Một doanh nghiệp lập kế hoạch dự án có thể phải đưa ra các giả định về chi phí khi bắt đầu quá trình; nó có thể không biết tất cả các chi phí thực tế cho đến khi kết thúc dự án. Phương sai giá mua là một công cụ kế toán tính toán chênh lệch giữa các chi phí này. Điều này cho thấy lợi nhuận đã đáp ứng ước tính, hoặc cao hơn hoặc thấp hơn so với dự đoán ban đầu.
Chi phí tiêu chuẩn
Trong quá trình lập ngân sách, các công ty thường ước tính chi phí nhất định, chẳng hạn như nguyên liệu thô, nhân công và chi phí chung. Nhân viên có thể sử dụng dữ liệu, thông tin công khai hoặc các tài nguyên khác của kỳ kế toán trước để thử và ước tính chi phí tiêu chuẩn của từng chi phí này. Thông thường, trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên liệu và nhân công dao động trong suốt cả năm tùy thuộc vào nguồn lực và cung và cầu. Điều này có nghĩa là chi phí thực tế có thể không giống với chi phí tiêu chuẩn hoặc ước tính.
Gia thật
Khi công ty nhận được các tài liệu, hoặc nhân viên hoặc nhà thầu thực hiện các công việc cần thiết, thì chi phí thực tế sẽ phát sinh và kế toán hoặc kế toán có thể ghi lại chúng một cách chính xác. Chi phí thực tế cho lao động có thể khác nhau bởi vì công ty ước tính không chính xác bao nhiêu giờ công nhân cần thiết để thực hiện hoặc xây dựng một hàng hóa. Chi phí thực tế được ghi nhận là một chi phí trong quá trình kế toán, trong khi chi phí tiêu chuẩn là một khoản nợ.
Giá mua khác nhau
Phương sai giá mua là chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn. Công thức để xác định phương sai giá mua trong ngân sách là: (giá tiêu chuẩn * số đơn vị ước tính) - (giá thực tế * số đơn vị thực tế). Nếu giá trị là dương, thì chi phí thực tế tăng lên. Nếu giá trị âm, thì chi phí thực tế sẽ giảm. Các công ty không muốn trải nghiệm những biến động lớn theo một trong hai hướng. Nhận ra một phương sai khá nhanh chóng có lợi cho quản lý, sau đó có thể thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào đối với ngân sách để bù đắp cho việc tăng hoặc giảm chi phí và tiền mặt.
Ví dụ PPV
Ví dụ, vào ngày 1 tháng 1, Sue, kế toán của ABC, Inc., đã tạo ra một ngân sách và ước tính chi phí thép mà công ty sẽ cần cho quý đầu tiên là 700 đô la mỗi tấn và sẽ sử dụng năm tấn. Vào tháng Tư, khi xem xét các chi phí quý đầu tiên, cô thấy rằng giá thép là $ 650 mỗi tấn và công ty đã sử dụng 5,25 tấn. Phương sai giá mua thép là ($ 700 x 5) - ($ 650 x 5,25), bằng $ 87,50 trong quý đầu tiên.
