Cách sử dụng cơ sở dữ liệu cho tài khoản khách sạn. Bất kể tất cả các loại phần mềm khách sạn độc quyền đang được bán, vẫn có một sự lựa chọn được đưa ra về cách quản lý tài khoản khách sạn và loại cơ sở dữ liệu nào bạn nên sử dụng. Loại khách sạn, quy mô chuỗi khách sạn và ngân sách là những yếu tố quyết định cách lưu trữ thông tin khách hàng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Phần mềm cơ sở dữ liệu (MS Access hoặc độc quyền)
-
Máy trạm
-
Nhân viên đào tạo máy tính
Phân tích nhu cầu của khách sạn cụ thể. Bảo mật có thể là một mối quan tâm, cũng như lượng thông tin cần thiết để phục vụ khách hàng. Các doanh nghiệp cao cấp có thể sử dụng thông tin chi tiết trong cơ sở dữ liệu để thấy trước và cung cấp cho các nhu cầu của từng khách hàng.
Bao gồm các bảng chung cho tên, địa chỉ và điện thoại, và số thẻ tín dụng được lưu trữ. Bao gồm mọi thứ sẽ giúp dự án khách hàng sử dụng khách sạn như thế nào, từ thông tin xe hơi đến khả năng di chuyển hạn chế.
Thêm các bảng liên kết cho lịch sử ở lại. Các bảng lịch sử lưu trú nên được thiết lập để chúng có thể được truy vấn để chạy các báo cáo về thời điểm các phòng sẽ được lấp đầy và khi nào sẽ có nhiều vị trí tuyển dụng.
Giữ thông tin liên lạc hiện tại. Yêu cầu các địa chỉ liên lạc hiển thị như một phép lịch sự trên các quầy đăng ký ở quầy lễ tân để đảm bảo bạn có thể tiếp cận khách hàng nếu cần thiết.
Tập hợp một danh sách tài khoản hàng ngày được liên kết mà nhân viên lễ tân có thể sử dụng để ghi lại số tiền và tín dụng nhận được và các phòng được lấp đầy, cho một ngày / đêm hiện tại. Những báo cáo này là không thể thiếu cho một cuộc kiểm toán ban đêm.
Lời khuyên
-
Tận dụng phần mềm dành riêng cho chuỗi. Luôn luôn kiểm tra trước để xem liệu công ty hoặc quản lý trước đó có phần mềm sẽ hoạt động không và liệu có ai có thể cho bạn biết cách sử dụng phần mềm đó không. Kế toán khách sạn là một thực hành được kiểm tra theo thời gian. Bắt đầu tươi có thể khó khăn. Danh sách tài khoản hàng ngày có thể được tạo trong MS Excel và có thể được liên kết với cơ sở dữ liệu của bạn. Nhân viên lễ tân sẽ có thể điền vào các chức năng Excel khác nhau mà không gặp quá nhiều khó khăn và họ không phải điều hướng cơ sở dữ liệu để làm việc đó.
