sử dụng thực tế.
Thiết lập một cơ sở mạng nội bộ chỉ dành cho các chủ nhân của công ty truy cập để truyền thông tin, liên lạc quan trọng, các tệp và tài liệu hoặc truy cập Mạng riêng ảo (VPN) để tài liệu được chuyển hoàn toàn bí mật. Theo dõi xem ai đang truy cập cơ sở dữ liệu của tổ chức của bạn bằng cách lưu nhật ký nhập, thoát và truy cập thông tin.
Lên lịch các cuộc họp chính thức của bạn với đồng nghiệp, khách hàng hoặc những người khác qua một tách cà phê tại một địa điểm tốt cho tất cả mọi người. Nếu tất cả các liên hệ của bạn không thể ở đó, bạn có thể sắp xếp kết nối bằng cách sử dụng máy quay Web, điện thoại di động và trình nhắn tin tức thời.
Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn gửi bảng chấm công thường xuyên để ghi lại số giờ làm việc của họ. Xem xét một cách có hệ thống các bảng thời gian này dựa trên số giờ ước tính cần thiết cho các nhiệm vụ cụ thể để kiểm tra thời gian phi sản xuất.
Lời khuyên
-
Một số ứng dụng kinh doanh có dạng "bộ" bao gồm hầu hết các chương trình cần thiết để thiết lập một văn phòng ảo và thậm chí nhiều hơn nữa. Một số bộ phổ biến là Microsoft Office, Lotus, Corel và AppleWorks. Nếu bạn có ngân sách, hãy cung cấp cho nhân viên của bạn các vật dụng cần thiết như máy tính xách tay, điện thoại di động Wi-Fi, VoIP và các thiết bị khác. Sau đó, bạn và lực lượng lao động của bạn có thể được kết nối hiệu quả.
Cảnh báo
Sao lưu dữ liệu của bạn thường xuyên để tránh tình trạng hỗn loạn hoàn toàn cho công việc hàng ngày của bạn nếu hệ thống gặp sự cố. Đây thực sự có thể là một kịch bản ác mộng.
