Các doanh nghiệp, nhà thầu cá nhân và các tổ chức phi lợi nhuận xây dựng các tuyên bố chính sách để thể hiện các hướng dẫn chi phối việc thực hiện và tham gia vào các dịch vụ của họ. Các chính sách này thiết lập các giao thức và thiết lập các tham số mà tất cả những người tham gia hợp đồng với hoặc truy cập một vị trí phải tuân thủ. Việc xây dựng các chính sách này bắt đầu với đầu vào từ tất cả các thực thể tổ chức, ngoài việc thiết lập mối tương quan trực tiếp với các mục tiêu của công ty. Đối với các nhà văn chính sách, nghiên cứu, chuẩn bị và quyết định liên quan đến các định dạng và phân phối chi phối phần lớn quá trình viết giao thức.
Chuẩn bị viết. Thu thập tài liệu ghi chú, bảo mật máy tính hoặc trình xử lý văn bản được chỉ định và chọn một khoảng trống để thực hiện phần lớn văn bản. Ngoài ra, chọn ngôn ngữ chính của chính sách hoặc giao thức trong khi xem xét kiểu từ ngữ và loại phông chữ cho tài liệu chính sách.
Tiến hành một cuộc họp với nhân viên chủ chốt để tham gia vào việc tạo ra một chính sách hoặc tài liệu mới. Ví dụ: các tham số chính sách bảo mật vật lý yêu cầu cả đại diện nhân sự và nhân viên an ninh cung cấp quan điểm của họ về các yêu cầu chính sách. Dành vài phút họp để sử dụng trong việc tạo chính sách hoặc giao thức từ thông tin được thu thập.
Đánh giá công ty hoặc nhiệm vụ dịch vụ. Sử dụng ngôn ngữ và ứng dụng của nhiệm vụ công ty làm hướng dẫn cho giai điệu chung của chính sách hoặc giao thức. Ví dụ, việc lặp lại các biện pháp lập kế hoạch và báo cáo cẩn thận có tầm quan trọng đáng kể đối với các nhà hoạch định chính sách trong cộng đồng an toàn công nghiệp.
Nghiên cứu đối tượng. Đếm số lượng khách hàng, nhà thầu hoặc nhân viên tạo thành đối tượng chính cho tài liệu chính sách. Xác định vị trí liên quan đến công việc hoặc kinh doanh của những cá nhân này để xác định vị trí và yêu cầu phân phối. Ngoài ra, xem xét các mô tả công việc và hợp đồng của nhân viên để đưa vào tài liệu chính sách.
Xem lại bố cục vật lý của nơi làm việc hoặc không gian kinh doanh. Tài liệu về kích thước, cách lưu thông hiện tại và các khu vực dành riêng, như phòng vệ sinh và phòng chờ của nhân viên, để sử dụng trong việc tạo ra một phần môi trường và an toàn của tài liệu giao thức. Liên lạc với các cơ quan bên ngoài, chẳng hạn như sở cứu hỏa địa phương hoặc tổ chức an toàn lao động, để xác định các yêu cầu như giới hạn công suất tối đa và các thiết bị an toàn phòng cháy chữa cháy bắt buộc.
Xem xét các tài liệu công ty hiện có. Tập hợp tất cả các chữ cái chính sách của công ty hiện tại, hướng dẫn sử dụng giao thức trước đó và các tài liệu liên quan đến dịch vụ để sử dụng trong việc xây dựng một tài liệu thủ tục và chính sách mới. Xác định thông tin lỗi thời và cập nhật dữ liệu cần thiết khi cần thiết. Đối với các hình thức yêu cầu chữ ký chính thức, xác định vị trí người ký ban đầu hoặc thay thế hoặc thay thế thích hợp. Vứt bỏ đúng cách dữ liệu lỗi thời vẫn có thể chứa thông tin nhạy cảm.
Nghiên cứu an toàn và sử dụng sản phẩm. Nhà phân phối sản phẩm, nhà bán lẻ hoặc nhà sản xuất phải nghiên cứu các biện pháp sử dụng và an toàn phù hợp của sản phẩm được bán hoặc sản xuất. Thêm thông tin này vào phần thủ tục của sổ tay chính sách dịch vụ trong khi trình bày dữ liệu an toàn và khẩn cấp. Thêm dữ liệu xử lý và xử lý an toàn cho các vật phẩm hiện có hoặc chứa vật liệu nguy hiểm.
Tạo nhiều định dạng. Các phiên bản sách và điện tử của chính sách hoặc giao thức cung cấp sự tiện lợi cho khán giả của tài liệu. Tài liệu chính sách điện tử cho phép người đọc thuận tiện xem xét chính sách từ nhiều địa điểm. Ngoài ra, định dạng sách hoặc bản cứng cung cấp phiên bản vật lý để xem xét nhanh khi cần thiết.
